採用文書の質と量を同時に上げる。求人票・スカウト文の標準化

採用の文書は、書ける人が限られます。
求人票もスカウト文も面接の質問も、書くにはその職種の業務内容と採用市場の状況、両方の理解が要るからです。

だから人事の中でも、特定の人に作業が集中しますし、しかも量が要る領域でもあります。
スカウト文は件数がものを言いますし、求人票は職種ごとに要ります。
「あの人にしか書けない」を抱えたまま、質と量の両方を求められるのが、この領域の難しさです。

今回は、採用文書の標準化について書いていきます。
人事・採用の業務全体への当てどころは人事・採用のAI活用を型にする。スカウトから候補者評価までにまとめてあります。

書ける人が限られるのは、3つの理解がそろった人だけだから

なぜ限られるのでしょうか？
理由は3つあります。
まず、職種の業務内容を理解している必要があり、現場の業務を知らないと求める人物像が書けません。
人事は、現場の業務の細部までは知らないのが普通です。

次に、採用市場の言葉を知っている必要があり、候補者が何を見て応募を判断するかは採用の経験に依存します。
もうひとつが、自社の魅力を言語化できることで、ここが最も難しく、社内にいると自社の何が魅力なのかが分からなくなります。

現場の業務理解は現場が持っていて、採用市場の言葉は人事が持っています。
自社の魅力は、どちらも持っていないことが多く、この分断が書ける人の限られる原因になっています。

あわせて、対象になる3点の文書の性質も整理しておきます。
求人票は応募を集めるための文書で、読み手は自分で探している候補者なので条件が明確であることが重要になります。

一方でスカウト文は、探していない人に声をかける文書です。
読み手は転職を考えていないので、興味を持たせることが重要になります。

また、面接の質問は判断のための道具で、評価の観点と対応している必要があります。
3つとも別の設計が要り、同じ内容を使い回すとどれも中途半端になります。

型づくりの核心は、入社した人への「決め手」インタビュー

型は、何から作ればいいのでしょうか？
最初にやるのは型づくりで、過去に採用がうまくいった職種について3つを整理します。
まず、採用できた人の特徴で、どういう経歴の人が入社して活躍しているかを見ます。

次に、応募の理由で、何が決め手だったかを入社した人に聞くのが最も確実です。
もうひとつが、現場が求めていることで、業務内容と必要な経験になります。

つまり、核心になるのは応募理由のほうです。
「何が決め手だったか」を3人に聞くと自社の魅力が言語化され、社内の想像ではなく選んだ人自身の言葉なので精度が高くなります。

AIを使うのは整理の部分で、集めた情報を渡して求人票とスカウト文の構成を作らせます。
期間の目安は2〜3週間、主要な職種1つで、まず作ってみます。

求人票は6項目、スカウト文は4項目・300字、面接質問は観点対応で作る

3つの文書には、それぞれ型があります。
求人票に入れるのは6項目です。

何をする仕事かは、業務内容を具体的に書きます。
「〇〇の企画」ではなく「月に何件の〇〇を担当し、〇〇と連携して進める」という粒度にします。
なぜ募集しているかは、増員か、退職の補充か、新規の事業かを書き、候補者はここを知りたがります。

求める経験は、必須と歓迎を分けます。
もちろん必須を多く書くと応募が減るので、本当に必須のものだけに絞ります。
働き方は勤務地・時間・リモートの可否、待遇は給与のレンジ・賞与・評価の仕組み、入社後の流れは最初の3か月で何をするかを書きます。

この最後の項目が最も抜けやすく、抜けている割に効きます。
ここを書くと、候補者が自分の姿を想像できるようになるからです。

スカウト文は求人票とは別の設計で、入れるのは4項目・300字程度になります。
相手の経歴のどこに注目したかを具体的に書き、「〇〇のご経験に注目しました」という形で、ここが定型文かどうかの分かれ目になります。

なぜその経験が当社で活きるかという接点、何をする仕事かを1〜2行、次のアクションとしてカジュアルな面談の提案の3つを続けて書き、詳細は求人票に譲り、「応募してください」ではなく話を聞くだけの提案にします。
300字を超えないのが要点で、長いスカウト文は読まれません。

1項目めを書くには相手の経歴を読む工程が要り、AIに任せると経歴のどこが特徴的かを出してくれます。
ただ、氏名は入力しないこと。
経歴の内容だけで足ります。
扱ってよい情報の線引きは生成AIに入れてはいけない情報とは。社内ルールを3段階で線引きするにまとめてあります。

面接の質問は、評価の観点と対応させます。
手順は、評価の観点を3〜5個決めて、観点ごとに質問を2〜3個用意し、候補者の経歴に応じて調整するという順序です。

「聞き方の深さ」も設計しておきます。
「〇〇の経験はありますか」で終わらせず、「そのときどう判断したか」「なぜそう判断したか」まで聞くと、経験の中身が分かるからです。

AIを使うのは質問の作成と経歴に応じた調整のところで、評価そのものはさせません。
質問を作らせるのは構いませんが、面接の場で使う質問は面接官が理解している必要があり、用意された質問をそのまま読むと答えを深掘りできなくなります。

評価をフェアに保つ設計は面接評価をフェアにする。AIでバイアス検知をプロセスに組み込むで扱っています。

「書いてください」では書けない。現場には質問リストで渡す

型ができたら、現場に渡していきます。
渡すのは3つで、型（求人票6項目、スカウト文4項目）、記入例（自社の求人票1本）、現場が答えるべき質問リストになります。

要になるのは質問リストです。
現場に「求人票を書いてください」と依頼しても書けませんが、ただ質問に答える形にすると書けます。
質問の例は、たとえば「この職種の人が1日をどう過ごすか教えてください」「入社後3か月で何ができるようになっていてほしいですか」「この職種の人が辞めるとき、理由は何が多いですか」といったものです。

答えを渡して求人票の形に整えさせると、現場は質問に答えるだけ、人事は整えるだけになるので分業が成立します。
期間の目安は1か月で、職種を2〜3個ずつ増やしていきます。

月1回の効果測定と、現場・人事の分担で運用が回る

配ったら、効果を測っていきます。

指標はどう見ればいいでしょうか？
求人票の指標は、閲覧数に対する応募率と応募者の質（書類選考の通過率）です。
スカウト文の指標は、返信率と面談に至った率です。
面接の質問の指標は、評価の観点ごとに判断材料が取れているかで、取れていない観点は質問の設計のほうが悪いということになります。

改善のサイクルは月1回に置き、数字を見てどの項目を変えるかを決めます。
一度に複数を変えると何が効いたのか分からないので、1つずつ変えます。

スカウト文は特に検証しやすい領域で、件数が多いので1項目めの書き方を変えて返信率を比べられます。
採用市場そのものを定点観測する話は採用市場を数字で見る。競合の採用状況・求人比較を定点観測するにまとめてあります。

最後に、人事と現場の分担も明示しておきます。
現場が持つのは業務内容と求める経験で、質問に答える形で提供します。
人事が持つのは採用市場の言葉と文書の形、そして候補者との対応の全体です。

「自社の魅力」は両方で作るもので、入社した人に聞いた内容をもとに言語化するので、どちらか一方だけでは作れません。
この分担を明示しておくと、「誰が書くのか」で止まらなくなります。

人事と現場のほかに、各職種がそれぞれどこでAIを使っているかを知りたいときは、職種別AI活用まとめ。営業・マーケ・人事・経理・法務の使いどころを開いてみてください。

つまずきやすいのは6つです。
求人票とスカウト文で同じ内容を使い回すこと、必須の経験を多く書くこと、入社後3か月の流れを書かないこと、スカウト文を300字を超える長さにすること、現場に「求人票を書いてください」と依頼すること、用意された質問をそのまま面接で読むことです。
どれも、読み手ごとに設計を分けて必須は絞り、3か月の流れを書いて300字に収め、質問に答える形にして面接官が理解してから使えば避けられます。

書き始めの型は、私たちの組織のAIポータル「AI Portalize」にある500以上の検証済みの見本からやりたいことで検索し、コピーして自社用に直して使えます。

採用文書は、3つの理解と入社した人の言葉で書けるようになる

採用文書を書ける人が限られるのは、現場の業務内容（現場が持つ）、採用市場の言葉（人事が持つ）、自社の魅力（どちらも持っていない）の3つが要るからです。

型は、入社した人3人に「何が決め手だったか」を聞くところから作ります。
社内の想像ではなく、選んだ人自身の言葉なので精度が高くなります。

求人票は6項目で、特に「入社後3か月の流れ」が抜けやすく、そのぶん効きます。
スカウト文は4項目・300字で、「相手の経歴のどこに注目したか」が定型文かどうかの分かれ目になります。
面接の質問は評価の観点と対応させて、判断の過程まで聞く設計にしておきます。

現場に渡すのは、型・記入例・現場が答えるべき質問リストの3つで、「書いてください」では書けませんが、質問に答える形にすると書けます。
効果は、求人票は応募率と書類通過率、スカウト文は返信率と面談率、面接の質問は観点ごとに判断材料が取れているかで見て、改善は1つずつ変えます。
主要な職種を1つに絞り、入社した人3人へ決め手を尋ねてみてください。