仕事の効率化の考え方。作業をやめる・まとめるところから始めて、AIは最後に使う

仕事の効率化は、作業をやめる、まとめる、入れ替える、簡単にするの順で考えます。
いきなり道具やAIを入れても、やめられる作業を速くするだけで、手間は減りません。

AIが役に立つのは最後の「簡単にする」の段で、メールの要約や文章の下書きのような、読む・書く手間が大きい作業です。

仕事の効率化を考える4つの順番

仕事の効率化の考え方は、農林水産省のサイトで公開されている講座資料「現場改善を進める第一歩」で、ECRS（イー・シー・アール・エス）の原則として整理されています。
もとは工場の現場改善で使われてきた考え方ですが、事務の仕事にもそのまま当てはめられると当社では考えています。

資料は、見つけた問題や無駄を、次の順番で改善していくとしています。

1. やめられないか（省略）
2. 一緒にできないか（統合）
3. 入れ替えられないか（変更）
4. 簡単にできないか（単純化）

4番目の単純化の例として、資料は自動化を挙げていて、前の3つを検討したうえで行うものとしています。
また、省略と統合をせずにいきなり自動化やデジタル化をすると、やめられる無駄をそのまま自動化してしまい、効果的な投資にならない、とも書かれています。

一言でいうと、道具やAIを入れるのは最後です。
「AIで仕事を効率化したい」という声が上がりますが、その場合も、AIを使うのは4番目の「簡単にする」の段になります。

毎日の仕事に当てはめた例

4つの順番を事務の仕事に当てはめると、次のように考えられます。
表の中身は、説明のために当社が考えた例です。

例えば週次の進捗報告は、誰が何のために読むのかを整理すると、出さなくてよい項目が見つかることがあります。
「この項目は、前の週と同じ数字を毎回書いているだけ」と気づけば、やめるか、変わったときだけ書く形にできます。

表のどの行も、いちばん左の「やめる」から考えます。
つまり、やめられない作業だけが、次の「まとめる」に進みます。

個人の工夫で終わってしまう場面

仕事の効率化は、個人の工夫ではうまくいっても、チームの仕事の進め方が変わらないまま終わることがあります。
そうなりやすい場面は、次の3つです。

• やり方が本人の頭の中にだけある

• 空いた時間が見えない

• 「やめる」を1人で決められない

やり方が本人の頭の中にだけあると、その人が異動したり休んだりしたときに、元の手間に戻ります。
手順を残して次の人が使える形にする考え方は、仕事の手順をAIに覚えさせる。社内の「型」を資産化する考え方で書いています。

空いた時間は、測っていなければ誰にも見えません。
見えないままでは効率化の成果として話せず、次の工夫につながりません。

最後の「やめる」は、報告や会議の相手がいるので、1人では決めにくいところです。
「この報告、もう要らないですよね？」と自分から言い出すのは、チームで決めた流れがないと難しいと思います。

内閣官房の業務の抜本見直し推進チームがまとめた手引き「業務見直しの進め方 Ver.1.0」（令和元年12月）も、利用頻度が少ない手続や調査は、そもそも廃止してよいのではという検討をしてよい、としています。
やめるかどうかを、担当者の判断に任せず、見直しの一部として話し合う形になっています。

チームで続けるための取り決め

個人の工夫をチームの仕事の進め方に変えるには、次の3つを先に取り決めます。

• 週に1つ、やめる作業を決める

• 変えた手順を1枚に残す

• 前と後の時間を測る

定例会議の最後の5分ほどで、「今週やめる作業」を1つだけ決めるやり方を、当社ではおすすめします。
ただ、5分は目安です。
1つに絞るのは、決めた作業を確かめる手間が増えすぎないようにするためです。

変えた手順は、次の人がそのまま使える1枚に残します。
やり方が1枚になっていれば、担当が変わっても、手間が元に戻りません。

前と後の時間は、分単位で1回だけ測れば足ります。
空いた時間の使い道もあわせて話しておくと、その時間が別の急ぎの仕事に埋もれません。

AIが手間を減らす場面と、人が決める場面

4つ目の「簡単にする」で、AIを使います。
Gmailのヘルプでは、Gmailの中のGeminiは、長いメールのやり取りを短い箇条書きにまとめたり、新しいメールを作ったり、下書きの口調や分かりやすさを整えたりできる、と説明されています。

利用には、対象のGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランへの登録が必要です。
自社で使えるかどうかは契約しているプランで変わるので、情報システムの担当者に確かめてください。

作業効率を上げるために、当社では、AIを使う作業を次のような作業に絞ることをおすすめします。

• 長い文章を読んで要点を取り出す

• 決まった型の文章を下書きする

• 書いたものの言い方を整える

どれも、人が最後に読んで直せる作業です。
ただ、AIの出力をそのまま送る使い方は、おすすめしません。

Geminiの入力欄に貼るプロンプトの例は次のとおりです。

次のメールのやり取りを読んで、決まったことと、私が返事をする必要があることに分けてください。

それぞれ3行以内の箇条書きにして、数字と日付は元の文のまま残してください。

業務ごとのプロンプトの例は、プロンプトテンプレートの例文集。業務でそのまま使える10本と社内での配り方にまとめています。
AIがまとめた内容は、元のメールと見比べてから使います。

数字の計算は、AIに任せません。
数字を扱う仕事の役割分担は、AIに計算させない。数字を扱う業務での役割分担を組織ルールにするで書いています。

「この件は断る」「この条件なら受ける」といった判断と責任は、人に残ります。
作業を減らしても、決める仕事までAIに渡す形にはしません。

すぐ使えるアプリを借りて、最初の1つを試す

AIを使う最初の1つは、ゼロから作らなくても試せます。
私たちの組織のAIポータル「AI Portalize」には、文章の整形や議事録づくりなど、すぐ使える業務アプリが300以上あり、自社の仕事に合わせて手直しして使えます。

どの部署で使われているかを数字で見られるので、効率化の工夫がチームに広がっているかも確かめられます。

仕事の効率化は、やめる作業を1つ決めるところから

仕事の効率化は、新しい道具を探す前に、今週の作業の中でやめられるものを1つ選ぶところから始まります。
次に、その作業を誰が何のためにしているかをチームで確かめ、やめるか、まとめるかを決めます。

AIは、残った作業のうち、読む・書く手間が大きいものに使います。
どの業務から手を付けるかが決まらないときは、AI化する業務が決まらないのページで、決まらない理由と進め方を扱っています。
棚卸しから優先順位付け、実装までの全体の手順は、業務のAI化の進め方。棚卸しから優先順位付け・実装までの手順にまとめています。

参照した情報（2026年10月30日に確認）

• 農林水産省「知識の講座『現場改善を進める第一歩』」（PDF）

• 内閣官房 業務の抜本見直し推進チーム「業務見直しの進め方 Ver.1.0」（PDF）

• Gmail ヘルプ「Gemini in Gmail を活用する」