AIツールや
プロンプトが、
社内で共有されない

対策の進め方

置き場所はAIツールの種類ごとに分かれるので、業務ごとに、どの形で配るかを先に決めておきます。プロンプトの文面で配るか、GemやClaudeのプロジェクトで指示を固定して配るか、Gemini Notebookで資料をもとに答えさせるか、Canvasのアプリにするか、の4つから選びます。

あわせて、指示文と元の資料は、配った形とは別に表にも控えておきます。GemやGPTsのように提供の形が変わっても、作り直せるようにするためです。

どこに何があるかを社内で探せるようにする方法は、次の原因02の対策で扱います。

対策の進め方

名前、何ができるか（1行）、使う職種、作った人、最終更新日を並べた一覧を作ります。社内で探す場所はこの一覧1つにして、新しく増えたものは月に1度、社内に知らせます。

対策の進め方

本文と一緒に、何に使うか、入れる材料、入れてはいけない情報、入力例と出力例、更新担当を書き添えます。渡す前に、経緯を知らない人に説明なしで使ってもらい、迷ったところを直しておくと、受け取った人が試しやすくなります。

対策の進め方

利用の数字が取れるツールは、その数字を作った人が見られるようにします。たとえばGemini Notebookでは、自分以外の4人以上と共有していて、過去7日間にチャットがあった場合に、「アナリティクス」で1日あたりのユーザー数とクエリ数を確かめられます。数字が取れないツールは、月に1度、部署で「今月どれを使ったか」を聞いて、作った人に伝えます。

対策の進め方

共有するときに、更新担当と副担当を決めます。直した内容と理由を記録に残し、四半期に1度、使われていないものをいったん一覧から外します。