成果物のフォーマットを先に決める。指示のばらつきを構造でなくす

「競合を調べておいて」と頼んだときに、返ってくるものの形が人によって違います。
箇条書きで返す人もいれば、表で返す人も、文章で返す人もいます。
依頼した側は表がほしかったので「そうじゃない」というやり取りが発生し、この往復こそが成果物のばらつきの実体です。

今回は、AIの出力の形式を先に指定して、このばらつきを構造ごとなくす話を書いていきます。
品質を組織でそろえる全体像はAIアウトプットの品質を組織でそろえる。標準化とレビュー体制にまとめてあります。

同じ依頼でも、出てくる形が人によって違う

なぜ形が違うのでしょうか？
依頼の時点で、形が決まっていないからです。

依頼した側の頭の中には完成イメージがあるのに、それが文字になっていないという「暗黙の期待」が、必ずそこにあります。
受け取る側は、その人のそれまでの経験にもとづいて、自分の判断で形を選びます。
出てきたものを見てから「表にしてほしい」と伝え、そこでようやく作り直すという往復が、必ず発生します。
1回の作り直しに30分かかるなら、依頼のたびに30分が無駄になり、このコストは実のところかなり大きいものです。

つまり、対処そのものは単純で、依頼の時点で形を指定しておくだけです。
コストがゼロで、次の依頼からそのまま往復が消え、特別な技能も要らないので、おそらく最も費用対効果の高い改善です。
毎回考えるのではなく、決まった形のなかから選べるように、形式の選択肢のほうをあらかじめ用意しておきます。
よく使う形は、4つ程度に収まります。

よく使う形は、4つに絞れる

その4つを、具体的に見ていきます。
表は、複数の対象を同じ項目で比べるときに使い、競合の比較や選択肢の整理、実績の一覧などが当てはまります。
「表形式で、列は〇〇、〇〇、〇〇」と列名まで指定しておくのが要点です。
番号付きのリストは、手順や優先順位、時系列のように順序があるときに使い、「番号付きで。〇件」と件数まで指定しておくと量もそろいます。

結論先出しの文章は、報告や提案、依頼のように判断を求めるときに使い、「結論を1文目に置いて、その後に根拠を3点」という書き方になります。
選択肢の並列は、A案・B案・C案とそれぞれの影響を出すような、判断の材料を出す場面で使い、「3案を出して、各案について内容・費用・期間・想定される課題を並べる」という指定になります。
最後の並列型が、いちばん使われていません。

それでも、判断の材料を出す場面では、この形を使う価値があります。
判断を求める場面で選択肢の形にして出させると、そこからの議論がはっきり速くなるからです。
表の出力そのものの作法は一覧や数値の出力を信頼できる形にする。AIの表出力の作法にまとめてあります。

業務ごとに形を決め、部門別のフォーマット集を配る

運用の設計としては、毎回選ぶのではなく業務ごとに形を決めておきます。
よく発生する業務について成果物の形を1つずつ決めておき、競合の調査は表、手順書は番号付きリスト、上司への報告は結論先出しの文章、企画の提案は選択肢の並列、というように割り当てます。
列名や項目も、あわせて決めておき、競合の調査であれば比べる項目を8つ決めておくと、毎回同じ項目で比較できます。
分量も、報告書は800字、議事録は1200字というように決めておくと、依頼するときに「いつもの形で」の一言で済みます。

決めた形は、業務ごとの成果物の形を並べた一覧として文書にしておき、たいてい1枚に収まります。
配布は、全社共通ではなく部門別にします。
業務が部門ごとに違うので、共通の集を作っても当てはまらないからです。

部門別の集に入れるのは、その部門でよく発生する業務5〜10件で、業務名・成果物の形・項目や列名・分量の4項目と、そのまま貼れる指示文を添えます。
作るのは、あくまで部門の中の人です。
推進担当が作ると実務と合わなくなるので、推進担当がやるのは様式を決めて書いてもらうところまでにします。

過去の良い成果物から起こすほうが、ゼロから設計するより速く、実務にもきちんと合います。
過去に評価が高かった成果物を3本並べて、そこに共通する形を抜き出します。
スライドの構成テンプレートは提案資料の質を組織でそろえる。AIスライド生成の2段階プロセスにまとめてあります。

指定しないほうがよい場面もあり、集は定期的に見直す

ここで、例外についても見ておきます。
形を決めないほうがよい場面が、3つあります。

何が出てくるか分からない探索の段階では、「この課題について考えられる打ち手を挙げてください」というような依頼で形を決めてしまうと、思考のほうが狭まります。
相手に形を選ばせたい場合は、「最も伝わる形で」と依頼して、出てきた形を見てから判断します。
一度で終わる依頼は、そもそも定型化する価値がありません。

なかでも探索の段階が重要で、企画の初期や問題の切り分けの場面では、形を決めないほうが良い案が出てくるからです。
判断の目安は「答えの形が想像できるかどうか」で、想像できるなら形を指定し、想像できないなら指定しません。

作った後は、四半期に一度、集を見直します。
使われているかどうかは、決めた形で成果物が出てきているかで見て、出てきていないなら実務と合っていないと判断します。
往復が減っているかどうかは「そうじゃない」というやり取りの回数で見て、新しい業務が増えていないかどうかもあわせて確認します。
使われていない形は外し、集が膨らむとそもそも参照されなくなります。

良い成果物が出たら形のほうを更新し、評価が高かった成果物の形を集に反映していきます。
更新のオーナーも、部門ごとに決めておきます。
段階に分けて考えさせる設計は複雑な業務をAIに任せる指示設計。段階に分けて考えさせるにまとめてあります。

形式だけでは、質までは保証されない

うまくいかない場合についても、見ておきます。
原因は3つです。

形式の指定が曖昧だと、「表で」だけでは列が毎回違ってくるので、列名まで指定します。
素材が足りないと、形は揃っても中身のほうが一般論になるので、素材を渡す工程が別に必要です。
業務の内容がそもそも形に合っていない場合は、表で出すべきでない内容を表にしていることが多く、そこは形のほうを見直します。

なかでも多いのが素材不足で、そもそも形式の指定は中身の質までは保証しません。
だから「形式の指定」と「素材を渡すこと」は、別の対処として認識しておきます。

実務では、その両方がどちらも必要になります。
文章の品質基準そのものは「AIが書いた感」を組織として許容しない。対外文章の品質基準を決める、分量の規格化は報告書・議事録の分量を規格化する。読み手の時間を守るにまとめてあります。

形式を指定した依頼文をゼロから書く前に、私たちの組織のAIポータル「AI Portalize」で500以上の検証済みの見本から近いものを探し、コピーして直す方法もあります。

成果物は、形を決めるだけでそろう

成果物の形は、何が決めているのでしょうか？
依頼の時点で形を指定しているかどうかです。

同じ依頼でも形が違ってくるのは、依頼の時点で形が決まっていないためで、そこから往復が発生し、そのコストのほうが大きくなります。
形式を指定するだけでその往復は消え、コストはゼロで効果は即座に出て誰にでもできる、おそらく最も費用対効果の高い改善です。
よく使う形は4つで、列名まで指定する表、件数まで指定する番号付きリスト、結論先出しの文章、判断を求める場面で効く選択肢の並列です。

そのうえで業務ごとに使う形を決め、列名や項目、分量のほうも決めておくと、「いつもの形で」の一言で済むようになります。
配布は部門別の形にし、5〜10件の業務について業務名・形・項目・分量に、そのまま貼れる指示文を添えます。
作るのは部門の中の人で、過去の良い成果物3本から起こします。

ただ、探索の段階では形を決めず、「答えの形が想像できるかどうか」で判断します。
四半期に一度見直して使われていない形は外し、良い成果物が出てきたら形のほうを更新していきます。
また、形式の指定と素材を渡すことは別の対処で、形が揃っても素材がなければ中身は一般論のままです。

まずは自部門でよく発生する業務を3件選んで、成果物の形と項目を決めておくと、指示のばらつきはそこで収まります。