Copilotでプロンプトを保存する方法。保存先とチームへの共有の手順

Copilotでプロンプトを保存すると、「Copilot プロンプト ギャラリー」の「プロンプト」タブに入ります。
保存したプロンプトの一覧は自分にだけ見えるので、チームで使うには、保存とは別に「チームに共有」の操作をします。

ここで扱うのは、会社のMicrosoft 365のアカウント（職場アカウント）でサインインして使うCopilotです。
個人のMicrosoftアカウントで使うCopilotは、この記事の対象に入れていません。

Microsoftのドキュメントでは、Microsoft 365 Copilotは「Microsoft Copilot」に、Microsoft 365 Copilot Chatは「Microsoft Copilot Chat」に名前が変わったと案内されています。
移行の期間中なので、画面やヘルプには新旧どちらの名前も出てきますが、指しているものは同じです。
手順は、MicrosoftのサポートとMicrosoft Learnのページで2026年10月23日に確かめました。

Gemini・ChatGPT・Claudeも含めて、各AIの保存機能とチームで残す方法を比べたい場合は、プロンプトの保存方法。ChatGPT・Gemini・Copilot・Claudeの機能とチームでの残し方を先に読むと全体が見えます。

保存したプロンプトは、プロンプト ギャラリーの「プロンプト」タブにあります

まず、保存したプロンプトをあとで開く場所から見ておきます。

保存したプロンプトは、「Copilot プロンプト ギャラリー」の「プロンプト」タブに一覧で並びます。
ブラウザーでcopilot.cloud.microsoft/promptsを開くと、ギャラリーが出ます。
Microsoft Copilot Chat、Teams、Outlookからも開けます。
一覧のプロンプトをクリックすると、中身を見る、直す、そのまま実行する、のどれもできます。

ギャラリーには、自分で保存したもののほかに、Microsoftが用意したプロンプトも入っています。
こちらは組織内の全員に表示されるプロンプトで、そのまま使うことも、自分用に直して保存することもできます。

保存は、実行に成功したプロンプトのブックマーク アイコンから行います

保存の操作は、プロンプトを一度実行してから行う流れになっています。
サポートの「お気に入りのプロンプトを保存して再度使用する」（WordとPowerPointのCopilot向けのページ）に書かれている手順は、次のとおりです。

1. 保存したいプロンプトをCopilotで実行する
2. 実行に成功したら、プロンプトにカーソルを合わせてブックマーク アイコンを表示する
3. 「プロンプトの保存」をクリックする
4. 必要に応じて、タイトルを分かりやすい名前に直す

タイトルは、あとから一覧で探すときの手がかりになります。
サポートのページにも、「毎日のEmailの概要とアクション 項目」のように、何をするプロンプトかが分かる名前の例が挙がっています。

例えば「週次報告の下書き（営業部・社外秘は入れない）」という名前にします。
使う部署と入れてはいけない情報まで名前に入っていれば、一覧で迷いません。

Copilot Chatでは、送ったプロンプトのメニューからも「プロンプトの保存」を選べます。
同じメニューには、「プロンプト リンクのコピー」や「このプロンプトのスケジュール」も並びます。

保存したプロンプトは自分だけに見えるので、共有は別の操作になります

保存したあと、同じ部署の人にも使ってもらう方法を見ていきます。

サポートのページには、保存したプロンプトは「あなただけに表示」されると書かれています。
保存しただけでは、同じ部署の人のプロンプト ギャラリーには何も出てきません。

自分のプロンプトを人に渡す方法は、確かめた範囲では2つあります。
まず、WordやPowerPointで実行したプロンプトなら、カーソルを合わせて「コピー」を選ぶとリンクがコピーされます。
そのリンクを、TeamsのチャットやOneNoteのページに貼り付けて渡す方法です。

もうひとつが、プロンプト ギャラリーからTeamsのチームに共有する方法です。
リンクを貼る方法は手軽ですが、チャットに流れてしまうと、あとから探す人には見つけにくくなります。
同じプロンプトを何度も使うなら、次のチームへの共有まで進めておきます。

チームに共有したプロンプトは「チーム プロンプト」タブから使います

チームへの共有は、保存したプロンプトをギャラリーで選んで行います。
サポートの「チームとプロンプトを共有する」に書かれている手順は、次のとおりです。

1. Microsoft Copilot Chat、Teams、OutlookのどれかでCopilot プロンプト ギャラリーを開く
2. 「プロンプト」タブで、共有したいプロンプトにカーソルを合わせる
3. カードの上部にある「プロンプトを共有」ボタンを選ぶ
4. 「チームに共有」を選び、共有先のチームを選ぶ

共有されたプロンプトを使う側は、サポートのページで「プロンプト」アプリと呼ばれている画面を開きます。
「チーム プロンプト」タブを選び、続けてチームを選びます。
そのチームに、自分や他のメンバーが共有したプロンプトがすべて並びます。
プロンプト アプリをTeamsに追加しておけば、チームのチャネルの中から直接開けます。

古くなったプロンプトは、「チーム プロンプト」タブでチームを選び、対象のプロンプトの右上にある「削除」ボタンで消せます。
なお、チームへの共有に要るライセンスの条件は、2026年10月23日に読んだサポートのページには書かれていませんでした。
「プロンプトを共有」が出てこないときは、管理者に確かめてもらいます。

共有の単位がTeamsのチームなので、置き場所のチームを先に決めます

チームへの共有は、相手を1人ずつ選ぶのではなく、Teamsのチームを単位にしています。
そのため、どのチームに置くかを決めずに始めると、同じプロンプトが部署ごとのチームにばらばらに共有されていきます。

組織として始めるなら、置くチームを2種類に分けておくと分かりやすいと思います。
全社で使うものを置くチームと、部署の中で使うものを置くチームです。
共有する人が「これはどちらのチームに置くのか？」で迷わないように、分け方の基準も一緒に決めておきます。

また、共有するときはプロンプトの本文だけでなく、何に使うか、どの情報を入れてよいか、誰が直すかを添えておきます。
サポートのページでも、共有するときは、何をしようとしていたか、どう役立ったか、改善の考えを添えると役立つとされています。

本文だけを渡すと受け取った側で手が止まる理由は、社内でプロンプトが共有されない原因の3つ目で扱っています。

管理の面では、Microsoft Learnの管理者向けのページが参考になります。
保存・いいね・共有されたプロンプトや、チームと共有されたプロンプトを、管理者が分析とレポートのツールで確認できると書かれています。
ユーザーが作ったプロンプトは、テナントの境界の中にあるMicrosoft 365のデータストアに保存されるとも説明されています。

チームに配ったプロンプトを、利用者が探せる一覧に育てていく考え方は、共有したのに使われない。社内AI資産をカタログ化するにまとめています。
プロンプトやAIボットを作って配り、直していく全体の流れは、社内AIボットを共通資産にする。作成・共有・改善のサイクルで扱っています。

入力してよい情報は、保存の前と共有の前で2回確かめます

保存と共有の操作が簡単なぶん、プロンプトの中身の確認が抜けやすくなります。

保存の前には、プロンプトの本文に顧客名や個人名、金額などがそのまま書かれていないかを見ます。
データをCopilotに取りに行かせる書き方なら、本文に情報を書かずに済みます。
サポートの例にある「今日のメールを確認して要約し」が、その書き方です。

共有の前には、そのプロンプトを他の人が実行したときに何が起きるかを考えておきます。
Microsoft Learnでは、Copilotは各ユーザーが少なくとも表示の権限を持つ組織のデータだけを使うと説明されています。
同じプロンプトでも実行する人の権限によって参照されるデータは変わるので、共有先の人が実行しても困らない書き方かを確かめます。

もちろん、プロンプトや応答は基盤のLLMのトレーニングには使われない、という説明もMicrosoft Learnにあります。
ただ、それは社内のどの情報を入れてもよいという意味ではありません。
社内でどの情報まで入れてよいかの線引きは、生成AIに入れてはいけない情報とは。社内ルールを3段階で線引きするで3段階に分けて整理しています。

Copilot以外のAIのプロンプトも、記事として1か所で共有できます

Copilotのチーム プロンプトは、Teamsのチームの中で使う仕組みです。
GeminiやClaudeなども併用していると、プロンプトの置き場所はAIごとに分かれていきます。

私たちの組織のAIポータル「AI Portalize」には、社員が社内向けの記事（ナレッジ）を書いて全社に出せる機能があり、プロンプトもその記事として共有できます。
どのAIで使うプロンプトでも、使い方の説明や表、画像と一緒に1か所に置けます。
読んだ人は、いいねやコメントで反応を返せます。

Copilotのプロンプトは、保存したあとTeamsのチームに共有して配ります

Copilotで保存したプロンプトは、自分の「プロンプト」タブに入るだけです。
チームで使うには、「プロンプトを共有」から「チームに共有」を選びます。
メンバーには、「チーム プロンプト」タブから使ってもらいます。

置くチームと入れてよい情報を先に決めておけば、共有したあとに「どれを使えばいいのか」と迷う人は出にくくなります。
自分の「プロンプト」タブに、チームでも使えそうなものが1つあれば、それが最初に共有する候補です。