AIの社内ルールが
整っていない

対策の進め方

まず、どの部署が、どのAIを、どの契約で使っているか、使いたい業務は何かを、部署ごとの短い聞き取りで集めます。そのうえで、聞いて回った推進担当がドラフトを書きます。業務でどう使いたいかを知っている側が書くほうが、現場で使える中身になりやすいためです。

法務・情報管理には全項目ではなく、入れてはいけない情報の区分、他社から預かったデータの扱い、社外に出すときの基準の3点に絞ってレビューを頼み、判断が要るところに時間を使ってもらいます。

日本ディープラーニング協会（JDLA）が公開している「生成AIの利用ガイドライン」のひな形や、総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」は、ゼロから書く材料にするより、できた案に項目の抜けがないかを確かめるのに使います。

対策の進め方

公開されている情報の調べもの、自分で書いた文章の見直し、アイデア出しのように、自由に使ってよいことを先に書きます。情報は「そのまま入れてよい」「加工すれば入れてよい」「入れない」の3段階に分け、入れないものは5つ前後にとどめます。使ってよいAIの欄には、会社が契約したサービスとプランの名前まで書いておきます。

対策の進め方

社員に配るのは、3分で読めるA4の1枚にします。1枚とは別に、会社の決まりとして持つ利用規程と、数か月で変わる中身（使ってよいツールと契約の一覧、情報の種類の一覧など）をまとめた別紙を分けて持っておくと、ツールが変わっても直す範囲が小さく済みます。

説明は全社向けの1回で終わらせず、部門会議に15分ずつ枠をもらい、営業なら商談メモ、人事なら評価コメント、経理なら締め前の数字、というように職種ごとの例で伝えます。

対策の進め方

最初の1枚には、部署ごとの相談先と、そこで決められないときのつなぎ先を、担当者の名前で書きます。配ってから1か月ほどのうちに、標準とは別のAIを使いたいときの申請（フォーム1枚と、何営業日で返事をするか）と、入れてしまったときはすぐに知らせてもらい、知らせた人を責めないという扱いを書き足します。

あわせて、会社が契約したAIを、使いたい人がすぐ使える形で配っておくと、外のAIを探す理由が減ります。

対策の進め方

見直す担当と時期を、ルールと一緒に決めておきます。四半期の定例では、届いた質問と例外の申請をもとに1枚と別紙を書き足し、AIのサービスに大きな変更があったときは臨時に直します。

効果は、「これは入れてよいか」という問い合わせの件数と、AIを仕事で使っている人の割合（会社が配ったアカウントのうち、過去28日間など決めた期間に使った人の割合）の2つで見ます。問い合わせが減らない項目は書き方を直し、使っている人の割合が上がらない部署には、どこで止まっているかを聞きに行きます。