個人フォルダの業務データを共有領域へ。AI活用の前提整備

「先月の集計表はどこにありますか」と聞いて、「私のマイドライブにあります」と返ってくる。
業務としてはとりあえず回っている状態で、担当者に聞けば出てくるからです。

ただ、AI活用の観点では、ここが決定的な障害になります。
参照先に指定できないので、その情報は存在しないのと同じ扱いになってしまいます。
担当者が休むと止まりますし、異動すればそのまま失われます。

共有ドライブへの移行をどう進めるかを、ここで整理していきます。
ドライブ全体の整理はファイルサーバをAIの参照先にする。ドライブ整理はAI活用の前提工事にまとめてあります。

個人領域に業務データが溜まるのは、意識の問題ではない

なぜ個人フォルダに業務データが溜まるのでしょうか？
ここを理解しないまま「共有領域に置いてください」と依頼しても、まず効きません。

ひとつが、作るときは個人のものである点で、新しく作る表は最初は自分の作業用で、使えることが分かってから業務に定着していくので、移すタイミングが業務の中に存在しません。
次が、共有領域に置くと権限の設定が必要になる点で、個人領域なら何も考えずに作れますが、共有領域は誰に見せるかを決める必要があります。
この一手間があるだけで、個人領域のほうが選ばれます。

もうひとつが、見られたくない途中の状態がある点だと思います。
作りかけのもの、試している数字、まだ人に見せる段階でないもの。
これ自体は正当な理由だと思います。

3つとも、担当者の意識の問題ではありません。
だから啓発では動かないので、仕組みのほうで解く必要があります。

移行は他人が参照するものから、順序を決めて進める

全部を移そうとすると動かないので、順序を決めます。
第1優先が、他人が参照する必要のあるものです。
定例で提出する集計表や部門で共有している台帳、複数人が使う一覧など、他の人が「あれはどこ」と聞く対象になっているものが該当します。

第2優先がAIの参照先に含めたいもので、過去の実績、案件の記録、手順書などが対象です。
参照先に何を含めるかの選び方は社内ナレッジをAIで活用する方法。ツール導入・RAG・手持ちのAIの選び方で扱っています。

第3優先が、本人だけが使うが業務としては必要なもの、つまり引き継ぎの対象になるものです。
逆に移さなくてよいのが、作業中のファイル、個人のメモ、一時的な計算で、ここは個人領域に残して構いません。
全部を移す方針にすると、途中を見られたくない気持ちが抵抗を生みます。

第1優先だけで、たいてい問題の8割が解決します。
「あれはどこ」と聞かれる対象がなくなるからです。

対象の特定は担当者に聞くのがいちばん速いのですが、聞き方があります。
「個人フォルダにある業務データを教えてください」ではまず出てきません。
本人が業務データだと認識していないものがあるからです。

効く聞き方は2つあります。
ひとつが「他の人から場所を聞かれるファイルはありますか」と尋ねる聞き方で、ここで第1優先にあたるものが出てきます。
もうひとつが「あなたが休んだときに、誰かが探すファイルはありますか」と尋ねる聞き方で、これが最も的確に対象を特定してくれます。

部門ごとに30分のミーティングでやるのが効率的だと思います。
複数人で話すと「それ私も持ってる」という重複が見つかりますし、同じ集計を2人が別々に作っていたことも珍しくありません。

自動同期は折衷案として有効だが、期限を切る

移行に抵抗がある場合の現実的な手として、個人領域に置いたまま共有領域に自動でコピーを作る形があります。
これが効く理由は3つあります。
ひとつが作る側の運用が変わらない点で、これまでと同じ場所で作業できるので抵抗がありません。
次が参照する側は共有領域を見ればよい点で、AIの参照先にも指定できます。

もうひとつが移行の判断を後回しにできる点で、使われる状態を先に作ってから、落ち着いて正式に移せます。
実装は定期的にコピーする仕組みを組むだけで、書式を含めて複製する形にしておけば参照側から見て違いがありません。

注意点は2つあります。
ひとつがコピー側を編集させないことで、両方が編集されるとどちらが正か分からなくなるので、共有領域側は閲覧のみにします。

もうひとつが同期していることを明示する点で、「これは自動コピーです。編集は元のファイルで」と書いておきます。
こうした同期を何で組むかの判断はAIによる業務自動化の全体像。手段の選び方とコスト設計にまとめてあります。

自動同期は移行の途中の形としては有効ですが、そのままにすると別の問題が出ます。
元のファイルの所有者が異動すると同期が止まりますし、個人領域は退職や異動でアクセスできなくなるとコピー元ごと消えます。
だから期限を決めておき、「半年後に正式に共有領域へ移す」と決めて、その間に権限の設計と運用の合意を進めます。

また、同期しているファイルの一覧も管理しておきます。
何がどこから同期されているかが分からなくなると、元のファイルを消したときに気づけません。

移行後のルールは3つに絞る

移した後に元に戻らないよう、ルールを決めておきます。
ひとつが、新しく作るものは最初から共有領域に作る点で、ここが最も効きます。
移行の作業は一度で済ませて以後は発生させないという考え方で、そのためには共有領域に作りやすい状態のほうが必要になります。

次が、作業中のフォルダを共有領域の中に用意する点です。
途中を見られたくないという理由への対処にあたるので、共有領域の中に「作業中」のフォルダを作って、そこは限定した権限にしておきます。
ここに作れば、完成したら移すだけで済みます。

もうひとつが、権限の初期設定を決めておく点だと思います。
「部門内は閲覧可」を既定にしておくと毎回考える必要がなくなるので、権限設定が一手間だという理由のほうが消えます。

なかでも作業中のフォルダを置くことが、このルールの要点です。
個人領域が選ばれる理由の1つが「途中を見られたくない」ことなので、その場所を共有領域の中に用意します。
ここを解かないと、ルールを作っても個人領域が使われ続けます。

進み具合は3つの指標で見て、つまずきも5つ数えられる

進み具合を見る指標は3つ置きます。
ひとつが「どこにあるか」の問い合わせ件数で、減っていれば効いているということです。
実測が難しいので、部門長に感覚を聞く形で足ります。

次がAIの参照先に含まれている資料の数で、移行が進むと参照できる範囲が広がります。
もうひとつが新規作成されたファイルの場所の割合で、新しく作られたものが共有領域に作られているかを見ます。
ここが変わっていなければ、運用ルールが定着していません。

なかでも新規作成の場所が最も重要だと思います。
移行そのものは一度やれば終わりますが、新しく作られるものが個人領域に増え続けるなら、同じ作業を何度も繰り返すことになるからです。

つまずきやすいのは5つです。
「共有領域に置いてください」と依頼すること、全部を移そうとすること、自動同期を恒久化すること、同期先を編集可能にすること、作業中の置き場を用意しないことです。
どれも、作りやすい状態を用意して、第1優先に絞って、期限を決めて、同期先は閲覧のみにして、作業中のフォルダを置けば避けられます。

共有領域に移した資料を使う最初のAIツールは、ゼロから作らなくても構いません。
私たちの組織のAIポータル「AI Portalize」には検証済みの見本が500以上あり、やりたいことから探してコピーし、自分用に直して使えます。

個人フォルダの脱却は、作りやすい共有領域を用意することから

個人領域に業務データが溜まるのは、作るときは個人のものだから・権限の設定が一手間だから・途中を見られたくないから、の3つが理由です。
どれも意識の問題ではないので、仕組みのほうで解いていくことになります。

移行の順序は、他人が参照する必要があるものからです。
洗い出しは「あなたが休んだときに誰かが探すファイルはありますか」と聞くのが最も的確で、部門ごとに30分のミーティングでやると重複も見つかります。

抵抗がある場合は、個人領域に置いたまま共有領域に自動でコピーを作る折衷案が有効です。
同期先は閲覧のみにして、期限を決めて正式移行に進めます。
移行後のルールは、新しく作るものは最初から共有領域に・共有領域の中に「作業中」のフォルダを用意する・権限の初期設定を決める、の3つで、なかでも作業中のフォルダが要点になります。

まずは自部門で「他の人から場所を聞かれるファイル」を挙げてもらうところから始まります。