提案前の準備を30分に短縮する。顧客リサーチとFAQ準備の標準化

商談の準備が薄いという相談は、営業部門でよく聞きます。

原因は意欲ではなく、企業を調べて質問を想定し資料をそろえるだけで1〜2時間かかってしまう、準備そのものの重さにあります。
訪問が1日3件ある日は準備の時間を確保できないので、商談準備をAIで30分に収める設計が要ります。

今回は、この標準化のやり方を書いていきます。
営業の工程全体への当てどころは営業のAI活用を型にする。企業研究から商談振り返りまでの標準セットにまとめてあります。

商談準備は営業の仕事のうちの一工程なので、職種全体のなかでの位置は職種別AI活用まとめ。営業・マーケ・人事・経理・法務の使いどころから見ると分かりやすいと思います。

準備時間が足りないまま、商談に入っている

商談の準備が薄いと、実際どんな場面でつまずくでしょうか？
現場でよく出てくる3つの場面を見ていきます。

相手の状況を聞くところから商談が始まると、公開情報で分かることを商談の時間で聞くことになるので、限られた時間の使い方として損です。
想定していない質問が来ると「確認します」で持ち帰ることになり、持ち帰った時点で次回まで話が進みません。
もうひとつが、相手の業界や規模で起きている状況を踏まえないまま話すと、提案が一般論になってしまうことです。

「準備をしていない」ことは、案外そのまま相手に伝わります。
ここが、最も損失の大きい部分だと思います。

30分の内訳を先に決めておく

ここから、30分に収める具体的な設計を見ていきます。

内訳は、企業と相手の状況を調べるのに10分（事業内容・直近の発表・想定される課題・業界の状況）、商談の設計に10分（何を聞くか・何を伝えるか・次のステップをどこに置くか）、想定される質問と答えの確認に5分、資料の準備に5分です。
この配分には、2つの要点があります。
ひとつは、それ以上調べても商談で使う情報は増えないので、調べる時間を10分までに区切ることです。
「調べる」に時間を使いすぎるのが、準備が長引く最大の原因だと思います。

もうひとつは、既にある資料から選ぶだけにして資料を新しく作らないことです。
もちろん新規作成が必要なら、それは別の作業として時間を取ります。

12週間で、手順の固定からFAQ・展開・検証まで回す

30分の型は、いきなり全社に配っても定着しません。
固定・準備・展開・検証の順に、12週間かけて進めます。

最初の週は手順の固定です。
調べる項目を事業内容・直近の発表と動き・想定される課題・業界の状況の4つに固定して、依頼文を1つ作ります。

依頼文には、出典を添えること、分からない項目は分からないと書くこと、それぞれ3行以内に収めることの3つを入れます。
網羅的に出させると読むのに10分以上かかるので、読む時間を含めて10分に収める設計にしておきます。
この週は3〜4件で試して、欲しい情報が出てくるかを見ます。

次の3週間では、質問への備えを作ります。
よく来る質問を営業3人に聞くと20〜30個は出てきますが、共通するものは10個程度に絞られます。
その10個への答えを、価格、導入の期間、他社との違い、対応できない範囲といった形で用意します。

「対応できない範囲」を明示すると効きます。
ここを曖昧にすると、後で問題になるからです。

相手の業界や状況に応じた想定質問も出させます。
「製造業の情報システム部の担当者が、この提案に対して聞きそうなこと」という形で、共通のFAQに加えて相手ごとの想定質問を用意します。
あわせて、「その場で確認しますとだけ言って、いつまでに返すかを約束する」型を決めておくと、答えられない質問が来ても商談は止まりません。

型ができたら、次の4週間でチームに広げます。
チーム会議で15分使い、次の訪問先を入れて全員でその場でやってみます。
持ち帰りにすると試されないので、「その場でやる」のが要点です。

2週間後に振り返って、やってみたか、時間はどうだったか、出てきた情報は使えたかを確認します。
この段階で、業界によって調べるべき項目が違ったり既存顧客と新規で必要な情報が違ったりするので、パターンを2〜3個に分ける調整が入ります。
「30分を超えている人」の原因もあわせて見ます。
たいてい調べるところに時間をかけすぎているので、10分で切る線を再確認します。

最後の4週間で効果を測ります。
測るのは、準備をした商談の割合、準備にかかった時間、次のステップが決まった商談の割合の3つです。

準備をした商談の割合が、最も本質的な指標です。
時間の削減より、準備をしていなかった商談に準備が入ることの効果のほうが大きいからです。
次のステップが決まった商談の割合は、受注が数か月後になるぶん、初回商談の質を測る代わりの指標になります。

準備をした商談と、していない商談とで、次のステップが決まった割合に差があるかを並べて見ます。
ここに差が出れば、型を全社に広げる根拠になります。

ヒアリング項目の設計そのものは商談の質を組織で引き上げる。AIでヒアリング設計を仕組みにするにまとめてあります。

準備の質は、3つの記録で測れる

時間だけでなく、質を見る方法も決めておきます。

「御社の事業内容を教えてください」から始まる商談は準備が薄いと分かるので、商談の冒頭で公開情報を聞いていないかも指標のひとつになります。
もうひとつが、想定していなかった質問の件数です。
準備が効いていれば、この件数は減ります。

加えて、持ち帰りになった件数も見ます。
その場で答えられずに持ち帰った件数が減っていれば、準備が効いているということです。
件数はどれも商談の記録から取れるので、追加の作業は要りません。

つまり、記録用のチェック欄を商談の記録に置くだけで、この3つは測れます。
提案のストーリーづくりは提案が刺さらないを減らす。顧客に伝わるストーリーを組織で共有するで扱っています。

既存顧客は、過去の経緯のほうが抜けやすい

補足として、新規と既存の違いも書いておきます。
既存顧客の商談で、公開情報ばかり調べていないでしょうか？
ここを分けて考えないと、準備が空回りします。

新規の場合は公開情報を調べる比重が大きくなりますが、既存顧客の場合は過去のやり取り、これまでの提案、対応した問い合わせ、決まっている条件といった社内の情報を調べる比重のほうが大きくなります。
既存顧客の準備で最も抜けるのは、過去の経緯だと思います。
「前回この話をして、こういう理由で見送りになった」という経緯を知らずに同じ提案をすると、信頼を損ないます。

だから、既存顧客の準備には、案件の記録・議事録・メールのやり取りといった過去の記録の参照を入れておきます。
これが参照できる状態に置かれていることが前提です。

ただ、過去の記録が個人の受信箱にしか残っていない組織では、担当が変わった時点で経緯のほうが失われるので、既存顧客の準備が属人化します。
参照先の整え方はファイルサーバをAIの参照先にする。ドライブ整理はAI活用の前提工事、メールの中の情報を構造化する話はメールに埋もれた情報を構造化する。欲しい項目を自動で抜き出すにまとめてあります。

準備の型を作るときは、当社の組織のAIポータル「AI Portalize」にある500以上の検証済みの見本から近いものを検索し、そのままコピーして自社の商談向けに直す方法もあります。

準備は、量ではなく型で短くなる

商談の準備を30分にする、と聞くと駆け足の印象を持たれるかもしれません。
ただ、実際に減らしているのは調べる時間であって、考える時間ではありません。

内訳は、調べる10分、商談の設計10分、想定質問の確認5分、資料の選択5分です。
資料は新しく作らず、既にあるものから選びます。
12週間の進め方は、リサーチ手順を4項目に固定して依頼文を作る1週、FAQ10個と「対応できない範囲」を用意する3週、会議の場で15分使ってその場でやる4週、効果を測る4週という並びです。

指標は、準備をした商談の割合、準備にかかった時間、次のステップが決まった商談の割合の3つで、受注ではなく次のステップで測ります。
既存顧客の準備では、公開情報より過去の経緯の参照のほうが重要になります。
ここが個人の受信箱にしかないと、担当の交代でそのまま失われるからです。

次の訪問先について、4項目のリサーチを10分でやってみると、準備の密度がはっきり上がります。