AIツールの社内共有はどの形で配るか。プロンプト・Gem・Gemini Notebookの選び方

「このプロンプト、Gemにして配ったほうがいいですか？」と現場から聞かれたら、何を基準に答えるでしょうか？
AIツールを社内で共有する形には、プロンプトの文面を表で配る、Gemにする、Gemini Notebook（旧NotebookLM）にする、GeminiのCanvasで作ったアプリ（入力欄やボタンのある画面）にする、といくつかの選択肢があります。
目安は、使う人が自分で直しながら使うなら文面、資料に答えさせるならGemini Notebook、入力欄が要るならCanvasのアプリ、指示が毎回同じならGemです。

ただ、配ったあとに起きることは形によって違い、受け取った人に指示文まで見えるのか、元を直したら全員に届くのかも変わります。
GemとChatGPTのGPTsには、提供終了の予定も出ています。
この記事では、各社の公式ヘルプと当社で画面を操作して確かめた範囲をもとに、配る形の選び方と、終了に備えた持ち方を見ていきます。

社内のAIボットを作ってから共有し、直し、片づけるまでの全体の流れは、社内AIボットを共通資産にする。作成・共有・改善のサイクルにまとめています。

同じ中身でも、配る形によって受け取った人の使い方が変わる

最初に、配る形ごとの違いを並べておきます。

同じ「議事録から宿題を抜き出す」指示でも、文面で渡すかGemにして渡すかで、受け取った人の手順は変わります。
こちらが中身を直したときに、その直しが相手まで届くかどうかも変わります。

プロンプトの文面で渡すと、受け取った人は自分の使っているAIに貼り付けて使います。
どのAIでも使える一方で、元の表を直しても、手元に写した人のところには古い文面が残ります。

Gemで渡すと、受け取った人は共有されたリンクからGemを開くだけで使い始められます。
共有されたGemは、一度開いて使うまで、受け取った人のGemの一覧には入りません。
指示を固定したまま渡せるので、「最初にこう書いてから貼ってください」といった説明はほとんど要りません。

Gemini Notebookで渡すと、ノートブックに入れた資料ごと相手に渡ります。
相手も、同じ資料をもとに質問できるようになります。
Canvasのアプリは、入力欄やボタンのある画面として渡せます。
そのため、AIに指示を書き慣れていない人でも使い方に迷いにくい形です。

それぞれの違いを表にすると、次のようになります。

ChatGPTのGPTsは、提供終了の予定が出ているので、この表からは外して後の節で扱います。

社内でAIを共有する形は、業務の性質を4つの問いで見れば選べる

表のどの列を重く見るかは、配る業務の性質によって変わります。
ここでは、業務を4つの問いに当てはめて、配る形を選ぶ順番を示します。

まず見るのは、「使う人が、指示の中身を自分で直しながら使うか」です。
相手先や案件ごとに言い回しを変える、自分の業務に合わせて条件を足す、といった使い方です。
こうした業務なら、プロンプトの文面で配るのが合っています。

次に、「答えの根拠を、決まった資料の範囲に限りたいか」を見ます。
社内規程や製品の仕様書、過去の議事録のように、資料の中から答えてほしい業務があります。
こうした業務は、Gemini Notebookで配ります。
Claudeを使う会社なら、プロジェクトに資料を入れて共有する形も候補になります。

そのうえで、「入力する項目が決まっていて、毎回同じ形で結果を出したいか」を確かめます。
項目が3つも4つもある、出力を表の形にそろえたい、という業務もあります。
この場合は、Canvasのアプリにして画面ごと渡すほうが、使う人の迷いが減ります。

残るのが、「指示は毎回同じで、貼り付ける中身だけが変わる」業務です。
例えば、問い合わせメールから確認事項を抜き出す作業や、文章を社内の表記ルールに合わせて直す作業がそうです。
こうした業務は、GemやClaudeのプロジェクトにして、指示を固定したまま配るのが向いています。

4つの問いとは別に、もうひとつ確かめておきたいのが、使う人がみな同じAIを使っているかどうかです。
部署によってGeminiとClaudeが混ざっている会社では、Gemで配っても使えない人が出ます。
その場合は、プロンプトの文面を共通の元として配り、使う人の多いAIの形をあわせて用意しておくと、どのAIを使う人も困りません。

プロンプトの文面で配ると、どのAIでも使え、直しながら使える

プロンプトの文面で配る形は、手間がかかるように見えて、いちばん長持ちする形でもあります。

文面は、特定のサービスの機能に頼りません。
そのため、会社が使うAIを変えても、GemやGPTsの側が終わっても、そのまま使えます。
使う人が自分の業務に合わせて手を入れられるので、まだ試しながら使っている段階の指示にも向いています。

ただ、毎回コピーして貼る手間がかかり、受け取った人の手元に写した文面は、元を直しても古いまま残ります。
表を見ながら使う手間を嫌って、結局だれも開かなくなる、という止まり方もよく起きます。

そのため、文面で配るときは、正本を1か所に置き、版と更新の担当を書き添えておきます。
共有するときに一緒に書いておく項目と、更新担当の決め方はプロンプトを社内で共有する方法。共有する項目と更新担当の決め方で扱っています。
数が増えてきたときの表の作り方は、プロンプト管理の方法。社内AIボットを引き継げる管理シートの6列にまとめています。

指示を固定して配るなら、GemかClaudeのプロジェクトが向いている

毎回同じ指示を使う業務は、指示ごと固定して渡すと、受け取った人の手間がいちばん少なくなります。
GeminiならGem、ClaudeならTeam・Enterpriseのプランのプロジェクトが、その形にあたります。

Gemは、パソコンでgemini.google.comを開き、サイドバーの「Gem」から対象のGemの横にある共有アイコンを選んで共有します。
相手のメールアドレスを指定するか、リンクで渡します。
なお、Workspaceの管理者向けヘルプでは、2026年11月17日にGemはGeminiアプリの「設定」の中に移ると案内されているので、それ以降は入り口が変わります。

2026年10月時点のGoogleのヘルプでは、権限は閲覧者と編集者の2つです。
閲覧者は使うだけですが、編集者は指示やファイルを変えたり、さらにほかの人へ共有したりできます。

気をつけたいのは、Gemに書いたカスタム指示とアップロードしたファイルを、Gemを使える人なら誰でも見られる点です。
「使うだけだから中身は見えない」と考えて、社外秘の資料や担当者の名前を入れたまま配ると、受け取った全員に渡ります。
また、Gemini Notebookのノートブックは、共有するGemの資料としては使えません。
資料に答えさせたい業務は、Gemの中に入れて配るのではなく、ノートブックそのものを共有する形に分けておきます。

共有したGemは、Googleドライブのフォルダに保存されます。
組織の外と共有できるかどうかは、管理者が決めたドライブの共有設定に従います。
手順と、共有されたGemの探し方は、Gemの共有方法と、共有されたGemの探し方。スキルへの移行の前に決めることで扱っています。

Claudeのプロジェクトは、2026年10月時点のAnthropicのヘルプでは、公開の範囲を2つから選べます。
組織の全員が探して使える「公開」と、招待した人だけが使える「非公開」です。
閲覧の権限を持つ人も、プロジェクトの指示と資料を見られ、そのプロジェクトの中で会話できます。
一方で、プロジェクトの中の会話は、公開のプロジェクトでも共有されません。

資料に答えさせるならGemini Notebook、画面のある道具ならCanvasのアプリが向いている

資料に答えさせる業務と入力欄のある道具は、指示の共有とは渡り方が違います。

Gemini Notebookは、メールで招待するか、リンクをコピーして共有します。
2026年10月時点のヘルプでは、閲覧者はソースとメモを読むことができます。
編集者は、ソースやメモを足したり消したりでき、ほかの人への共有もできます。

質問だけしてもらうための「チャットビュー」のリンクもあり、こちらはソースが画面に出ません。
ただ、ヘルプには、それでアクセス権そのものがなくなるわけではないと書かれています。

つまり、ノートブックを配ると、入れた資料は相手の手元に渡ると考えておくのが安全です。
共有したあとに足したソースも、共有先から見えます。
社内向けと社外向けで資料を分けたいときは、ノートブックも分けて作ります。
権限の決め方や社外への共有は、Gemini Notebook（旧NotebookLM）の共有方法。社内で使える状態にするまでで扱っています。

Canvasのアプリは、全画面で開いたときの共有ボタンから、渡し方を2つ選べます。
これは、当社でGeminiの画面を操作して確かめた範囲の内容です。
「Googleドライブで共有」を選ぶと、リンクで渡せます。
実体は1つなので、こちらで直した内容がそのまま相手にも届きます。

公開範囲は「制限付き」「組織内」「リンクを知っている全員」の3段階です。
社内に配るときは組織内を選んでおけば、転送されても社外には出ません。

もう一方の「内容をコピー」は、アプリのソースコードを渡す方法です。
受け取った人が自分のGeminiに貼り付けて作り直すので、部署ごとの事情に合わせて手を入れてもらえます。
その代わり、こちらで直した内容は届かないので、全社で同じものを使ってほしいときはドライブでの共有を選びます。

GemとGPTsの終了に備えて、指示文と資料は配る形の外にも残しておく

配る形を選ぶときは、その形がこの先も使えるかどうかも見ておきます。
2026年10月23日に、公式ヘルプを開いて確かめました。
GemとGPTsは、どちらも別の仕組みへの移行が案内されていました。

Googleのヘルプ「Gem からスキルへの移行について」では、Gemの提供が終わる時期は、アカウントの種類ごとに分かれています。

• 個人のGoogleアカウント：2026年11月

• Workspaceのビジネス・エンタープライズ・非営利団体のアカウント：2027年3月

• Workspaceの教育機関のアカウント：2027年6月

提供が終わると、Gemは自動でスキルに移され、知識ファイルも対応している形式のものが移されます。

配る側として気になるのは共有です。
Workspaceの管理者向けヘルプでは、Gemのドライブの権限と共有設定はスキルに移されると案内されています。
ただし、移されたスキルは作った人の一覧に「非アクティブな下書き」として入ります。
作った人が有効にするまでは、使うことも共有することもできません。

2026年10月23日の時点では、スキルでほかの人と共有する機能そのものがまだ使えません。
2026年10月13日のGoogle Workspace Updatesでは、「今後数週間のうちに」使えるようになる予定とされています。
Workspaceのアプリのサイドパネルや Workspace Studio などで使うスキルは、提供が延期されています。
Gemで配っているものは、作った人が移行のあとに有効にしてはじめて、スキルとして配り直せる、と考えておくのが安全です。

ChatGPTのGPTsは、OpenAIのヘルプ「Custom GPT retirement and migration FAQ」で、2026年12月11日に提供を終える予定と案内されています。
延期が認められたEnterpriseのワークスペースは、2027年2月11日に終わります。

移し先はChatGPTのプラグインで、移すとGPTsの共有の設定は引き継がれず、プラグインは非公開の状態から始まります。
つまり、GPTsで社内に配っているものは、移したあとに配り直しが要ります。

こうした予定を見ると、配る形は、いつか移し替えるものとして持っておくのが無理のない考え方です。

指示文、参照している資料、入力の例と出力の例は、プロンプトの表やナレッジの記事に正本として残しておきます。
そうしておけば、Gemがスキルに変わっても、GPTsがなくなっても、そこから作り直して配り直せます。
GPTsで新しく配るのは控え、いま配っているものは、誰が作り、誰が使っているかを一覧にしておくと、移すときに慌てずに済みます。

誰が作り誰が使っているかが見えない状態がどこから生まれるかは、AIツールが社内で共有されない理由で順に見ています。

形がばらばらでも、社内の1か所から探せるようにしておく

業務ごとに配る形を選ぶと、GemはGeminiの中、ノートブックはGemini Notebookの中、と置き場所が分かれ、使う人から見ると探しにくくなります。

当社の組織のAIポータル「AI Portalize」では、Gem・Gemini Notebook・スキル・HTMLアプリ・GASアプリを登録すると、名前や説明、タグで探せるようになります。
プロンプトは、社員が書いて全社に出せる社内向けの記事（ナレッジ）として共有できます。
ツールごとに使われた回数と使っている人が見えるので、どの形で配ったものが使われているかも分かります。

配る形は、業務の性質と、終わったときの移し方で選ぶ

社内でAIを共有するときの形は、使う人が中身を直すか、資料に答えさせたいか、入力欄が要るか、指示が毎回同じか、の4つの問いで選べます。

ただ、どの形もサービスの側の都合で変わることがあり、GemとGPTsはすでに移行の予定が出ています。
どの形で配っても、指示文と資料の正本は配る形の外に残しておきます。

まずは、いま配っているGemやGPTsを1つ選んでみてください。
その指示文の元が表や記事に残っているかを見るところからで十分です。