AIの精度が低いと言われる前に。段階処理を現場の標準手順にする

「試してみたけど、精度が低くて使えなかった」という評価が、推進を進めていると返ってきます。
一度この評価が下されると覆すのは難しく、本人の中ではすでに検証済みの結論になっているからです。

ただ、実際にどう使ったかを聞いてみると、多くの場合1回の依頼で完成品を求めています。
「この議事録から報告書を作って」「この業界について調査レポートを作って」。
この使い方では、AIの精度を上げようがありません。

ここでは、段階処理を現場の標準手順にする方法を整理します。
指示設計そのものを掘り下げたい場合は複雑な業務をAIに任せる指示設計。段階に分けて考えさせるにまとめてあります。

一発で聞くほど、精度は落ちる

なぜ1回の依頼だと精度が落ちるのか、理由は3つに整理できます。

ひとつは、判断が同時に走る点です。
「報告書を作って」という依頼には何を拾うか・どう構成するか・どう表現するかという複数の判断が含まれ、同時に処理されるとそれぞれが浅くなります。

次が、途中で軌道修正できない点です。
出てきたものが違っていた場合、どの段階で外れたのかが分からず、結局は全部作り直す羽目になります。

もうひとつが、期待の言語化が足りていない点です。
依頼した人の頭の中には完成イメージがあっても、それが文字になっていないため、1回で聞くと暗黙の期待が伝わらないまま処理されます。
これは人間に仕事を頼むときも同じで、新しく入った人に「報告書を作って」とだけ言っても、期待どおりのものが出てくる場面は稀です。
ただ、途中で確認しながら進めるのが普通で、AIについても同じだというだけの話になります。

段階処理は3ステップで、体感はむしろ速くなる

やり方は単純で、依頼を3段階に分けるだけです。

まず材料のほうを出させます。
「この議事録から、決定事項・宿題・懸案を箇条書きで抜き出してください」という形で、構成も表現も求めず、素材の抽出だけにとどめます。

次に、「これを部長向けの報告書にまとめる場合の見出し構成を3案出してください」と構成を決めさせ、ここで人が選びます。
この選択こそが、暗黙の期待を言語化する工程になっています。
複数案から選ぶ進め方そのものは一案で決めない意思決定。複数案を出して選ぶプロセスを標準にするで扱っています。

そのうえで選んだ構成で本文を書かせると、素材と構成がすでに決まっているぶん、ここでの精度は自然と高くなります。
3ステップに分けると確認が2回入り、ステップ1で素材の抜け漏れが分かり、ステップ2で方向のずれが分かります。
最後まで書かせてから作り直すのに比べて、かかる時間はむしろ短くなります。

段階処理を勧めると、必ず「手間が増える」という反応が返ってきますが、ここは実感と逆で、多くの場合は速くなります。
1回で聞いて出てきたものが期待と違った場合、やることは3つあります。
何が違うかを言語化する、直し方を指示する、出てきたものを検証する。

この往復を2〜3回やると、結局は段階処理より時間がかかります。
最後まで書かれたものを直すのは、構成を選び直すよりずっと手間で、手戻りの大きさが違います。

だから現場に伝えるときは、「精度が上がる」ではなく「やり直しが減る」と言ったほうが響きます。
精度は抽象的ですが、やり直しのほうは体感があるからです。

議事録・調査・企画書では、それぞれこう聞く

実際の3ステップがどうなるかを、業務別に書いておきます。

議事録の場合、ステップ1では「この文字起こしから、①決定したこと ②誰かの宿題になったこと ③結論が出なかったこと を分けて箇条書きにしてください、発言者が特定できるものは名前を添えてください」と頼みます。
ステップ2では「この内容を、会議に出ていない部長に共有する形にします、見出し構成を2案出してください、1案は決定事項を先に出す形、もう1案は経緯から入る形でお願いします」と頼みます。
ステップ3では「1案目で本文を書いてください、全体で800字程度、宿題は担当者と期限が分かる形にしてください」と指示して書かせます。

議事録そのものの回し方は議事録作成を仕組みに寄せる。1万字の文字起こしを要約で回すにまとめてあります。
ここではステップ1で分類を指定していることが効いていて、ここを「要約して」にすると決定と懸案が混ざった文章が出てきます。

調査の場合、ステップ1では「この会社について、事業内容・主要な取引先・直近の発表を、出典を添えて箇条書きにしてください、分からない項目は分からないと書いてください」と頼みます。
ステップ2では「この情報のうち、当社が提案する際に押さえるべき点を3つ挙げてください、理由も添えてください」と絞り込みます。
ステップ3では「その3点を、商談前に読む1枚のメモにまとめてください」とまとめます。
調査の型そのものは取引先を調べる力を標準化する。営業前調査と与信の目線で個別に扱っています。

ここでのコツは、ステップ1で「分からないと書いてください」を入れる点です。
この一言があると埋め合わせで書かれた不確かな情報が減り、調査ではここがもっとも事故につながりやすい部分です。

企画書の場合、ステップ1では「この課題について、考えられる打ち手を5案挙げてください、それぞれ必要な工数と想定される効果を添えてください」と広げます。
ステップ2では「この5案を、実現しやすさと効果の2軸で整理してください」と依頼します。
ステップ3では「上位2案について、それぞれ稟議に出す形の企画書を書いてください」と指示して形にします。

企画書の場合は、ステップ2の整理が判断の材料になっている点が重要です。
ここを人が見て選べば、企画の中身に自分の判断が入ります。
1回で書かせた企画書は、書いた本人が説明できません。

手順書は3ステップまでに絞り、効かない場合も見分ける

現場に配る形のほうも決めておき、業務ごとに1枚で「議事録から報告書を作る」「商談前の企業調査をする」「企画書を作る」というふうに、汎用の手順書ではなく業務の単位で作ります。
手順書で押さえるのは3点で、ひとつは依頼文をそのまま載せる点です。
「素材を抽出させる」という説明ではなく、コピーしてそのまま使える文章のほうを載せます。
解説は不要で、貼れる点にこそ価値があります。

次が、人が判断する箇所を明示する点です。
ステップ2で選ぶ場面、ステップ1で抜けを確認する場面がそれにあたります。
ここを「確認する」と書いておかないと、そのまま次に進んでしまい、工程の意味がなくなります。

もうひとつが、3ステップより増やさない点で、5段階の手順書は使われません。
細かくしたくなっても、3つに収めます。
配る作法の全体像は全社共通のプロンプト作法を決める。押さえるべき7つの基本にまとめてあります。

一方で、段階に分けても改善しない場合があり、ここを見分けておかないと現場は手順どおりやったのにできないという結論になってしまいます。

ひとつが、参照させている資料に情報がない場合で、段階処理は材料がある前提で効くため、資料に書かれていない内容はどう聞いても出てこず、これは資料の側の問題になります。
また、資料が読める形式でない場合もあり、画像として保存されたPDFが、その典型です。
見分け方は社内PDFがAIで読めない理由。2種類のPDFと文書資産の棚卸しで扱っています。

もうひとつが、求めているものが判断そのものである場合です。
「この契約を受けてよいか」のような依頼は段階に分けても答えが出ず、判断の材料を出させるところまでがAIに任せられる範囲です。

手順書の末尾に、「3ステップでも改善しない場合は、参照している資料に情報があるかを確認してください」と1行入れておきます。

資料の側に原因があると分かったときの手当ては、社内ナレッジをAIで活用する方法。ツール導入・RAG・手持ちのAIの選び方のほうで、読ませる文書の選び方から整理しています。

失敗は、1回で完成品を求めるところに集まる

多いのが、1回の依頼で完成品を求めてしまう失敗で、判断が同時に走って浅くなり、しかも途中で軌道修正ができません。

次が、ステップ1を「要約して」にしてしまう失敗で、分類を指定しないと性質の違う情報が混ざってしまいます。
3つ目が、ステップ2を飛ばしてしまう失敗で、構成を選ぶ工程こそが暗黙の期待を言語化する工程なので、ここを飛ばすと結局1回で聞くのと同じになります。
手順書に解説を書くのもよくある失敗で、現場が欲しいのは貼れる文章のほうです。

「精度が上がる」と説明することも、避けておきたい失敗のひとつです。
そう言うと手間が増えると受け取られるので、「やり直しが減る」と言います。

段階ごとに貼れる文章を探すなら、組織のAIポータル「AI Portalize」に検証済みの見本が500以上あり、やりたいことから検索して、そのままコピーして自分用に直して使えます。

精度が低いのではなく、依頼が一発勝負になっている

「精度が低い」という評価の多くは、1回の依頼で完成品を求める使い方から来ています。

判断が同時に走り、軌道修正できず、暗黙の期待が伝わっていません。
一言でいうと、対策は3ステップの段階処理で、まず材料を出させて分類を指定し、次に構成を出させて人が選び、最後に書かせます。
途中で確認が2回入るので、最後まで書かせてから作り直すよりむしろ速くなります。

現場に配るときは、業務ごとに1枚、依頼文をそのまま載せ、人が判断する箇所を明示し、3ステップより増やしません。
伝え方も、「精度が上がる」ではなく「やり直しが減る」にします。
改善しない場合は、参照している資料に情報があるか、資料が読める形式か、求めているものが判断そのものではないかを確認します。

自部門でよくやる業務は、いま何回のやり取りで仕上げているでしょうか？
まずは1つ選んで、3ステップの依頼文を書いてみましょう。