ディレクター・PMのAI活用を型にする。指示・差分確認・UX分析

ディレクターやPMの業務は、AI活用の対象として見えにくい領域です。
理由は、仕事の中身が調整と判断だからです。

関係者との折衝、優先順位の決定、納期の管理は、確かに任せられません。
ところが、実際に工程を分けてみると、時間を食っている作業は判断ではないと分かります。

今回は、ディレクター・PMの業務を工程に分ける整理について書いていきます。
職種別に工程へAIを当てる全体像は職種別AI活用まとめ。営業・マーケ・人事・経理・法務の使いどころにまとめてあります。

時間を食っているのは判断ではない

ディレクターの時間の使い方は、どう分解できるでしょうか？
まず、修正指示を書く作業があります。
制作物を確認し、直してほしい箇所を伝えるところで、1案件で何度も発生します。

次が、差分を確認する作業です。
修正版が返ってきたときに、指示した箇所が直っているか、他が崩れていないかを見ます。

続いて、進行の状況を整理する作業があります。
誰が何を持っていて、どこで止まっているかです。

また、関係者への共有もあります。
状況の報告や決定事項の伝達になります。
最後が判断そのもので、優先順位・納期・品質の可否です。
最後の1つ以外は、時間がかかっているだけで判断ではないので、ここが対象になります。

修正指示・差分確認・UX分析で、効き方が変わる

修正指示の言語化が最も効き、なおかつ最も見落とされている領域です。
やることは、直してほしい状態を伝えて、指示文を作らせる作業です。
なぜ効くのかというと、修正指示の質が制作物の質を決めるからです。
「もう少し見やすくして」という指示は受け取る側が解釈するため、解釈の違いがそのまま往復を生みます。

指示に必要な要素は4つで、対象・現状・期待する状態・理由になりますが、このなかで最も抜けるのが理由です。
理由があれば、受け取る側が別のより良い方法を提案できます。
理由がなければ、言われたとおりに直すだけになります。

やり方としては、「見出しが本文と同じ大きさで、階層が分からない」と口頭で言い、指示文に整えさせる形です。
言語化の負荷が下がります。
音声を前提にした業務の組み方は入力が面倒で止まる人を減らす。音声入力を前提にした業務設計で扱っています。

効果の目安は、1件の指示にかかっていた5分が2分になる感覚で、往復の回数もあわせて減ります。
差分の確認では、修正前と修正後を渡し、何が変わったかを列挙させます。
確認するのは、指示した箇所が直っているかと、指示していない箇所が変わっていないかの2つで、このなかで重要なのは後者です。

修正の過程で他の箇所が崩れる場合があり、これは人が見落とします。
特に文書の場合、1箇所を直した影響が他に及ぶ場合があるからです。
効果の目安は、10分かかっていた差分確認が3分になる感覚で、見落としもあわせて減ります。
ただ、画像やデザインの差分はこの方法では拾いきれず、文書と仕様書で効く領域だと考えておきます。

UXと使い勝手の分析では、画面や資料について使い勝手の観点で問題を挙げさせます。
そのとき、「知識のない読み手」を想定させるのがコツです。
「この画面を初めて見る人が分からない箇所」という聞き方になります。

なぜ効くのかというと、作った側と近い立場の人は前提を共有しているので、気づけないからです。
外の目が必要な領域ですが、外の目を毎回用意するのは難しいものです。
効果は指摘の件数ではなく指摘の観点が広がる点にあり、出てきた指摘のすべてに対応する必要はありません。
優先順位はディレクターが判断し、上位3件に絞らせる運用にしておきます。

指示の言語化が、そのまま制作物の質になる

修正指示の言語化は、職種の本質に関わるので、節を分けて書きます。
ディレクターの仕事の質は指示の質でほぼ決まり、指示の質は言語化の能力に依存しています。
何が問題で、どうなってほしいかを言葉にできるかどうか、というところです。
AIを使うと、この言語化のほうを助けられます。

ただ、助けられるのは「言葉にする」部分だけです。
「何が問題か」を見つけるのは、あくまで人です。
だから使い方は、気づいたことを口頭で言い、指示文に整えさせるという形になります。

気づく能力のほうは代替されませんが、指示文を蓄積すると型になります。
同じ種類の指摘は繰り返し発生するので、よく使う指示の型を数個持っておくと速くなります。
型を資産にする進め方は仕事の手順をAIに覚えさせる。社内の「型」を資産化する考え方にまとめてあります。

制作会社・外注先との連携でも、使い方は同じ

外注が絡む場合の設計も、書いておきます。
まずは発注時の要件の整理で、やりたいことを口頭で説明して要件の形に整えさせますが、要件が曖昧なままの発注が最も手戻りを生みます。
「聞かれそうな質問」を挙げさせておくのも、効きます。
発注先から確認が来る前に答えを準備できるので、やり取りの往復が減ります。

受領物の確認では、差分の確認と要件との照合を行います。
「発注した要件のうち、満たされていない項目」を挙げさせる形です。

注意点が1つあります。
外注先の成果物の評価はさせません。
「要件を満たしているか」の確認までにして、品質の評価は人が判断します。

あわせて、外注先とのやり取りの内容を入力する場合は、秘密保持の範囲を確認しておきます。
相手先の情報が含まれることがあるからです。
線引きの決め方は生成AIに入れてはいけない情報とは。社内ルールを3段階で線引きするで扱っています。

案件横断のナレッジも、この使い方の副産物になる

ディレクターの業務で最も失われている資産は案件横断のナレッジで、案件ごとに得た学びが次の案件に引き継がれません。
「この種類の制作では、この工程で必ず遅れる」「この確認を先にやると手戻りが減る」。
こうした知見は、担当者の頭の中にしか残りません。
やることは、案件が終わったときに3つを書き出す作業です。

うまくいった点・遅れた箇所とその理由・次回やるなら変える点、の3つになります。
案件の記録のほうから書き出させると負担が減り、ゼロから書くと後回しになりますが記録があれば整理させるだけで済みます。
溜まってくると、案件の見積の精度が上がります。

「この種類の案件は、この工程で1週間余分に見る」という判断ができるようになるからです。
この蓄積はディレクターの職種で最も価値のあるAI活用かもしれず、時間の削減より効果が大きいところです。

ここでは、よくある失敗を5つ挙げておきます。
判断を任せる、「何が問題か」を見つけるところから任せる、UX分析の指摘を全部対応する、外注先の成果物を評価させる、案件終了時の振り返りを書かない、の5つです。
どれも、判断は自分で持ち、気づいたことの言語化だけを助けさせ、上位3件に絞り、要件の確認までにして、終了時に3つ書き出せば避けられます。

振り返りを整理させる依頼文も、ゼロから書く必要はありません。
私たちの組織のAIポータル「AI Portalize」には検証済みのAIツールとナレッジの見本が500以上あり、やりたいことから探して自分用に直して使えます。

気づくのは人、言葉にするのはAIという役割分担です

ディレクター・PMの業務で時間を食っているのは、判断ではありません。
修正指示を書く・差分を確認する・進行の状況を整理する・関係者へ共有する、というあたりが対象になります。
3領域の使いどころは、修正指示の言語化、差分の確認、UXと使い勝手の分析です。
修正指示の言語化は最も効き、対象・現状・期待する状態・理由の4要素のうち理由があると、相手がより良い方法を提案できます。

差分の確認では、指示した箇所が直っているかと、指示していない箇所が変わっていないかを見ます。
UXと使い勝手の分析は、知識のない読み手を想定させ、指摘は上位3件に絞ります。

「何が問題か」を見つけるのは、あくまで人です。
気づいたことを口頭で言い、指示文のほうに整えさせる形にしておきます。
外注が絡む場合は、発注時の要件の整理と「聞かれそうな質問」の洗い出しが効きます。

ただし成果物の評価はさせず、要件を満たしているかの確認までにしておきます。
そして案件終了時に、うまくいったこと・遅れた箇所とその理由・次回変えることの3つを書き出します。
これが溜まると見積の精度が上がり、時間の削減より、こちらの効果のほうが大きいかもしれません。

直近の修正指示を1件選んで、口頭の内容を指示文に整えさせるところから試してください。