AIの利用状況が、
見えづらい

対策の進め方

会社が配ったAIの使われ方は推進担当、社外のAIの使われ方は情報システムの担当、入力した中身の確認は情報システムやセキュリティの担当、のように、見るものごとに担当を決めます。そのうえで、それぞれの数字をどの画面や記録から取るかを、下の表のように1枚に書き出しておきます。

シャドーAI対策の最初の一歩も、いま何がどれだけ使われているかを、使った人を責めずに把握するところです。

会社の端末と回線からどのAIのサービスにつながっているか（通信の記録やブラウザの管理機能で分かる場合があります）、会社で契約しているチャットや会議などのサービスで後から付いたAI機能が使われているか、個人で契約したAIの料金が経費に上がっていないか、の3つを見ると、おおよその状況が分かります。

会社が配ったAIの利用率が低い部署に「普段の仕事で、どこにAIを使っていますか」と聞きに行くと、会社のAIでは足りていない用途も分かります。

対策の進め方

配っているAIごとに、取る数字（使っている人の数、回数、使った日数など）と、取る日を決めておきます。Geminiの管理コンソールの数字は「昨日までの過去28日間」のように見た日から逆算して区切られ、反映に2〜3日かかります。

毎月4日ごろなど同じ日に取り、取った日と「その時点の過去28日間」であることを書き添えて残すと、月の区切りとは少しずれますが、前の月と同じ条件で比べられます。さかのぼれるのは最長90日なので、前の年と比べられるよう、取った数字は毎月別の表に残しておきます。

書き出した表は、社員の名簿とメールアドレスで結びつけ、部署・職種・グレードごとに集計します。管理コンソールの組織部門で絞り込む方法もありますが、組織部門の切り方が職種やチームの切り方と一致しているとは限りません。また、組織の変更がレポートに反映されるまで最長で72時間かかり、変更前の履歴は含まれないので、期の変わり目に部署を再編するときは、再編前の数字を先に残しておきます。

対策の進め方

利用率に加えて、1人あたりの回数か使い込みの度合い（Geminiなら、ユーザーごとの画面の「高・中・低・ゼロ」の人数）と、どのアプリや用途で使われているかを並べます。どこが止まっているかが分かれば、話を聞きに行く先と、配る見本を決めやすくなります。

数字は見張るためではなく、よく使っている人と止まっている人を見つけ、次の手につなげるために使います。部署ごとの読み方は、AIを使う人が一部だけのページでも扱っています。

対策の進め方

数字を集め始める前に、目的は手を貸す先と見本を見つけることだと伝え、個人の数字を誰が見られるかも決めて社内に知らせます。見せ方は相手で分け、社員には自分の回数の推移、部門長には部署どうしの比較と自分の部下の数字まで、推進担当には部署・職種ごとの詳しい数字、のようにします。部署どうしを比べるときは、人数の多い部署が有利にならないよう、1人あたりの数字で並べます。