共有したのに使われない。社内AI資産をカタログ化する

社内で作ったAIツールを共有し、関係する部門にも案内しても、それでも使われないという相談を受けることがあります。
最初に疑われるのは、たいてい現場の意識で、「便利なのに使わない」「新しいものへの抵抗がある」という受け止め方です。
ただ、実際に聞いてみると、そもそも存在を知らないか、知っていてもどこにあるか分からないというケースが大半です。

なぜ、共有したのに届かないのでしょうか？
ここでは、社内AIツールを一覧化してカタログにする話を整理していきます。
共有そのものの手前でつまずいている場合は現場が作ったAIツールを埋もれさせない。社内配布と権限の設計のほうが先かもしれません。

共有した状態と、使える状態は違う

まず押さえておきたいのは、共有した状態と使える状態はイコールではないという点で、共有の操作をした時点で権限は付与され、技術的にはもう使える状態になっています。
ところが使う側から見ると、まだ何も始まっていません。
存在を知っている、どこにあるか分かる、自分に関係あると判断できる。
この3つがそろって、はじめて試されます。

共有の操作は、そのどれも満たさないので、「共有したのに使われない」というのは、むしろ当然の結果です。

では、見つからない理由はどこにあるのでしょうか？
原因は3パターンに分かれます。

まず、一覧に出てこない場合です。
共有されたはずのものが、自分の画面の一覧に表示されません。
共有の範囲や設定によって起きる技術的な原因ですが、使う側からすると「共有されていない」のと同じです。

次に、一覧には出るが埋もれている場合です。
数十件が並ぶ中に紛れ込み、目に入りません。
名前だけが並んでいて何ができるか分からないと、開いて確認する手間がかかるので、結局そのまま見過ごされます。

もうひとつが、一覧の存在自体を知らない場合で、どこを見れば社内のAIツールが分かるのか、そもそも知りません。
これがいちばん多いパターンです。

対処は原因ごとに違います。
一覧に出てこない場合は設定の確認で解決しますし、埋もれている場合はカタログの設計の問題です。
一覧の存在を知らない場合は入口の周知の問題で、実はここがいちばん広く残っています。

使い方や更新担当まで含めた全体は、社内のAIツール・プロンプトが共有されない5つの原因と対策にまとめています。

一覧に出てこない場合は、現場からの問い合わせとして上がってくるので、確認手順をあらかじめ決めておきます。
見るのは3つです。
共有の相手が正しく指定されているか、共有の範囲が個人指定かグループ指定か、使う側が正しいアカウントでログインしているか。

意外と多いのが、アカウントの取り違えで、個人と法人のアカウントを両方持っている人が、個人側でログインしていて共有物が見えない、ということが起きます。
この確認手順を一次対応カードに1枚入れておくと、「共有されていないようです」という問い合わせの半分はここで終わります。

Gemとノートブックでは、管理者の設定や参照しているファイルの権限で止まることもあります。確かめる順番は、Gemが共有できない原因と対処。管理者の設定と参照ファイルの確かめ方とGemini Notebook（旧NotebookLM）が共有できない原因と対処。確かめる順番と管理者の設定に分けて書いています。

AI資産は一箇所にまとまっていない

埋もれている場合と、存在を知らない場合は、共通する本質が同じです。
社内のAI資産が、一箇所にまとまっていません。

多くの組織では、作られたものが分散していて、ある部門はチャットのチャンネルで共有し、別の部門は共有ドライブに置き、別の部門は口頭で伝えています。
全社から見ると、どこに何があるのか分かりません。
厄介なのは、分散していても各部門の中では機能してしまう点で、問題として認識されにくく、部門を越えた利用が起きていないことに誰も気づきません。

つまり、やることは入口を1つに決めて、そこに全部を並べることで、技術的な話ではなく運用の合意の話です。
一覧に並べる項目も決めますが、多すぎると登録されないので絞ります。

入口を1つにまとめる考え方はAIに読ませる資料の置き場にもそのまま当てはまるので、資料の側から見た設計は社内ナレッジをAIで活用する方法。ツール導入・RAG・手持ちのAIの選び方にまとめています。

必須は5項目です。
名前、何ができるか(1行)、想定する職種、作成者、最終更新日。

そこに利用回数と、正式版か試作かの区分を足すと効きます。
利用回数が並ぶと選ぶときの判断材料になり、「30人が使っている」ものと「作成者だけが使っている」ものでは、試す優先度が違ってきます。
また、「何ができるか」を1行に収めることも重要で、3行の説明は読まれませんし、1行で判断できないものは、そもそも用途が絞られていない可能性があります。

職種別に並べると、使われるようになる

並べ方が、使われるかどうかを決めます。
なぜ、用途別のリストは使われないのでしょうか？

「文書作成」「データ分析」「リサーチ」と分類されていても、自分の業務に当てはめる作業がそのまま残ってしまうからです。
一方で職種別にすると使われ、「営業」「経理」「人事」「マーケティング」で分かれていて、そこを開くと同じ職種の人が使っているものが並びます。
自分と同じ立場の人が何を使っているかは、そのまま自分への提案になります。
職種ごとの標準セットの決め方は職種別AI活用まとめ。営業・マーケ・人事・経理・法務の使いどころにまとめてあります。

職種別にすると、カタログを見る動機も生まれます。
用途別だと目的を持って探しに行く必要がありますが、職種別なら「同僚が何を使っているか見てみよう」という軽い動機で開けるからです。

1つのツールが複数の職種に該当してもよく、重複して載せて構いません。
探しやすさのほうを優先します。

一覧の存在を知らない、という状態への対処も必要で、施策として軽く見られがちですが、繰り返しが要ります。
まず、業務の動線上に入口を置き、社内ポータルのトップ、よく使う共有文書の先頭、チャットのチャンネルの固定メッセージに配置します。
とはいえ探しに行く場所に置くだけでは、探しに行った人しかたどり着きません。

次に、新しいものが追加されたら通知しますが、月1回、追加されたものを3件紹介する程度で足り、この定期の通知が入口の存在を繰り返し伝える役目を果たします。
事例として見せる形にすると効くので、現場の成功事例をコンテンツに変える。社内広報とナレッジ共有もあわせて参考になります。

もうひとつが、新入社員と異動者の受け入れ資料に入れることで、入口に置き続けると2年で社内の標準になります。
一度の全社案内で周知が完了すると考えないほうがよく、案内した週に見た人以外には届いていません。

棚卸しは四半期に一度、廃止は減点ではない

カタログは放っておくと信頼を失うのは、使われていないものが並ぶと「ここを見ても大したものはない」と判断されて、誰も見に来なくなるからです。
棚卸しは四半期に一度、利用回数と最終更新日を見て、廃止の基準は3か月間の利用回数がゼロであることです。

作成者に一声かけて必要なければ外し、抵抗があるならアーカイブに移すだけでも構いませんが、一覧から外れることが重要です。
半年以上更新されていないものは、作成者に確認します。
まだ使えるのか、直す予定があるのか。

ここで、「もう使っていない」と分かるものが出てきます。
中身が古くなる問題そのものは古い情報で答えるAIを作らない。社内ナレッジの更新体制のつくり方で扱っています。

廃止は減点ではないと明示しておくことも大事で、作ったものが外されると作り手は評価が下がったように感じるからです。
「役目を終えたものを外すのは正常な運用です」と先に伝えておかないと、廃止に抵抗が生まれて棚卸しそのものが止まります。

失敗は、だいたい同じところで起きる

失敗のパターンは、だいたい同じところに集まります。
まず、共有の操作をした時点で完了と考えると、存在を知られておらず、場所も分からない状態のままになります。

次に、用途別に分類することで、自分の業務に当てはめる作業が残って使われないため、職種別にします。
登録項目を増やしすぎることもよくあるので、10項目のフォームは埋められないぶん5項目に絞ります。
一度の全社案内で周知したことにするのも危険で、案内した週に見た人以外には届いていないため、定期の通知を入れます。

そして、棚卸しをしないことです。
使われないものが溜まって、カタログ全体が見られなくなってしまいます。

一覧と検索がある場所に置くのが最短

ここまで書いてきたとおり、カタログ化は運用の合意でできる話で、表計算1枚から始めても構いません。
ただ、実際に回してみると、手作業で維持するのはかなり重いことが分かります。
利用回数を集めるのが手作業だと続きませんし、利用回数がないとカタログの価値が半分になるからです。
選ぶ判断材料が消え、棚卸しの基準も消え、作り手への還元もできなくなります。

もう1つ重い作業が、職種別の並べ替えと最新の状態の維持で、追加・更新・廃止が起きるたびに手で直す運用は、担当が忙しい月から止まります。
当社の組織のAIポータル「AI Portalize」では、社内で作ったAIツールを登録すると全社に公開され、使われた回数と使った人数が作った人に返ってきます。
表計算での運用が重くなってきた場合は、考え方の参考になるかもしれません。

見つかる条件がそろって、はじめて資産は使われる

共有したのに使われないのは、意識の問題ではありません。
存在を知っている、どこにあるか分かる、自分に関係あると判断できる。
この3つがそろっていないだけです。

見つからない原因は3つです。
一覧に出ない(設定の問題)、埋もれている(カタログ設計の問題)、一覧の存在を知らない(周知の問題)。
もっとも広く残っているのは、最後の周知の問題です。

カタログに載せる項目は5つです。
名前、何ができるか(1行)、想定職種、作成者、最終更新日。
並べ方は、用途別ではなく職種別にします。

入口は業務の動線上に置いて、月1回の追加通知で繰り返し伝えます。
棚卸しは四半期に一度で、3か月利用ゼロのものは外します。
廃止は減点ではないと、明示しておきます。

社内で作られているAIツールを、部門をまたいで1つの表に集めるところから始めます。