プロンプトテンプレートの例文集。業務でそのまま使える10本と社内での配り方

毎週の定例会議が終わるたびに、議事録をまとめる指示をAIに一から打ち直していませんか？
決まった部分を固定しておき、毎回変わる所だけを差し替えて使い回す指示文の型を、プロンプトテンプレートと呼びます。

この記事では、テンプレートの基本の形と差し替える欄の書き方を押さえます。
そのうえで、業務でそのままコピーして使える例文を10本載せます。
メールや議事録、要約、調べもの、表の整理、社内の問い合わせ対応などです。
後半では、AIに入れてはいけない情報と使い方の禁止事項、社内の前提を入れたテンプレートの配り方までを扱います。

プロンプトテンプレートの基本は、役割・目的・制約条件・入力データの4つの欄です

まずは、どこが固定でどこが差し替えなのかを、基本の形で見ておきます。

議事録を例にすると、どの会議でも変わらない部分があります。
「あなたは会議の書記です」「決まったことと宿題を分けて書いてください」といった部分です。
変わるのは、会議の名前と文字起こしの中身だけです。
固定の部分を一度きちんと書いておけば、2回目からは文字起こしを貼るだけで、前回とほぼ同じ形の議事録が返ってきます。

テンプレートの欄は、次の4つでたいていの業務に対応できます。

• 役割：AIにどの立場で答えてほしいか

• 目的：何のために、何を作ってほしいか

• 制約条件：読み手、分量、使ってよい情報の範囲、分からない所の扱い

• 入力データ：毎回差し替える資料や文字起こし

この記事の例文では、制約条件の中から「形式」（表か、箇条書きか、文章か）を1行に分けています。
使う人が「今回は文章で」と直したいときに、書き換える所がすぐ分かるようにするためです。
例文によっては、欄の名前を業務に合わせて変えています（「伝えたい要点」「進め方」など）。

4つの欄を並べると、基本の形は次のようになります。

役割：あなたは〔立場や部署〕の担当者です
目的：〔何のために〕、〔何を〕作ってください
制約条件：
- 読み手：〔誰が読むか〕
- 分量：〔字数や件数の目安〕
- 使う情報：下の入力データに書かれている内容だけで組み立てる
- 入力データから分からない所は「不明」と書く
形式：〔表／箇条書き／文章〕
入力データ：
〔ここに資料・メモ・文字起こしなどを貼る〕

この基本の形は、ChatGPTで使うプロンプトの例としても、そのまま使えます。
テンプレートはただの文章なので、ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotのどれでも、貼り付ける場所が違うだけです。
ただ、同じ文でも、サービスやモデルによって返ってくる答えの長さや細かさは変わります。
社内で配る前に、自社で使っているAIで一度試して、結果を見てから出すのが確実です。

役割の書き方や出力の形式の指定、分からないときに分からないと言わせる一文など、指示の書き方そのものの基本は全社共通のプロンプト作法を決める。押さえるべき7つの基本にまとめています。
ここから先は、テンプレートならではの「差し替える欄」の書き方に絞ります。

差し替える欄は〔　〕で囲み、何を入れるかまで書いておきます

差し替える欄が分かりにくいテンプレートは、だんだん使われなくなります。
欄の書き方を順に見ていきます。

まず、差し替える所は記号で囲んで、固定の部分と見分けがつくようにします。
この記事では〔　〕を使っていますが、社内で1つに決めてあれば【　】や｛　｝でも構いません。
記号がそろっていないと、使う人がどこを書き換えるのか迷い、固定の部分まで消してしまうことがあります。

次に、欄の中には空白ではなく、何を入れるのかを書いておきます。
〔　〕とだけ書かれた欄は、作った本人には分かっても、ほかの人には何を入れるのかが分かりません。
例えば〔相手の会社名と役職〕〔400字以内などの分量〕のように、入れる中身と書き方の例まで欄に入れておきます。
そうすれば、説明を読まなくても埋められます。

また、欄に入れてよい情報の範囲も、その場で書き添えておきます。
〔文字起こしを貼る〕とだけあると、顧客名や個人名が入ったまま貼られがちです。
〔文字起こしを貼る（社外の人の名前は「A社の担当者」などに置き換えたもの）〕と書いておきます。
そうすれば、貼る前に手を止めるきっかけになります。

もうひとつが、欄を毎回変わる所だけに絞ることです。
欄が10も20もあると、埋めるのが面倒になって、結局テンプレートを使わずに一から書く人が出てきます。
読み手や分量のように、部署の中でほぼ毎回同じになるものは、欄にせず固定の部分に書いてしまいます。

入力データは、指示の最後に置きます。
長い資料を指示の途中に挟むと、どこまでが指示でどこからが資料なのかが、読む人にもAIにも分かりにくくなるからです。

書く仕事の例文は、メール・議事録・週報・企画・手順書の5本です

ここからは、そのままコピーして使える例文を載せていきます。
まずは、AIに文章の下書きを作らせる仕事を5つ取り上げます。

1本目は、取引先や社内の他部署に送るメールの下書きです。
要点を箇条書きで渡し、決まっていない日付や金額は「要確認」として残させています。

役割：あなたは〔会社名〕〔部署名〕の担当者です
目的：〔相手の会社名・役職・名前〕に送る、〔用件：日程の調整、資料送付のお礼など〕のメールの下書きを作ってください
伝えたい要点：
- 〔要点1〕
- 〔要点2〕
- 〔期限や次の動き〕
制約条件：
- 読み手：〔社外の取引先／社内の他部署〕
- 結論を本文の最初の2行に置く
- 本文は〔300〕字以内
- 要点に書いた内容だけで組み立て、決まっていない日付や金額は「要確認」と書いて残す
形式：件名1行と本文

2本目は、会議の文字起こしから作る議事録です。
欠席した人が読んで次の動きが分かるように、「決まったこと」と「宿題」を分けて出させます。

役割：あなたは〔会議名〕の書記です
目的：下の文字起こしから、会議に出ていない人が読んでも次の動きが分かる議事録を作ってください
制約条件：
- 文字起こしに書かれている内容だけを使う
- 担当者や期限が読み取れない宿題は、その欄に「不明」と書く
形式：
- 決まったこと（箇条書き）
- 宿題（担当者・期限・内容の3列の表）
- 次回に持ち越した論点
入力データ：
〔会議の文字起こしを貼る（社外の参加者の名前は「A社の担当者」などに置き換えたもの）〕

3本目は、1週間のメモから作る週報です。
上司が知りたい項目を形式の欄に並べておくと、毎週同じ並びで出てきます。

役割：あなたは〔チーム名〕のメンバーです
目的：下のメモから、〔上司の役職〕に出す今週の週報を作ってください
制約条件：
- 全体で〔400〕字以内
- メモにある内容と数字だけで書き、書ける材料がない項目は「特になし」と書く
形式：
- 今週やったこと（3点まで）
- 予定より遅れている案件と、その理由
- 来週やること
- 上司に相談したいこと
入力データ：
〔今週のメモ、予定表、チャットでのやりとりの要点を貼る〕

4本目は、企画のたたき台です。
最初から1案に絞らせず、構成案を3つ出させてから選ぶ形にしています。

役割：あなたは〔部署名〕で〔企画の種類：販促、社内イベントなど〕を担当している社員です
目的：〔企画のテーマ〕について、社内の会議に出すたたき台の構成を作ってください
前提：
- 対象：〔誰に向けた企画か〕
- 予算の目安：〔金額〕
- 期間：〔いつからいつまで〕
- すでに決まっている内容：〔決定事項〕
進め方：
- 先に、方向の違う構成案を3つ出し、それぞれの違いを1行で説明する
- 次に、〔読み手：部長など〕が判断しやすい案を1つ選び、選んだ理由を書く
- 選んだ案を、スライド〔8〕枚分の見出しと、各ページの要点2〜3行に広げる

5本目は、業務の手順書です。
慣れていない人が読む前提を役割と読み手で伝え、メモから分からない操作は空けておかせます。

役割：あなたは〔業務名〕を新しく担当する人に教える係です
目的：下のメモをもとに、〔業務名〕の手順書を作ってください
制約条件：
- 読み手：〔入社1か月目の社員など〕
- 1つの番号に1つの操作だけを書く
- 間違えやすい所は、その手順のすぐ下に「注意：」として書く
- メモから分からない操作は「確認が必要」と書いて空けておく
形式：最初に、この手順でできるようになる作業を1文で書き、そのあとに番号つきの手順を並べる
入力データ：
〔手順のメモや画面の項目名を貼る〕

読む・調べる・整える仕事の例文は、要約から問い合わせ対応までの5本です

残りの5本は、資料を読ませたり、調べさせたり、表を整えさせたりする仕事です。
書く仕事に比べて、AIが知らない所をもっともらしく埋めてしまう場面が増えます。
そこで、どの例文にも「資料にない所は〇〇と書く」という一文を入れ、人が確かめる所が目に見えるようにしています。

6本目は、長い資料の要約です。
読み手と、読み手がその要約を読んで何を決めるのかを書いておくと、要約の切り口が定まります。

役割：あなたは〔読み手の役職〕に資料の中身を説明する担当者です
目的：下の〔資料の種類：報告書、提案書など〕を、〔読み手〕が〔判断したい内容〕を決められるように要約してください
制約条件：
- 最初に結論を1文で書く
- 根拠は3点までの箇条書き
- 判断に要る数字は、資料の値をそのまま書く
- 資料にない情報が要る所は「資料に記載なし」と書く
形式：全体で〔300〕字以内
入力データ：
〔資料の本文を貼る、またはファイルを添付する〕

7本目は、調べものです。
答えと出典を表で並べさせ、出典を示せない内容は表の外に分けて出させます。
Web検索ができるモードで使い、表に出たURLは開いて中身を確かめてから使います。

役割：あなたは〔業界名〕の動きを調べる担当者です
目的：〔調べたいテーマ〕について、社内で判断の材料にする下調べをしてください
知りたい点：
- 〔問い1〕
- 〔問い2〕
制約条件：
- 出典を示せた内容だけを表に入れる
- 出典を示せない内容は、表の下に「出典なし」として分けて書く
- 数字には、いつ時点の数字かを添える
形式：問いごとに「答え・根拠・出典のURL・公開日」の4列の表

8本目は、表やデータの整理です。
最後に元のデータと表の行数を並べさせておくと、行が抜けたり増えたりしていないかを確かめられます。

役割：あなたは〔部署名〕でデータの集計を担当しています
目的：下のデータを、〔使い道：月次の報告、重複の確認など〕に使える表に整えてください
制約条件：
- 列：〔列名1〕〔列名2〕〔列名3〕
- 並べ方：〔列名〕の大きい順
- 元のデータの値はそのまま使い、表記ゆれをそろえた所は表の下に一覧で示す
- 空欄や読み取れない値は「不明」と書く
- 最後に、元のデータの行数と、できた表の行数を並べて書く
入力データ：
〔データを貼る（個人名や取引先名は記号に置き換えたもの）〕

9本目は、社外に出す前の文章の確認です。
直した所を「元の文・直した文・理由」の表で出させると、AIが黙って書き換えた所がないかを見比べられます。

役割：あなたは〔社外向けの文書、プレスリリースなど〕の確認担当です
目的：下の文章を、〔読み手〕に出す前の最終確認として点検してください
見る点：
- 誤字脱字と表記ゆれ
- 数字や日付の書き方で、読み手が取り違えそうな所
- 社内の表記の決まり：〔「お客様」に統一する、製品名は正式名称で書く、など〕
- 正しいかどうか文章だけでは判断できない事実や数字は、直さずに「要確認」として表に入れる
形式：
- 直したほうがよい所を「元の文・直した文・理由」の3列の表で示す
- 直すのは表に出した所だけにして、本文のほかの部分は元のまま残す
入力データ：
〔確認したい文章を貼る〕

10本目は、社内の問い合わせへの回答です。
規程やマニュアルを一緒に渡し、そこに答えがない質問は担当の窓口へ回す一文を入れておきます。

役割：あなたは〔部署名：総務、情シスなど〕で社員からの問い合わせに答える担当者です
目的：下の質問に、社内の規程に沿った回答の下書きを作ってください
制約条件：
- 下に貼った〔規程やマニュアルの名前と版〕の内容だけを根拠にする
- 規程に答えがない質問は、回答の代わりに「規程に記載なし：〔担当窓口〕に確認」と書く
形式：
- 最初に答えを1〜2文
- 根拠にした規程の章や項目の番号
- 手続きが要る場合は、その手順を番号つきで
質問：
〔社員からの質問を貼る〕
規程：
〔規程やマニュアルの該当する部分を貼る〕

AIプロンプトで禁止されているのは、入れてはいけない情報と規約で禁じられた使い方です

「AIプロンプトで禁止されていることは何ですか？」という質問には、2つに分けて答えると整理しやすくなります。
プロンプトに入れてはいけない情報と、AIの使い方として禁じられている行為です。

入れてはいけない情報の代表は、パスワードやAPIキーなどの認証情報、マイナンバーのような特定個人情報、公表前の決算や人事の情報、秘密保持契約のもとで他社から預かっているデータです。
顧客名や個人名、取引条件のように、加工すれば使える情報もあります。
こちらは伏せ字や「A社」「Bさん」のような仮名に置き換えてから入れます。
どこまでが加工して使えて、どこからが加工しても入れない情報なのかの線引きは、生成AIに入れてはいけない情報とは。社内ルールを3段階で線引きするで3段階に分けて整理しています。

テンプレートの場合、固定の部分は配る前に確かめられても、入力の欄に何が貼られるかは使う人に任されます。
この記事の例文で、欄に「名前は置き換えたもの」と書き添えているのは、貼る直前に確かめてもらうためです。

使い方の禁止は、AIを提供している会社がそれぞれ定めています。
Googleの「生成 AI の使用禁止に関するポリシー」（2024年12月17日更新、2026年10月23日に確認）では、Googleの生成AIのサービスについて、次のような使い方を禁じています。

• 法令に反する行為を助けたり、他人の権利を侵害したりするコンテンツを作る

• スパムやフィッシング、マルウェアを作るなど、サービスや他人の安全を損なう

• 嫌がらせや差別的な表現、暴力をあおる内容を作る

• 人を欺く、他人になりすます、誤った情報を広める、AIで作ったものを人が作ったと偽る

• 雇用や医療、金融など、人の権利に大きく関わる判断を、人が確かめずに自動で行う

ChatGPTやClaudeを使う場合も、それぞれの提供元が利用のポリシーを公開しています。
社内で使うサービスの分は、一度読んでおきます。

もちろん、規約とは別に、社内のルールとして決めておく禁止事項もあります。
「AIの出力を確かめずに社外へ出さない」「人事や契約の判断をAIの答えだけで決めない」といった決まりです。
テンプレートの側でも、「要確認」や「不明」を出させる一文を入れておけば、こうした決まりを守りやすくなります。

社内で配るテンプレートには、自社の前提と版・更新担当を入れておきます

ここまでの例文は、どの会社でも使えるように、会社ごとの前提を空欄にしてあります。
社内で配るなら、自社の用語や読み手、使わない言葉といった前提を、最初からテンプレートに入れておきます。

前提が入っていないテンプレートを配ると、使う人がそれぞれ自分の言葉で補います。
その結果、出てくる文書の言い回しがそろいません。
製品の略称が社内では通じても、AIはそれを知らないので、社外向けのメールに略称のまま出てくることもあります。
次のような前提の欄を、部署で使うテンプレートの先頭にまとめて付けておくと、こうしたずれが減ります。

■社内の前提（すべての例文の先頭に付ける）
会社：〔会社名〕は〔事業の内容を1行で〕
読み手の基本：〔社内の人／取引先〕、専門用語は〔社内で通じる範囲〕まで使ってよい
用語：〔社内での呼び方〕＝〔正式な名前〕、〔製品の略称〕＝〔正式名称〕
使わない言葉と言い換え：〔使わない言葉〕→〔代わりに使う言葉〕
文体：です・ます調、〔見出しや箇条書きの決まり〕

使わない言葉は、言い換えとセットで書いておくのがポイントです。
「〜は使わない」とだけ書くより、代わりに何を使うかまで書いてあるほうが、AIの出力が安定します。

配る形は、大きく分けて3つあります。
共有の表（スプレッドシート）に並べる形は、一覧で探せて、版や更新担当を列で持てます。
ただ、使うたびに表を開いてコピーする手間がかかります。

Gemに固定の部分を入れて配る形は、使う人が入力データを貼るだけで済みます。
閲覧の権限で共有すれば、指示を書き換えられる心配もありません。
社内wikiやポータルの記事として配る形は、使い方の説明や入力の例、出てきた結果の例まで一緒に読めます。
初めて使う人には、この形が向いています。

なお、2026年10月時点のGoogleのヘルプでは、Gemは提供を終える予定で、自動でスキルに移行すると案内されています。
終わる時期は、個人のGoogleアカウントが2026年11月、Google WorkspaceのBusiness・Enterpriseなどが2027年3月です。
同じヘルプには、他の人との共有などGemで使えていた機能が、今後数週間のうちにスキルでも使えるようになると書かれています。
Gemで配る場合は、移行の時期を見ながら進めます。

配る形が変わっても作り直せるよう指示文を控えておくことは、プロンプトを社内で共有するときの対策の1つです。

どの形で配るにしても、版と更新担当は決めておきます。
更新担当がいないテンプレートは、AIのモデルや社内の決まりが変わっても直されず、古い版が使われ続けます。
テンプレートの末尾か表の列に、次のような管理の欄を持たせておくと、誰に直しを頼めばよいかが分かります。

■このテンプレートについて
版：〔1.2〕　更新日：〔2026-10-23〕　更新担当：〔部署名と名前〕
直した所と理由：〔出力が長いと言われたので、本文を300字以内にした〕
直してほしい所の連絡先：〔チャットのチャンネル名など〕

共有する項目と更新担当の決め方は、プロンプトを社内で共有する方法。共有する項目と更新担当の決め方で詳しく扱っています。
増えたテンプレートの整理と版の持ち方は、プロンプト管理の方法。社内AIボットを引き継げる管理シートの6列にまとめています。
表とGemとGemini Notebook（旧NotebookLM）のどれで配るかの判断は、AIツールの社内共有はどの形で配るか。プロンプト・Gem・Gemini Notebookの選び方で整理しています。

社内で作ったプロンプトやAIボットを、作成から改善まで共通の資産として回す全体像は、社内AIボットを共通資産にする。作成・共有・改善のサイクルにまとめています。

この作業に使える業務ツール「プロンプト強化」は、詳しいページでできることと使い方を紹介しています。

用意された例文を探して、自分用に直して使う方法もあります

テンプレートは一から書き起こすより、すでに使われている例文を探して、自分の業務に合わせて直すほうが早い場面も多いと思います。

私たちの組織のAIポータル「AI Portalize」では、運営が用意した公式のAIツールも、名前や説明、タグで検索でき、コピーして自分のツールとして直して使えます。
社内で育ったテンプレートも、ナレッジの記事として誰でも書いて全社に出せます。

最初の1本は、毎週くり返している依頼から作ると続きます

とはいえ、10本の例文を全部そろえてから始める必要はありません。
いちばん手間が減るのは、毎週のように同じ頼み方をしている依頼をテンプレートにしたときです。

定例会議の議事録や週報のように、くり返しの多い仕事から1本選びます。
この記事の例文を、〔　〕付きのまま自分の部署の言葉に書き換えてみてください。
2〜3回使って、毎回手で直している所をテンプレートに書き足せば、それがそのまま、隣の席の人にも渡せる1本になります。