NotebookLM・Gem・Canvasの使い分け。目的別の判断基準

社内でAI活用が広がってくると、作れる手段のほうが複数になってきます。
NotebookLMのように資料をもとに答えさせる仕組み、Gemのように指示を固定したAIボット、そしてブラウザで動く自作のツールが、「結局どれを使えばいいのか」が分からないまま並んでいる状態です。

そこで起きるのが、同じ業務を別々の手段で作ってしまうことです。
営業部はAIボットで作り、マーケ部はブラウザで動くツールで作った。
「あれ、これ前にも作った気がする」と後から気づくことが、普通に起きます。

原因は現場の判断ミスではなく、選び方の基準が配られていないことです。
今回は、その判断基準をどう決めるかを整理していきます。
自動化まで含めた手段の選び方は業務自動化はどのツールで作る？Gem・GAS・Canvasの判断基準で扱っています。

3つの手段は、参照・判断か計算・入力量の3軸で決まる

まず前提として、それぞれが何に向いているのかを整理しておきます。
資料をもとに答えさせる仕組みは、参照させる資料の範囲を固定して、その中から答えを出させるものです。
規程の問い合わせ、過去の提案の参照、議事録の横断検索など「調べる」業務に向いていて、出典が示されるので検証できますが、毎回違うデータを処理する作業には向きません。

指示を固定したAIボットは、依頼の型を保存しておいて入力だけを変えて繰り返し使うものです。
文章のチェック、要点の抽出、形式の変換など「同じ判断を繰り返す」業務に向いていて、作るのが最も簡単なので現場が自分で作れる利点もあります。

ブラウザで動く自作ツールは、画面を作ってそこで処理するものです。
表記の統一、差分の比較、計算、形式変換など「手元のデータを確実に処理する」業務に向いていて、データが外に出ないうえに計算の再現性も確保できます。

この3つの違いは、判断にそのまま使える3つの軸に集約できます。

「固定か、毎回変わるか」がひとつ目の軸で、固定なら資料をもとに答えさせる仕組み、毎回変わるならボットかツールになります。
「判断か、計算か」が2つ目の軸で、判断ならボット、計算や確実な変換ならツールです。
ここを間違えると、気づかないまま数字の事故が起きます。
役割分担の考え方はAIに計算させない。数字を扱う業務での役割分担を組織ルールにするにまとめてあります。

最後の軸が、使う人が入力する量です。
入力が短いテキストを貼るだけならボット、入力項目が複数あって画面が必要ならツールです。
この3問でほぼ決まります。

判断フローは3問で足り、迷ったらボットから始める

どの手段を選べばいいのか？
現場にそのまま配る形にすると、こういうフローになります。

「参照する情報は固定か」がひとつ目の問いで、規程や製品情報や過去資料なら資料をもとに答えさせる仕組みを選びます。
固定でなければ、「正確な計算や決まった手順での変換が必要か」を見ます。
必要ならブラウザで動く自作ツールか表計算の数式です。

それも違えば、「入力する項目が3つ以上あるか」を見ます。
3つ以上ならツール、そうでなければ指示を固定したAIボットです。

3問に収まっているので、現場でもそのまま使えます。
ただ、フローを5問以上にすると、まず使われなくなります。
フローで決まらない場合や複数に当てはまってしまう場合に備えて、初期選択も決めておきます。
作るのが最も速く（30分程度）、直すのが簡単で、捨てるのが軽いので、迷ったらAIボットから始めるのが無難です。

小さく作って捨てる考え方は内製開発は超最小単位で回す。作りすぎて失敗しないためにで扱っています。
「入力項目が多くて面倒」と分かればツールに作り替え、「毎回同じ資料を貼っている」と分かれば、資料をもとに答えさせる仕組みに移します。
使ってから判断するほうが、最初に正解を選ぼうとするより速いのが実務での感覚です。
半日かけて作ったものは選択が違っていたと分かっても捨てられなくなるので、最初から作り込まないことも大事です。

移した先で何を読ませ、誰が更新を持つかは、社内ナレッジをAIで活用する方法。ツール導入・RAG・手持ちのAIの選び方で扱う範囲になります。

3つは組み合わせて使うもので、共有のしやすさも判断に入る

もちろん、3つは排他ではなく、実務ではむしろ組み合わせることが多くなります。

規程を参照して答えを得て、それを別のボットに渡して文書にする。
これが調べてから判断する形です。
ツールでデータを整えてからボットに解釈させる、処理してから判断する形は、数字を扱う業務の標準形になります。

もうひとつ、ボットで抽出した内容を自動化のフローに渡して台帳に書き込む、判断してから記録する形もあります。
組み合わせを前提にすると、1つの手段に無理をさせなくなります。
「これ1つで全部やろう」と考えると、向いていない処理まで無理に入れることになるからです。

3軸に加えて、実務ではもう1つ効いてくる観点があります。
作ったものを他人に渡しやすいかという点で、ここは手段によってはっきり差が出ます。
指示を固定したボットは共有の操作が簡単で、受け取った側もすぐ使えます。

資料をもとに答えさせる仕組みは参照している資料の権限が関わるので、共有範囲に制約が出ます。
ブラウザで動くツールは、置き場所と公開範囲の設計が必要になります。
処理の適性だけで選ぶと作ったあとになって配れないことが分かるので、部門を越えて使ってもらう前提の業務なら共有が軽い手段を優先します。

判断フローに足すなら、入力項目を見た後に「これは他部門でも使う可能性があるか」を1問置く形になります。
はいなら、共有の設計まで含めて手段のほうを選び直します。
この1問は作る前の30秒で済みますが、作った後に気づくと作り直しになります。

Gemini Notebook（旧NotebookLM）で共有範囲の制約に当たったときに確かめる順番はGemini Notebook（旧NotebookLM）が共有できない原因と対処。確かめる順番と管理者の設定、プロンプト・Gem・Gemini Notebookのどれで配るかはAIツールの社内共有はどの形で配るか。プロンプト・Gem・Gemini Notebookの選び方で扱っています。

選択を記録すると、基準そのものが育つ

判断基準というのは、使いながら精度が上がっていくものなので、記録しておきます。

記録するのは「何の業務か」「どの手段を選んだか」「うまくいったか」の3項目だけで足ります。
そのうえで、四半期に一度まとめて見ます。
同じ種類の業務でうまくいかなかった選択が並んでいれば、そこは判断フローのほうを直すサインです。

「調査業務をボットで作ったがうまくいかなかった」が重なれば、フローの聞き方を変えます。
「参照する情報は固定か」という問いでは判断できていない可能性があるからです。
この記録は推進チームの表1枚で足りて、手段を選んだ理由が残っていること自体が、次の判断を速くします。

判断基準を配る効果は、選択の精度が上がることだけではありません。
つまり、判断が同じ基準で行われれば同じ業務は同じ手段で作られるので、同じ業務を別の手段で作るという無駄そのものが減ります。

また、すでにあるものを見つけて使い回せる可能性も上がります。
探せる状態の作り方は共有したのに使われない。社内AI資産をカタログ化するにまとめてあります。

手段がばらばらだとそれぞれ違う人しか直せなくなりますが、基準に沿って選ばれていれば同じ手段を使える人が複数いる状態になるので、保守できる人の数のほうも増えます。
個人の判断を助けるためだけでなく組織として手段を集約するための道具でもある、この位置づけで配ると現場のほうも従う意味が分かります。

新しい機能が出る、新しいサービスを契約するといったことが起きるたびに判断フローを作り直すのは現実的ではないので、新しい手段が来たときの当てはめ方を決めておきます。
やることは1つだけで、既存の3軸のどこに置くかを決めることです。
参照情報が固定の処理に向くのか、判断か計算か、入力の量はどうか。
この3軸で位置づけさえすれば、そのままフローに組み込めます。

当面は既存の手段と併存させ、動いているものを移す必要はありません。
移すのは、既存の手段で無理をしている業務だけに絞ります。
新しい手段をそのまま全社に展開しようとするのは、推進担当がやりがちな失敗です。
現場からすれば、「また覚えることが増えた」という受け取り方になります。

よくある失敗は、手段から入るところに集まる

なぜ同じ失敗が繰り返されるのか？
新しい機能を見つけて、それで何ができるかを考え始めると、作ったものが誰の業務も楽にしていないという結果になりがちです。

「まず作って試そう」と考えるほうが、最初から正解を選ぼうとするより速いのに、それでも正解探しから入るのが失敗の型です。
向いていない処理まで無理に入れることになるので、1つの手段に全部やらせず組み合わせを前提にします。
5問以上のフローは使われないので、判断フローを長くしないことも欠かせません。
選択の記録を残さないと同じ判断ミスが繰り返されて、基準そのものが改善しません。

手段から入らずに済むよう、私たちが提供している組織のAIポータル「AI Portalize」では、やりたいことから検証済みの見本を検索し、そのままコピーして自分用に直して使えるようにしています。

使い分けは、判断基準を配ることで揃う

同じ業務を別々の手段で作ってしまうのは、現場の判断ミスではなく判断基準が配られていないからです。
判断は3つの軸に集約されます。
参照する情報が固定か、処理が判断か計算か、入力項目が3つ以上か。
これをそのまま3問のフローにして現場に配ります。

作るのが速く、直すのが簡単で、捨てるのが軽いので、迷ったらAIボットから始めます。
3つは排他ではなく、組み合わせて使う形が実務の標準になります。
数字を扱う業務は「ツールで処理、ボットで解釈」という形に落ち着きます。

「他部門でも使う可能性があるか」を1問足すと、作った後に配れないと気づく事態を防げます。
選択を3項目で記録して、四半期に一度フローを見直す。
自部門で作られているものを並べて、同じ業務を別の手段で作っていないかは、そこで判別できます。