報告書・議事録の分量を規格化する。読み手の時間を守る

AIを使うようになると、書くコストが下がったぶん、文書はとにかく長くなります。
読むコストのほうはまったく下がっていないので、結果として読まれない文書だけが増えていきます。
20ページの報告書や、5000字の議事録は、書くのに30分かかって、読むほうにも30分かかります。

今回は、AIに文字数を指定して、報告書や議事録の分量を規格化していく話を書いていきます。
品質を組織でそろえる全体像はAIアウトプットの品質を組織でそろえる。標準化とレビュー体制にまとめてあります。

長い報告書は読まれない。だから分量を規格にする

なぜ長くなるのでしょうか？
理由は3つあります。
書くコストと読むコストの非対称、「聞かれたときに答えられるように」と項目を増やしてしまう癖、分量が努力の証だと思われている風潮です。
もっとも厄介なのは最後の風潮で、「短い報告書は手を抜いている」と思われる文化が残ったままだと、分量はまず減りません。

だからこそ、分量のほうを規格として決め、個人の判断には任せず組織のルールに落とし込みます。
やり方には順番があります。
まず文書の種類ごとに、分量の上限を「〜字以内」の形で決めます。
「〜字程度」と表現を曖昧にした時点で、分量は増えていきます。

そのうえで、読み手が使える時間のほうから逆算します。
1分で400〜600字読めるので、読み手が3分使えるなら1200〜1800字です。
役員に3分もらえるなら600〜1200字、部門長に10分なら4000字といった具合になりますが、ここを想像で決めず、実際に本人へ聞いて確認します。
規格を守れないときは、分量を増やすのではなく、載せる内容のほうを絞ります。

文書種別ごとの目安。詳細版は読まれない前提で作る

実際の数字はどれくらいでしょうか？
あくまで参考の値ですが、書き出しておきます。

議事録は1200字で、1時間の会議であればこの分量に収まり、決定事項・宿題・結論が出なかったこと・次回の議題が入ります。
週次報告は800字で、3〜5の指標に打ち手を添えます。
月次報告は2000字で、数字と分析と打ち手を書きます。

役員向けの報告は600字で、A4半分に結論と判断してほしいことだけを書きます。
調査レポートの要約版は1200字で、詳細版は別に置きます。
提案書は文字数ではなく、スライド10枚以内の枚数で決めます。

メールは400字で、これを超えるとまず読まれません。
詳細版のほうは要約版とは別立てで持っておき、規格の対象を要約版だけにして詳細版は参照用に回します。
網羅性を求める人にはこの詳細版があると伝えられるので、詳細版そのものは読まれなくて構わないというのが前提になります。

詳細版が果たす役割は3つあります。
聞かれたときに出す材料、判断の根拠として残る経緯、網羅性を求める人に言える「詳細はこちらに」の一言です。

ただ、詳細版に多くの時間をかける必要はありません。
要約版から作るのではなく、詳細版を先に作ったうえで、そこから要約版を起こします。
要約版から詳細版を作ると根拠が薄くなるので、この順序が重要で、詳細を先に作ってそこから削っていきます。

この削る作業は、AIに任せられます。
「この文書を1200字に要約してください。判断してほしいことを、1行目に」といった形で依頼します。
議事録そのものの型は議事録作成を仕組みに寄せる。1万字の文字起こしを要約で回すにまとめてあります。

出力の長さは、指示の書き方でコントロールする

「簡潔に」「短めに」と書いて、狙いどおりの長さになったことはあるでしょうか？
効かないのはまさにこの手の指示で、解釈の幅が広すぎて長さの判断が書く側に委ねられてしまいます。
効くのは3つです。
文字数の指定、項目数の指定、そして構造そのものの指定です。

文字数は「800字以内で」と指定します。
項目数は「3点に絞って」「上位5件だけ」のように指定し、文字数より効くこともあります。

構造は「結論を1文、根拠を3点、各2行で」と指定します。
構造さえ決めてしまえば、分量もおのずと決まります。

この3つのうち、もっとも確実なのは構造の指定です。
文字数の指定は守られないことがありますが、構造の指定は分量を安定させます。

もうひとつ効くのが、削るための指示を別に出す方法で、一度書かせてから「これを半分にしてください」と依頼します。
最初から短く書かせるより、後から削るほうが質は保たれます。

削るときは、何を残すのかも指定します。
「判断に必要な情報を残して、背景の説明のほうを削ってください」といった形で書き添えます。
フォーマットの指定そのものは成果物のフォーマットを先に決める。指示のばらつきを構造でなくす、段階に分ける設計は複雑な業務をAIに任せる指示設計。段階に分けて考えさせるにまとめてあります。

規格は社内テンプレに落とし込んで初めて定着する

規格を決めただけでは現場は動かず、個人の心がけに任せていてはまず守られません。
やり方は3つあります。
テンプレートに分量を書き、提出フォームに文字数の欄を置き、会議資料の枚数を制限します。
テンプレートに「本文：800字以内」と書いておけば、開いたときに自然と目に入ります。

提出フォームは自分で数える形にして、超えたら提出できないほど強くはせず、警告だけにしておきます。
会議資料は「議題ごとに1枚」で枚数を制限します。

あわせて、規格を超えてしまった場合の扱いも決めておきます。
現実的な対応は「超える場合は、理由を1行書く」です。
理由を書く手間があるだけで、多くの場合はそこで自分から削ります。
もちろん、正当な理由があればそのまま通します。

さらに、規格を守った文書のほうをきちんと評価し、「短くまとまっていて分かりやすい」とはっきり口に出して伝えます。
これが、分量の多さを努力の証と見なす文化を変えていきます。
レポートの設計そのものは分析レポートを自動生成する。数字を見る習慣を組織に埋め込むにまとめてあります。

短くすると失われるものがある

分量を削れば、それで済むのでしょうか？
短くすることには、副作用があります。

副作用は3つです。
前提の説明が落ちる点、根拠が薄くなる点、例外や留保が落ちる点です。
もっとも危ないのは最後の点で、「ただしこの場合は違う」の一文が消えて断定的な記述だけが残ると、読み手が誤った前提で判断してしまいます。

だからこそ例外と留保のほうは残し、削るのは背景の説明と判断に不要な詳細だけにします。
読み手がその前提を知っているかどうかも確認し、知らないのであれば前提の説明を残すか詳細版へのリンクを添えます。

判断の目安は「削っても、判断が変わらないかどうか」です。
判断が変わるのであれば、そこは残しておきます。
調査結果の共有そのものは調査結果を読まれる形に変える。社内共有までを一連の業務にするで扱っています。

気をつけたいのは、「簡潔に」と指示する、要約版から詳細版を作る、分量を「〜字程度」で決める、読み手が使える時間を想像で決める、規格を個人の心がけに任せる、例外や留保まで削る、分量の多さを努力の証と見なす文化を変えないままにする、の7つです。
どれも、数字か構造で指定して、詳細を先に作って削って、「〜字以内」と決めて、使える時間を確認して、テンプレートに書いて、背景の説明だけを削って、規格を守った文書を評価すれば避けられます。

分量の規格をテンプレートに書き込むところまで、私たちのAI伴走支援では社内研修や推進体制づくりの一部として、現場の担当者と一緒に進めています。

分量は上限として決め、削るのは背景の説明だけにする

文書が長くなる理由は、書くコストと読むコストの非対称、網羅性への思い込み、分量の多さを努力の証と見なす風潮の3つです。
もっとも厄介なのは最後の風潮で、これは組織の文化の問題になります。

分量は上限として決めます。
「〜字程度」ではなく「〜字以内」の形で、読み手が使える時間から逆算します。
1分で400〜600字が目安です。

目安は、議事録1200字、週次報告800字、月次報告2000字、役員向け600字、メール400字といったところです。
詳細版は別立てで持ち、要約版だけを規格の対象にします。
指示は、文字数・項目数・構造のいずれかで指定しますが、なかでも構造での指定がもっとも確実です。

一度書かせてから削るほうが、質は保たれます。
定着させるには、テンプレートに分量を書き、提出フォームに文字数の欄を置き、会議資料の枚数を制限します。
例外は「超える場合は理由を1行書く」の形にして、規格を守った文書のほうを評価します。
ただし削るときは例外と留保のほうを残し、判断が変わる記述を削ってはいけません。

まずは自部門でよく作る文書を1種類選んで、分量の上限を決めるとしたら、まず何文字にしますか。