生成AIの活用ノウハウを社内で共有する方法。事例・プロンプト・作ったAIツールを1か所に集める

「あの部署の人、AIで議事録をすごく速くまとめているらしい」という話は聞こえてくるのに、どうやっているのかは誰も知らない。
生成AIを使う人が増え始めた組織では、こうした状態がよく起きます。

生成AIのノウハウを社内で共有するには、使い方の事例、プロンプト、作ったAIツールを同じ形にそろえて1か所に集め、集める場・知らせる場・探せる場を分けて回します。
この記事では、ノウハウが広がらない理由と、共有するものの種類から見ていきます。
後半では、事例カードの項目、作ったAIツールの置き方、場の分け方、使われた回数を作った人に返す方法を扱います。

社内で作ったAIボットを作成から共有、改善まで回す全体の流れは、社内AIボットを共通資産にする。作成・共有・改善のサイクルにまとめています。

生成AIのノウハウは、使った人の画面の中で止まりやすい

最初に、放っておくとなぜ広がらないのかを見ておきます。
ここを押さえておくと、後で決める形式や場の意味が分かりやすくなります。

生成AIの使い方は、使った人の画面の中で完結します。
資料づくりや会議の準備など、ほかの人から作業の途中が見えない場面で使われることが多いからです。
そのため、うまくいった工夫があっても、隣の席の人にさえ伝わりません。

共有の場を作っても止まる理由は、おおむね次の3つに分かれます。

• 属人化している：工夫を知っているのが本人だけで、本人が忙しいと誰にも伝わらない

• 形式がない：書き方が人によって違い、読んだ人が自分の業務で試せるかを判断できない

• 続かない：最初の数件は集まっても反応が返らず、投稿する人が減っていく

この中で見落とされやすいのが、続かないという理由です。
書いた人に「見られた」「使われた」という手応えが返らないと、次に書く理由がなくなります。
この記事の後半で、使われた回数を作った人に返す話に字数を割いているのはそのためです。

使われたかが作った人に返らないことは、生成AIのツールが社内で共有されない理由の4つ目にもあたります。

「ナレッジの共有はなぜ難しいのか」という問いには、書く手間に加えて、書いたあとに何も返ってこないことが大きい、と答えられると思います。

共有するノウハウは、事例・プロンプト・作ったAIツール・失敗談の4つに分かれる

次に、何を集めるのかを決めます。
「AIのノウハウを共有しよう」と呼びかけたとき、受け取った側は何を出せばよいと考えるでしょうか？
「プロンプト」と思う人もいれば「うまくいった話」と思う人もいますが、どれを出すかで書き方も置き方も変わります。

4つは別々の物ではなく、つながっています。
1件の事例の中に、そのとき使ったプロンプトやツールがあり、うまくいかなかった試しも含まれているのが普通です。
そのため、種類ごとに別の場所へ集めるより、事例を入口にするほうが使う人は迷いません。
プロンプトやツールは、その事例から開けるようにしておきます。

公開されている例では、東京都デジタルサービス局が2024年1月に、文章生成AIの活用事例集を公表しています。
職員向けのアイデアソンで生まれた事例や専門家の知見をもとにした34件が載っています。
各事例にはプロンプトが付いていて、事例を読んだ職員が同じ指示で試せる形になっています（東京都：文章生成AI活用事例集の公表）。

失敗談は、集めようとしないと集まりません。
うまくいった話は自分から出す人がいても、うまくいかなかった話は「わざわざ言うほどでもない」と思われて流れていきます。
事例の形式に「うまくいかなかったこと」の欄を作っておくと、失敗談も事例と一緒に集めやすくなります。

プロンプトだけを共有するときの項目や更新担当の決め方は、プロンプトを社内で共有する方法。共有する項目と更新担当の決め方で扱っています。

事例は、6つの項目のカードにそろえると試せる形になる

形式が人によって違うと、読む人は「結局、何を使ったのか」「自分の業務でもできるのか」を1件ずつ読み解く手間がかかります。
ここでは、事例を1枚のカードにそろえるときの項目を見ていきます。

結果の欄は、測った数字が無ければ空けておいてかまいません。
「たぶん半分くらいになった」と書くと、読んだ人がその数字を前提に話を進めてしまうからです。
もちろん、時間を測っていた人には数字で書いてもらいます。

入れてはいけない情報は、全社のルールを写すより、その使い方で起きやすいものを具体的に書きます。
例えば問い合わせメールの返信案を作る事例なら、「お客様の名前と注文番号は伏せてから貼る」と書いておきます。
同じ使い方を試す人の目に、その一行が手順と一緒に入るようにしておくのがねらいです。

カードは長く書かないほうが読まれます。
1枚を数分で読み終えられる長さにして、詳しいことは連絡先の人に聞けるようにしておきます。

本人に書いてもらうのが難しいときは、推進担当が聞き取ってカードに起こしてもかまいません。
聞き取りの項目や、事例を社内広報に広げる進め方は、現場の成功事例をコンテンツに変える。社内広報とナレッジ共有で書いています。

作ったAIツールは、事例と同じ場所に置くとその場で試せる

事例やプロンプトに比べて、置き場所が決まっていないことが多いのが、社員が作ったAIツールです。
この節では、GemやGemini Notebookを事例と同じ場所に並べる理由と、置く前に確かめておくことを見ていきます。

事例カードを読んで「自分も使いたい」と思った人がそこからツールを開けないと、作った人に「あれ、どこにありますか？」と聞きに行くことになります。
カードの「使ったAI」の欄に共有リンクを書き、ツールの一覧の側からも事例を開けるようにしておくと、読んだ人はその場で試せます。

置く前に、共有した相手から何が見えるかを確かめておきます。
2026年10月23日時点のGoogleのヘルプによると、Gemを共有された閲覧者は、そのGemを使えます。
あわせて、カスタム指示とアップロードされたファイルも見られます。

Gemini Notebookでも、閲覧者はソースとメモを読めます。
チャットだけを表示するリンクで共有しても、ほかの操作でソースにたどり着ける場合があるとされています。

つまり、ツールの中身は、共有した相手の全員に見えるものとして扱います。
見せられない資料が入っているツールは、事例と一緒に全社へ出す前に、資料を差し替えるか、共有の範囲を部署に絞ります。

ツールの本体だけに頼らない持ち方も要ります。
GeminiのGemは、会社のWorkspaceのアカウント（Business・Enterprise など）では2027年3月に提供を終える予定です。
終了に合わせて、Gemは自動でスキルに移されます（2026年10月23日時点のGoogleのヘルプによる）。
置き場所や形が変わっても事例が使えるように、カードの「やり方」の欄には指示の本文の写しを残しておきます。

プロンプトのまま配るか、Gemにするか、Gemini Notebookにするかの選び方は、AIツールの社内共有はどの形で配るか。プロンプト・Gem・Gemini Notebookの選び方にまとめています。

集める場・知らせる場・探せる場は、役目を分けて用意する

形式と置き場所が決まったら、次は人が動く場を作ります。
集める場、知らせる場、探せる場は役目が違うので、1つで済ませようとせずに分けて考えます。

集める場は、普段の仕事で開いているチャットに置きます。
SlackやTeamsに生成AIの活用を書き込むチャンネルを1つ作り、そこを投稿の入口にします。
新しい画面を開く手間がないほうが、思いついたときに書きやすいからです。

ただ、チャンネルを作っただけでは、投稿はなかなか始まりません。
「完璧でなくてよい」「書けば誰かが見てくれる」と思えるかどうかで、最初の投稿の出方は変わると思います。

そのため、投稿のきっかけを業務の流れの中に置きます。
推進担当が自分の小さな工夫を先に書く、研修の感想の書き込み先をチャンネルに決めておく、といったやり方です。
勉強会の資料をチャンネルに置いておけば、資料を見に来た人がそのままチャンネルに加わりやすくなります。
投稿の型（使ったAI・やってみたこと・感想）をチャンネルの上に固定しておくと、初めての人も書き始めやすくなります。

知らせる場は、「チャンネルがあるのは知っているけれど、開いていない」という人に届けるためのものです。
週に1回、チャンネルの投稿から数件を選んで短くまとめ、全社のチャンネルや社内報、部署の定例で紹介します。
紹介するときに書いた人の名前を添えると、本人にとっても手応えになります。

探せる場は、担当が替わって「来月から請求書の確認もお願い」と言われた人のように、あとから必要になった人のためのものです。
チャットの投稿は、日がたつと流れてしまいます。
そこで、知らせる場で紹介したものを事例カードに起こし、業務や職種のタグを付けて一覧に入れていきます。
まとめを送って届ける知らせ方と、必要なときに一覧から引く探し方は、どちらかではなく両方を使います。

「ノウハウの共有にはどのツールがよいのか」と聞かれることもあります。
専用のツールが無くても、チャットのチャンネルとスプレッドシートの一覧があれば始められます。
選ぶときは、次の3点で比べると判断しやすくなります。
名前やタグで探せるか、カードからツールをそのまま開けるか、どれが使われているかが分かるか、です。

使われた回数を作った人に返し、よく共有する人を協力者に迎える

ここからは、共有を続けるための仕組みです。
冒頭で見た「続かない」を防ぐのは、書いた人や作った人に返る手応えです。

作った人は、何が返ってくれば「また共有しよう」と思えるでしょうか？
多くの場合、それは自分の事例やツールがどれだけ使われたかが分かることです。
「いいね」やコメントも励みになりますが、ツールが何人に何回使われたかが見えると、直す理由も次を作る理由もはっきりします。

ただ、使われた回数がどこまで分かるかは、置き方によって違います。
Gemini Notebookには、過去7日の1日あたりのユーザー数とクエリ数を確かめられるアナリティクスの機能があります（2026年10月23日時点のGoogleのヘルプによる）。
表示されるのは、自分以外の4人以上と共有していて、過去7日にチャットがあったときです。

一方で、スプレッドシートに貼ったプロンプトは、写して使われても回数が残りません。
回数が残らないものは、知らせる場で紹介したあとに「使ってみた」という書き込みを集めるなど、反応を作った人に戻す道を別に用意します。

使われた記録は、協力者を見つける材料にもなります。
頼まれなくてもチャンネルに工夫を書き込む人は、社内でノウハウの出どころになっている人です。
作ったツールがほかの部署でも使われている人も、同じように見てよいと思います。
そうした人に、週1回のまとめを一緒に選んでもらう、勉強会で使い方を見せてもらうなど、共有を回す役目に加わってもらいます。

もちろん、記録だけで決める必要はありません。
投稿は少なくても、聞かれたら丁寧に教えている人もいるので、記録で候補を挙げたうえで周りの話も聞いて声をかけます。
手挙げではなく利用の記録から推進の中核を見つける考え方は、AI推進メンバーの選び方。手挙げではなく利用ログで中核を見つけるで書いています。

事例とAIツールを同じ場所で探せて、使われ方まで見える置き場所を用意できる

ここまでの仕組みは、チャットとスプレッドシートだけでも回せます。
ただ、事例やツールが増えてくると、一覧を整える手間と、使われた回数を集める手間が推進担当に寄っていきます。

私たちの組織のAIポータル「AI Portalize」では、GemやGemini Notebookを登録すると全社から名前・説明・タグで探せるようになり、ツールごとに使われた回数と使っている人が見えます。
事例やプロンプトは、社員が書いて全社に出せるナレッジの記事として、ツールと同じ場所に置けます。

最初のカードは、推進担当が自分の事例で書く

生成AIのノウハウの共有は、事例・プロンプト・作ったAIツールを同じ形にそろえ、集める場、知らせる場、探せる場を分けるところから始まります。
続くかどうかは、使われた手応えが作った人に返るかどうかに左右されます。

まずは推進担当が、最近うまくいった自分の使い方を1つ選び、6つの項目でカードにしてチャンネルに置いてみてください。
その1枚が、ほかの人が書くときの見本になります。