社員がAIで作ったツールが増えすぎたときの整理法。残すものと消すものの決め方

社員が自分で社内AIツールを作れるようになると、次に必ず出てくるのが、動き続けているツールの保守を「誰が見るのか」という問題です。
当社の支援先でも、「社内開発ツールの保守運用ルールとライフサイクル管理」がはっきりと議題に上がっていました。

ただ、社内にあるツールを全部きちんと保守していくのは、正直なところ無理があると思っています。
数が増えるほど、見る側の手が回らなくなるからです。

そこで今回は、どのツールを保守の対象にするか、残すものと消すものをどう分けるか、担当をいつ決めるかを順に整理します。
ツールの一覧をどう作り、どう並べるかは、共有したのに使われない。社内AI資産をカタログ化するで扱っています。

増えたツールは、使われなくなっても一覧に残り続けます

AI活用が進んだ組織では、社員の作ったツールがどんどん増えていきます。
これはとてもよいことで、AI活用が進んでいる証拠でもあります。

ただ、増えたものは勝手には減りません。
使われなくなったツールもそのまま残り、動いているのか止まっているのかも分からないまま、一覧に並び続けます。

半年もすると、どれが現役で、どれが止まっているのかが分からなくなります。
新しく入った人が一覧を開いても、目的のツールを見つけられません。
似た名前のツールが3つ並んでいれば、どれを使えばよいのかも分からず、結局は「詳しい人に聞く」に戻ってしまいます。

似たものが並んで選べなくなるのは、見直す担当と時期が決まっていないときで、社内AIツールの共有が続かない理由の1つです。

保守するのは、業務のコアと複数人で使うものに絞ります

全部を保守できないなら、どこから見るかを先に決めておきます。
目安にしたいのは、業務のコアになっているツールと、複数人で共通して使っているツールです。

現場の人が自分の業務のために作ったツールは、基本的にはその人の持ち物です。
壊れたら自分で直す、それで完結しているうちは、組織として何かを用意する必要はありません。
個人が自分の作業を楽にするために作ったものは、そこまで気にしなくてよいと思っています。

変わるのは、ほかの人に使われ始めたときです。
10人が使っているツールが止まったとき、作った本人が忙しければ、10人の業務が止まります。
本人にとっては「自分用に作ったもの」でも、組織にとってはすでに「業務インフラ」になっているわけです。

個人の作業用と業務で使うものの境目を、扱うデータの側から見た話は、現場が作ったツールが業務データに触り始めたら。個人利用と法人利用の境界にまとめています。

残すツールには、作成者と保守担当を記録しておきます

保守の対象を決めたら、最初に手を付けたいのは担当の所在です。
ここで「責任者」ではなく「担当」と書いているのは、壊れたときに誰のせいかを決めたいわけではないからです。
「誰の責任か」という問い方をすると、誰も手を挙げなくなります。
やりたいのは、困ったときに誰に聞けばよいかが分かる状態を作ることです。

業務のコアになっているツールについては、最低限、次の4つを残しておきます。
作成者、保守担当、置き場所（動いている環境）、用途と稼働しているかどうか、の4つです。

作った人が引き続き担当してもかまいません。
大事なのは、本人が担当だと分かっていて、周りもそれを知っている状態にしておくことです。

一覧は、スプレッドシート1枚でも十分に機能します。
求められるのは仕組みの立派さではなく、誰がどこで何を作り、いまどういう状態で動いているのかを後から追えることです。
ここが分からないまま数が増えると、あとから追いかけるのはかなり大変になります。

AIボットのように中身が指示文のツールは、版と直した理由を残す列を足しておくと引き継ぎやすくなります。列の例は、プロンプト管理の方法。社内AIボットを引き継げる管理シートの6列にまとめています。

保守担当は、共有する時点で決めます

では、担当はいつ決めればよいのでしょうか？
答えは、そのツールを社内に共有する時点です。

審査や承認の流れがあるなら、その申請の項目に保守担当を入れてしまうのがいちばん自然です。
「これを社内で共有したい」と申し出る時点で、担当者と、その人がいなくなった場合の代わりの人を書いてもらいます。
後から決めようとしても、「誰が担当する？」という問いは、誰も手を挙げないまま流れてしまいがちです。

あわせて、業務のコアになるツールや社外に出すものは、共有する前に少し詳しい人に中身を見てもらうと安心です。
処理の抜けや、想定していない入力での止まり方、うっかり残っている認証情報は、作った本人には見えにくいからです。
見る人は専任でなくてもよく、15分見てもらうだけでもかなり違います。

社外に出すときに確かめる項目は、社内AIツールを社外に公開する時の審査フローとチェックポイントで整理しています。

使われていないツールは、最終利用日か定期の確認で見つけます

消すかどうかを決める前に、まずは使われているかどうかを知る必要があります。

いちばん確実なのは利用ログで、最終利用日が取れるなら、それを見るだけで判断できます。

ログが取れない場合は、担当者に定期的に聞く方法があります。
半年に一度、一覧を送って「まだ使っていますか」と確かめ、返事がないものはいったん非表示にします。

支援先では、「このツールは3か月使われていません」と定期的に知らせる仕組みを作る話も出ていました。
ここまで自動にできると、棚卸しが特別な行事ではなく、日常の中で回るようになります。

消す基準は、期間・担当・代わりの3つで先に決めておきます

棚卸しでいちばん難しいのは、消す判断です。
「使っていないけど、いつか使うかもしれない」と言われると、誰も消せず、一覧は膨らみ続けます。
では、何を基準に消せばよいのでしょうか？

私たちが提案しているのは、次の3つです。

• 一定期間使われていない（半年、1年など、期間を決めておく）

• 保守担当がいない（担当者が退職や異動をして、後任が決まっていない）

• 代わりがある（同じことができる別のツールがある）

もうひとつ大事なのが、いきなり削除しないことです。
基準に当てはまったら、まず一覧から非表示にします。
数か月たっても誰も困らなければ、そこで削除します。
この2段階にしておくと、消す判断のハードルが大きく下がります。

非表示の間に「あれがないと困る」という声が出たら、そのツールはまだ使われています。
その場合は削除を止めて、声を上げた人とも相談しながら、担当を決め直すのがよいと思います。
引き継ぎに要るのは、何をするツールか、どう動いているか、どこに置いてあるか、どう直すか、の4つで、これが残っていればたいてい引き継げます。

ツールの説明を書くのは以前なら面倒な作業でしたが、いまはコードや設定をAIに渡せば、数分で形になります。
退職や異動でツールが止まらないようにする手順は、退職・異動でAI自動化が止まる。オーナー権限の引き継ぎチェックリストで詳しく書いています。

保守の仕組みは、現場が作り続けるためにあります

こうした管理の話は、推進担当にとって地味で、社内に報告しにくいテーマです。
新しいツールを作るほうが、成果として見えやすいからです。

ただ、保守の仕組みがないと、いずれ現場はツールを作れなくなると考えています。
管理されていないツールが増えると事故が起き、事故が起きると統制が強まり、統制が強まると現場が自由に作れなくなるからです。

つまり、保守は「守り」ではなく「攻め」の話で、その仕組みは現場が自由に作れる状態を保つための投資です。
きちんと管理されているから、現場に自由に作ってもらえる、という順番になっています。
この順番で説明すると、経営にも現場にも納得してもらいやすくなります。

ツールの使われ方が一か所で見えると、残すものを決めやすくなります

ここまでの整理は、スプレッドシートの一覧からでも始められます。
ただ、ツールが増えてくると、使われた回数を手で集めて一覧を最新に保つ作業が、だんだん重くなっていきます。

当社の組織のAIポータル「AI Portalize」では、社内で作ったAIツールを登録して全社に公開でき、使われた回数と使った人数が分かります。
よく使われているツールと使われていないツールの見分けがつくので、「残すもの」と「消すもの」を決めるときの材料にもなります。
一覧の手入れが追いつかなくなってきたときは、考え方の参考になるかもしれません。

保守は、コアと複数人で使うものから始めれば十分です

全部のツールをきちんと管理する必要はありません。
業務のコアになっているものと複数人で使われているものに絞り、担当は共有する時点で決め、消すときは非表示を1段はさみます。
これだけでも、増えすぎたツールに振り回される状態からは抜け出せると思います。

最初の棚卸しは、業務のコアと複数人で使われているツールに、担当の名前が付いているかを見るだけでも足ります。