事務・アシスタント業務のAI活用を型にする。議事録・マニュアル・書類

事務・アシスタント業務は、AI活用の効果がもっとも出やすい領域で、理由は単純に定型的な作業の量が多いからだと思います。

ところが優先順位のほうは下がりがちです。
営業やマーケティングの効果は事業の数字に直結して見えるのに対して、事務の効率化は「間接部門の話」として扱われるからです。
実際には削減できる時間がもっとも大きい領域なのですが。

今回は、事務・アシスタント業務のAI標準セットの作り方を整理していきます。
職種別に工程へAIを当てる全体像は職種別AI活用まとめ。営業・マーケ・人事・経理・法務の使いどころにまとめてあります。

定型業務が多い職種こそ効果が出やすい

なぜ効果が出やすいのでしょうか？
3つの条件が揃っているからです。

最初が、同じ作業が繰り返し発生することで、頻度が高いので型を作る価値があります。
次が、判断の余地が小さいことで、「この場合はこうする」が決まっている作業が多く、判断が少ない作業ほど任せられる範囲が広くなります。

最後が、成果物の形式が決まっていることです。
議事録・マニュアル・報告書のように形式が決まっていると、出力の指定が簡単だからです。

逆に、営業やディレクションの業務は判断が多いので、任せられる範囲が狭くなります。
ここは対照的なところだと思います。

議事録・マニュアル・書類処理の3領域

議事録がもっとも件数が多く、もっとも効果が出る領域です。

やることは、録音または文字起こしを渡して、決められた形式にまとめることです。
形式に入れるのは、決定事項・担当と期限が付いた宿題・「結論が出なかったこと」・次回の議題の4つになります。

「議事録の分量を決める」のが要点で、1200字程度が目安です。
長い議事録は読まれません。
発言の全部を残すのではなく、決まったことと宿題が分かる形にしておきます。

ただし、発言の記録が必要な会議は別扱いにして、取締役会や後から経緯を追う必要がある会議では、要約版と詳細版の両方を作ります。
効果の目安は、1件60分かかっていたものが15分になることです。
月に20件あれば15時間の削減になります。

注意点は、参加者の発言を含むので、録音の許諾と保管の範囲を確認することです。
ここは組織のルールとして決めておきます。

会議そのものの設計は会議と議事録のAI化。準備から共有・タスク化までの設計にまとめてあります。

マニュアルと手順書は、効果が大きく資産にもなる領域です。
やることは、操作の録画を渡して手順を書き出させること、あるいは口頭で説明した内容を手順書に整えさせることです。

「話しながら操作する」のがコツで、判断の理由が音声に入ると手順書の質が大きく変わります。
操作だけでは「なぜそうしたか」が分からないからです。
マニュアルがもっとも価値を出すのは、新任者の教育・自分が休むときの引き継ぎ・同じ質問への回答の3つの場面です。

もっとも実務で効くのは最後の場面で、「これはどうやるんですか」という質問が繰り返し来る作業について手順書を1枚作ると、質問そのものが減るからです。
効果の目安は、手順書1本の作成が2時間から30分になることです。
そもそも作られていなかった手順書が作られるようになるほうが、実質的な効果だと思います。

録画から起こす方法は動画を渡すだけで業務が変わる。マニュアル化と書類デジタル化の内製にまとめてあります。

書類の処理では、紙の書類や画像の書類から必要な項目を抜き出して、形式を変換します。
効くのは、紙の書類のデータ化・様式の違う書類を同じ形にそろえる・読めない形式のPDFの扱いの3つです。

読めないPDFの扱いは社内PDFがAIで読めない理由。2種類のPDFと文書資産の棚卸しで扱っています。

また、確認の工程は必ず置きます。
特に数字と日付については、抜き出された内容と原本を突き合わせる工程は省けません。
ただ、転記の作業がなくなるので確認だけの時間で済みます。

着手の順序は、様式が揃っていて枚数が多いものからです。
同じ様式の書類は精度が出るので、様式がばらばらなものは後回しにします。
効果の目安は、100件の転記が数時間から1時間程度になるところです。

書類処理に限らず、どの業務からAI化するかの選び方は、効果と難しさで候補を比べる手順として説明しています。

作業時間の削減幅を見積もる

この職種では、削減時間の見積もりも必要です。
間接部門の効率化は、数字がないと優先順位が上がらないからです。

見積もりの方法は、業務ごとに原単位を決めて頻度を掛けるだけです。
議事録なら1件45分削減×月20件で15時間、手順書なら1本90分削減×月2本で3時間、書類処理なら100件あたり120分削減×月3回で6時間になります。
合計すると月24時間で、これは1人あたりの数字です。

もちろん、保守的に置いておきます。
3割ほど低く見積もると、後から「この数字、盛ってませんか」と聞かれずに済みます。

過大に見積もると、報告そのものが信用されなくなります。
原単位はAIの前後で実測して決めますが、数人で計って平均を取れば十分で、小数点の精度は要りません。
一度決めた原単位は、変えないほうが重要です。

浮いた時間を何に振り向けるか

ここがもっとも重要で、もっとも飛ばされる論点です。
時間が空いただけでは、価値になりません。
経営から「本当に効果があったのか」「その時間は何に使ったのか」と問われて、答えられなくなります。

振り向け先の候補は3つあります。
最初が、手が回っていなかった業務で、マニュアルの整備・資料の整理・台帳の更新といった「必要だと分かっているがやれていない」業務が、この職種には溜まっています。

次が、他の職種の支援です。
営業の資料作成やマーケティングの調査など、事務職が支援できる範囲が広がります。

最後が、自分でツールを作ることで、定型業務を自動化する取り組みです。
この職種は業務をもっともよく知っているので、作り手として向いています。
もっとも価値が大きいのは最後の候補だと思っていて、事務職の中に作れる人が出ると、その部門の定型業務が次々と対象になるからです。

内製化の進め方そのものは社内AIツールの内製化。現場が自分で作れる組織にするまでにまとめてあります。

また、振り向け先を上司と合意しておきます。
ここが決まっていないと、削減時間が帳簿上の数字にとどまります。

横展開しやすい業務の見分け方

事務職で作った型は、他の部門にも効くことがあります。

横展開しやすいのは、部門固有の情報を含まない・成果物の形式が共通・判断の基準が共通の3条件が揃うものです。
議事録がもっとも横展開しやすいと思います。
どの部門でも会議がありますし、形式は共通にできるからです。

手順書の作り方も横展開できて、対象の業務は違っても「作り方の型」は同じになります。
書類処理は部門固有になりがちです。
扱う書類が部門ごとに違うのでそのままは使えませんが、「様式が揃っているものから始める」という進め方のほうは共通です。

横展開するときは、作った人の名前を出しておくと、「総務の〇〇さんが作ったものです」と伝わり、他の部門も使うようになります。

起きやすい失敗は6つあって、間接部門だからと優先順位を下げる、議事録に発言の全部を残す、書類処理を様式がばらばらなものから始める、確認の工程を省く、削減時間の振り向け先を決めない、削減時間を過大に見積もる、の6つです。
どれも、削減幅の大きさを数字で示して、決定事項と宿題の形にして、揃っているものから始めて、確認は残して、振り向け先を合意して、保守的に見積もれば起きません。

削減時間が見えないと、この職種の成果は伝わらない

ここまで書いてきたとおり、この職種は削減できる時間がもっとも大きい領域で、もっとも見えにくい領域でもあります。

営業の成果は受注の数字に出ますし、マーケティングは問い合わせの数に出ます。
事務職の成果は、何かが起きなかったことや作業が減ったことなので、数字として現れません。

だから、手作業で集計することになります。
誰がどの業務にどれだけ時間を使っていたか、いま何時間減っているか。
これを毎月手で集めていると忙しい月から止まりますし、止まるとこの職種の成果が伝わらなくなります。

当社の組織のAIポータル「AI Portalize」では、職種・部署・グレードごとのAI利用率と前期比が集計の手間なしで出るので、毎月手で集めなくても使われ方を追えます。
効果は出ているが伝わらない、という状態で止まっている場合は、考え方の参考になるかもしれません。

議事録から始めて、成果は数字で残す

事務・アシスタント業務は、同じ作業が繰り返される・判断の余地が小さい・成果物の形式が決まっているの3条件が揃っているので、効果がもっとも出やすい領域になります。

3領域のうち議事録は、長いと読まれないので、4項目・1200字程度に収めます。
マニュアルと手順書は話しながら操作して作り、繰り返し来る質問について1枚ずつ作ると、質問そのものが減ります。
書類の処理は様式が揃っていて枚数が多いものから始めますが、確認の工程は省けません。

削減幅は業務ごとに原単位を決めて頻度を掛けます。
保守的に置いて、一度決めた原単位は変えません。

浮いた時間の振り向け先は、上司と合意しておきます。
候補は、手が回っていなかった業務・他の職種の支援・自分でツールを作るの3つで、最後の候補がもっとも価値が大きいと思います。

横展開しやすいのは、部門固有の情報を含まず、形式が共通で、判断の基準が共通なものです。
議事録がもっとも横展開しやすいと思います。
4項目・1200字の議事録を作れていれば、あとは仕組みに寄せるだけの段階です。