スプレッドシートのAI関数で終わる業務・終わらない業務

スプレッドシートの中で、AIが列の中身を判断してくれるAI関数が使えるようになり、セルに1本書くだけでその列の内容を分類させたり判断させたりできます。
効くのは、これまでルールベースで書こうとして諦めていた列で、「この問い合わせ内容はどのカテゴリか」「この文章の要点は何か」といった、条件分岐で書くには判断が曖昧すぎて結果として手作業で埋めていた列のことです。

一方で、任せてはいけない領域もはっきりしているので、今回はこの線引きを整理していきます。
表計算をデータの置き場所として設計する話はスプレッドシートを社内DBとして扱う。AI自動化の土台設計にまとめてあります。

ルールベースで諦めていた列は、AI関数1本で終わる

具体的に何が変わるのか、順に見ていきます。

例えば、問い合わせの記録が並んだ表があって、本文の列はあるもののカテゴリの列は手作業で埋めているとします。
分類の基準は「だいたいこう」という感覚なので、条件式には書けないまま残っています。
ここに関数を1本書くと、本文を読んで分類が入り、数百行を一度に処理できます。

しかも基準のほうが揃います。
手作業だと、埋める人によって分類がずれていたからです。

これが効く理由は3つあります。
判断を含む処理が表の中で完結するので、別のツールに持ち出さずに済みます。
列として並ぶので、そのまま集計にも使えます。
また、同じ基準で全行が処理されるので、埋める人によるずれもなくなります。

AI関数が得意なのは8パターン、任せてはいけないのは3領域

実務で使える形を、まず整理しておきます。
どこまで頼めるものなのでしょうか。

分類は、問い合わせのカテゴリや案件の種別、優先度を、選択肢を指定して振り分けるものです。
抽出は、長い文章から住所の市区町村や日付、担当者名など、必要な情報だけを取り出します。
要約は、長い本文を1行にして、一覧で見られる状態にするものです。

判定は、「この記述に個人情報が含まれるか」「この問い合わせは緊急か」といった問いに、当てはまるかどうかで答えさせます。
表記の統一は、会社名や部署名、商品名の表記ゆれをそろえるもので、手作業では最も時間がかかっていた作業です。
感情や温度感の判定は、顧客の声の記録から満足度の傾向をつかむもので、粗い判定ですが傾向は十分につかめます。

翻訳は列ごとに別の言語に置き換え、不足の指摘は「この記録に書かれていない情報は何か」を挙げさせて入力の抜けを見つけます。
効果が大きいのは、分類・抽出・表記の統一の3つです。
手作業で埋めていた列が、そのまま消えるからです。

一方で、任せてはいけない領域も3つあります。
正確性が求められる計算は、合計や按分、税の計算などです。
数値の計算は従来の数式で書き、ここを混ぜた時点で数字の事故が起きると考えておきます。

機密情報を含む列も任せられません。
処理のために内容が外部に送られる構成なら、入力してよい情報の線引きがそのまま適用されるからです。
人事情報や個人情報、未公表の数値は、列単位で判断します。
線引きの決め方は生成AIに入れてはいけない情報とは。社内ルールを3段階で線引きするにまとめてあります。

大量処理も要注意です。
数千行に一度に適用すると、処理に時間がかかり費用も跳ねます。
大量処理は、最も見落とされやすいところです。
動かした瞬間は問題なく、月末に請求を見て気づくことになるからです。

現場に配る形にすると、判断は3問で決まります。

1問目は、その列が計算結果かどうかです。
計算結果なら、従来の数式で書きます。

2問目は、機密情報や個人情報が含まれるかどうかです。
含まれるなら使わず、該当箇所を除いた列を作る方法もあります。

3問目は、処理する行数が数百行以内かどうかです。
以内なら使ってよく、超えるなら分割やスクリプトなど別の手段を検討します。

計算かどうかと機密かどうかを、必ず先に置くのが要点です。
行数の話から入ると、前の2つの判断が飛ばされます。

3問で使うかどうかを決めたあと、どの業務から実際に手を付けるかの段取りは、業務のAI化の進め方。棚卸しから優先順位付け・実装までの手順をあわせて読んでみてください。

費用は、貼り直しと区切りで抑えられる

費用の設計もしておきます。
事故が起きやすいのは、ここだからです。

まず、再計算のたびに処理が走る構成に注意します。
表を開くたび、別のセルを編集するたびに再計算されると、同じ処理が何度も走ってしまうからです。

具体的には、処理が終わったら値として貼り直します。
関数を残したままにせず、出た結果を文字として置き換えれば、再計算は走りません。

一度に処理する行数も区切ります。
100行ずつ処理して値に置き換えてから、次の100行に進みます。
手間はかかりますが、費用と処理時間の両方が読める状態になります。

さらに展開の前に、1行あたりの処理量×想定行数×想定回数で試算しておきます。
ここを部門に伝えておかないと、便利さが伝わった月に請求のほうが跳ねます。

費用設計の考え方はAIによる業務自動化の全体像。手段の選び方とコスト設計で扱っています。

配るときの伝え方も設計しておきます。

まず、得意なこととやってはいけないことを同じ紙に書きます。
得意なことだけ伝えると計算に使われますし、やってはいけないことだけ伝えると使われなくなるからです。

次に、具体例を3つ添えます。
「問い合わせのカテゴリ分類」「会社名の表記統一」「長文の要約」のように、自社の業務での例にします。

費用の話も1行入れておきます。
「処理した量に応じて費用がかかります。結果は値として貼り直してください」という一文です。

また、最初は限定した人に配ります。
全社に一斉に配ると、大量処理と計算への使用が同時に起きるからです。
部門の担当者数人に配って、使い方が固まってから徐々に広げていきます。

AI関数と従来の関数は、判断と計算で役割を分ける

実務では、AI関数だけで完結することはまずありません。
組み合わせの型を知っておくと使いやすくなります。

よく使うのは、AI関数で分類してから従来の関数で集計する型です。
カテゴリを判定させて、カテゴリ別の件数と合計を数式で出す、最も使う型です。

次に、従来の関数で絞り込んでからAI関数で判断する型もあります。
条件で絞った行だけをAI関数に通すので、処理する行数が減って費用も抑えられます。
もうひとつが、AI関数で抽出してから従来の関数で突合する型で、文章から取り出した情報を別の表と照合します。

共通しているのは、判断はAI関数、計算と照合は従来の関数という役割分担です。
この形を最初に伝えると、事故が減ります。

もう1つ、運用として決めておきたいのが検証で、数百行が一度に処理されると全部を確認するのは現実的ではありません。
ただ、まったく確認しないと、基準がずれたまま集計に使われてしまいます。

現実的な形は、抜き取りです。
処理した行のうち10〜20件を人が見て、判定が妥当かを確認します。
違和感があれば、指定の書き方を直して再処理します。

確認する行の選び方にも、コツがあります。
無作為に選ぶより、判定が分かれそうな行をねらって選ぶほうが、基準のずれを見つけやすいからです。
「どのカテゴリにも入りそう」な内容の行を見ると、基準のずれが見つかります。
明らかな行は当たっているので、見ても情報が増えません。

この抜き取りは、最初の1回と指定を変えたときにやり、運用が固まってからは月1回程度で足ります。

分類の選択肢は、先に固定しておく

分類に使う場合は、注意点があります。
選択肢は決めずに投げてよいものでしょうか。

選択肢を指定しないと、行ごとに違う言葉が入ります。
「このカテゴリは何か」と聞くだけだと、「問い合わせ」「質問」「お問い合わせ」が混在するからです。
集計するときに、別のものとして数えられてしまいます。

つまり、選択肢を列挙してその中から選ばせる形にしておく必要があります。
「次の5つから選んでください：料金／機能／不具合／導入相談／その他」という書き方です。

「その他」を必ず入れておくと、当てはまらない行が無理やり分類されるのを防げます。
「その他」が多い場合は、選択肢の設計が実態と合っていないので、選択肢のほうを見直します。
「その他」の件数を見るのが、分類の精度を測る最も簡単な方法です。

よくある失敗は5つです。
計算に使う、結果を関数のまま残す、数千行に一度に適用する、機密情報を含む列に使う、得意な用途だけ伝えて全社に配る、このどれかです。
どれも、計算は数式で書き、値として貼り直し、区切って処理し、列単位で判断し、限定して始めれば避けられます。

どの列から試すかを決めるところは、当社のAI伴走支援でも、業務の洗い出しとAI化の優先順位づけとして、現場の担当者と一緒に進めています。

まずは手作業の列を1つ、100行だけ試す

AI関数が効くのは、ルールベースで書けずに手作業で埋めていた列です。
分類や抽出、表記の統一といった処理は、基準が揃ったうえで数百行を一度に処理できます。

得意なのは8パターンで、効果が大きいのは分類・抽出・表記の統一です。
任せてはいけないのは、正確性が求められる計算、機密情報を含む列、大量処理の3つで、判断フローは3問、計算かどうかと機密かどうかを必ず先に置きます。
費用は、結果を値として貼り直して再計算を止め、100行ずつ区切って処理し、展開の前に試算しておきます。

役割分担の型は、判断はAI関数、計算と照合は従来の関数です。
この形を最初に伝えると、事故が減ります。

自社の業務に、「感覚で埋めている列」はないでしょうか？
手作業で埋めている列を1つ探して100行だけ試せば、自動化できるかどうかの答えはすぐに出ます。