入力が面倒で止まる人を減らす。音声入力を前提にした業務設計

AI活用が定着しない理由を分析していくと、「入力するのが面倒」という、教科書には載っていない物理的な要因にぶつかります。
音声入力での業務効率化が効くのも、根はここにあります。
「使い方は分かるが、状況を説明する文章を書くのに時間がかかる」「それなら自分でやったほうが速い」という判断は、実際に正しいことがあります。
依頼文を書くのに5分かかって作業自体が7分なら、差は2分しかないからです。

今回は、この入力の手間を音声で解く話を整理していきます。
毎回書いている前提をまとめて減らす方法は毎回同じ前提を書かせない。組織の共通前提をデフォルト化するにまとめてあります。

AI活用が続かない地味な理由は、入力の手間

離脱の要因を並べると、上位に「使う手間のほうが大きいと感じた」という回答が入ってきます。
この感覚の中身は、たいてい入力のほうです。
何が重いのか、3つに分けて見ていきます。

まず、状況を説明する文章そのものが長くなることです。
「先週の会議で決まった件について、A社向けの提案書を作りたいのですが、前提としてA社は製造業で従業員300名、担当者は情報システム部の課長で……」という説明を打つのに、それなりの時間がかかります。

次に、やり直しのときにまた打ち直すことになる点で、出てきたものが違ったとき、修正の指示を打ち直す作業で諦める人がかなり出てきます。
もうひとつがタイピングの速さで、業務でほとんど文章を打ってこなかった職種では、これが決定的な障壁になります。
このハードルは能力ではなく、物理的な作業量の問題なので、対処のほうも物理的なものになります。

ただ、これは単に時間の問題でもありません。
打つ前に文章を組み立てる作業のほうが、実は負荷になっています。
話すときは順序が整っていなくても伝わるので、「A社の提案書を作りたい。あ、A社は製造業で300名くらい。担当は情シスの課長です」という順序で構いません。

ところが打つときは、整った文章にしようとしてしまいます。
整えようとした時点で、書き始められなくなるのが本当のハードルです。
音声で入力すると、量の問題だけでなく組み立ての負荷のほうが消えるので、話した順序のままで渡せることが、実務での効果として最も大きい部分になります。

業務の型は、話し方によって3つに分かれる

音声を前提にすると、業務の型は3つに整理できます。

まずは状況を話して依頼する型で、業務の背景と欲しいものを話すだけで足ります。
整った文章にしなくてよく、順序が前後しても必要な情報が入っていれば十分です。

次が思考の整理として話す型で、頭の中にあることを一通り話して、それを整理させます。
書き出すのは負荷が高いのに話すのは負荷が低いので、企画の初期段階や問題の切り分けで効きます。
もうひとつが、口頭の報告をそのまま記録にする型です。
訪問の内容、作業の結果、確認したことを話した内容のまま渡して記録の様式に整えさせると、記録の作成を後回しにする習慣のほうが解消されます。

組織への効果として最も大きいのは、この最後の型だと考えています。
記録が残らなかった業務が、記録の残る業務に変わるからです。

やり取りの中にしかない情報を外に出す話はAIは前の会話を覚えているのか。情報の置き場所を決める3分類で扱っています。

音声がいちばん効くのは、キーボードが使えない場面

音声がいちばん効くのはどこでしょうか？
そもそもキーボードが使えない場面です。

ひとつが移動中で、訪問先からの移動時間にその訪問の記録を話しておくと、会社に戻ってから書く作業がなくなります。
次が現場で、製造現場や施工現場のように手が塞がっている状態でも、作業の記録や気づいたことを話しておけます。

もうひとつが会議の直後で、記憶が新しいうちに決まったことと自分の宿題を話しておきます。
議事録とは別に、自分用の記録を残す使い方になります。

会議そのものの設計は会議と議事録のAI化。準備から共有・タスク化までの設計にまとめてあります。

最も導入しやすいのは、移動中と会議直後です。
既存の業務時間を増やさないまま、記録のほうが増えるからです。
この3つは、いずれも「後で書く」が発生していた場面でもあります。
後で書くと決めた作業はたいてい書かれないので、その場で話すだけで済む形にすると記録が残ります。

精度は工夫で上がる。ルールは録音の前に決めておく

音声入力はそのままだと使いにくい部分があるので、工夫を3つ配ります。

まずは固有名詞を先に伝えておくことで、会社名、製品名、社内用語は正しく変換されないことがあります。
共通の前提として社内用語を渡しておくと、後の処理で補正されます。

次が整えさせる工程を1つ入れることで、「これを整理して」という工程を挟むと、言い直しや繰り返しが除かれます。

もうひとつが短く区切って話すことです。
5分連続で話すより1分ずつ区切ったほうが精度が出ますし、話す側も整理しやすくなります。

いちばんの要点は、整えさせる工程を挟むことです。
音声入力の結果を直接成果物にしようとすると粗さが残るので、入力として使い、整えるのはAIに任せるという役割分担にしておきます。

録音が絡む以上、ルールのほうも先に決めておきます。
ひとつは何を録音してよいかで、自分の発話だけなら問題は小さいものの、相手の発話を含む場合は許諾が必要になります。
商談や面談の録音は、組織のルールとして決めておきます。

次は録音データをどこに置くかで、個人の端末に残る運用だと後から回収できません。
処理が終わったら削除する、または所定の場所に保管する形にします。

何を話してよいかも、事前に決めておく項目のひとつです。
音声だからといって、入力してよい情報の線引きは変わりませんし、機密情報を話すのも打つのと同じ扱いです。
「口頭だから」で軽く扱われないよう、ここは明示しておきます。
線引きの決め方は生成AIに入れてはいけない情報とは。社内ルールを3段階で線引きするで扱っています。

周囲に聞かれる環境では使わない配慮も、あわせて伝えておきます。
オフィスで顧客名や金額を声に出す状況は、それ自体が情報の扱いとして問題になり得るからです。

始めるのは、負荷が重い職種から

どこから始めればいいでしょうか。
導入の順序にも目安があります。

最初は営業と、現場に出る職種です。
移動時間があって記録の作成が後回しになりがちで、効果を実感しやすいからです。

次に管理職で、会議が多く記録を残す必要があるのに、時間がありません。
ここには思考の整理として話す型が効きます。

事務職のほうは後回しでよいと考えています。
席で作業していてキーボードが使える環境なので、効果が相対的に小さいからです。
ただ、タイピングが負荷になっている人を優先する基準でもよく、ここは本人に聞くと分かります。

負荷の重い人や職種から始めるという選び方を、社内の業務全体に広げて考えるなら、業務のAI化の進め方。棚卸しから優先順位付け・実装までの手順が手がかりになります。

つまずきやすいのは、音声入力の結果を直接成果物にする、5分以上連続で話す、録音のルールを決めずに始める、「音声だから軽い」という扱いが生まれる、全社に一斉に展開する、の5つです。
整える工程を挟んで、1分ずつ区切って、ルールを先に決めて、線引きは変わらないと明示して、負荷になっている人から始めれば避けられます。

どの職種から始めるかの見極めは、私たちのAI伴走支援でも、業務の洗い出しとAI化の優先順位づけとして現場の担当者と一緒に進めています。

話す順序のまま渡せれば、入力の手間は消える

AI活用が続かない地味な理由は、この入力の手間にあります。
本質は打つ量ではなく、打つ前に文章を組み立てる負荷のほうです。

話すときは順序が整っていなくても伝わるので、この負荷が消えます。
業務の型は、状況を話して依頼する、思考の整理として話す、口頭の報告をそのまま記録にする、の3つです。
組織への効果が最も大きいのは最後の型で、記録が残らない業務が記録の残る業務になります。

使いどころは移動中・現場・会議の直後です。
いずれも「後で書く」が発生していた場面で、後で書くと決めた作業はたいてい書かれないままになります。

精度を上げる工夫は、固有名詞を先に伝える、整えさせる工程を1つ入れる、短く区切って話す、の3つです。
ルールは、何を録音してよいか、データをどこに置くか、何を話してよいかの3点で決めておきます。

まずは次の移動時間に、訪問の記録を話して整えさせてみるところから始めてみてください。
話した順序のまま渡せれば、それだけで入力の手間は消えていきます。