社内の資料に答える
AIを作っても、
全社で使われない

対策の進め方

最初のボットは、問い合わせの多い1つの業務の資料だけで作ります。資料ごとに、どれが正本か、誰が見てよい資料か、誰が更新するかを決め、資料の名前・置き場所・見てよい人・更新の担当・最後に直した日を1枚の台帳にまとめておきます。

Gemini Notebookでは、ドライブから入れた資料は自動で同期されますが、パソコンからアップロードした資料はコピーなので、元の資料を直したら入れ直します。

対策の進め方

ボットを分ける基準は、入れた資料を誰が見てよいかです。全社に答えてよい規程のボットは、部署の中だけでなく全社の人に閲覧者として共有し、一部の人しか見てはいけない資料のボットだけを部署の中に残します。

共有するときは、何に答えるボットか、答えられないときはどこに聞けばよいかを書いた案内文を添えます。あわせて、ボットごとに持ち主（更新の担当）と副担当、持ち主が異動したときに引き継ぐ相手を決めておきます。

対策の進め方

社内のAIツールの一覧に、ボットとして載せます。載せる項目は、ボットの名前、何に答えるか（1行）、対象の部署や職種、持ち主、最後に資料を直した日です。

ボットだけの一覧を別に作らず、社内で探す場所を1つにしておきます。一覧の作り方は、「AIツールやプロンプトが、社内で共有されない」のページで説明しています。最初は表計算のシート1枚でも始められます。

あわせて、総務への問い合わせフォームや、社内チャットの問い合わせのチャンネルのように、質問が実際に届く場所で「この質問はこのボットに聞けます」と案内します。

対策の進め方

四半期に1度、ボットごとの使われ方を並べて見直します。よく使われているボットはほかの部署にも広げ、使われていないボットは、中身を直すか、一覧から外して片づけます。

Gemini Notebookなら、条件を満たすと「アナリティクス」で1日あたりのユーザー数とクエリ数を確かめられます（条件は下のよくある質問に書いています）。数字が取れないボットは、窓口に届いた質問の件数や、使っている部署への聞き取りで代えます。

対策の進め方

資料に無い質問には「資料には書かれていません」と返し、聞く先の窓口を案内するように、ボットの指示に書いておきます。窓口に届いた質問は表に記録し、月に1度、持ち主が見て、資料かFAQに足します。

効果は、ボットの利用回数よりも、担当の人に直接届く質問の件数が減ったかで見るほうが分かりやすくなります。比べられるように、ボットを公開する前の1か月の件数を控えておきます。