入社日から有給の付与と残日数を出し、年5日も見る業務ツール「有給の管理」

有給休暇の管理に使う業務ツール「有給の管理」を紹介します。後半では、ツールを使わずに管理するときのために、管理簿の作り方と年5日の数え方もまとめました。

業務ツール「有給の管理」でできること

入社日と週の勤務日数を入れると、有給の付与日・残日数・年5日の状況が出ます。申請と承認も同じ画面で行えます。

例えば

社員ごとに、次のような内容が出ます。

• 週3日・週18時間の人は比例付与。次の付与は2027-09-30に9日

• 2025-09-30に付与した6日は、使った3日・残り3日。2027-09-29まで使える

• 週5日の人の年5日：基準日から1年で取った2日・予定1日で「あと2日」

付与日数は法令の表で出した目安です。最後は社会保険労務士に確かめます。

使い方

1. シートを自分のドライブにコピーする

2. メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」

3. 「社員と残日数」で社員を入れる

4. 「＋ 休みを申請する」で申請し、上長が承認する

勤怠の打刻や残業は扱いません。有給だけを管理します。

要点

1. 有給休暇の管理簿には、社員ごとに基準日（付与した日）・付与した日数・取得した日を書きます。スプレッドシートで作るなら、社員の表・付与の表・取得の表に分けると数えまちがいが減ります。

2. 年10日以上の有給が付与される人には、基準日から1年のうちに5日を取らせることが会社に求められています。全日と半日の休みは数えますが、時間単位の休みは数えません。

3. 付与日数は、勤続年数と週の所定労働日数によって変わります。週30時間未満で週4日以下の人は、日数の少ない比例付与になります。細かい扱いは、会社の社会保険労務士に確かめてください。

有給休暇の管理簿に書く項目

管理簿には、法令で書くことが決まっている項目（基準日・日数・取得した日）と、管理のために持っておくと便利な項目があります。

管理簿は、労働者名簿や賃金台帳とあわせて作ることもできます。決められた期間の保存も求められているので、保存のしかたは会社の社会保険労務士に確かめてください。

有給の付与日数の目安

有給は、入社から6か月続けて働き、全労働日の8割以上出勤した人に付与されます。週5日以上、または週30時間以上働く人の日数は、次のとおりです。

週30時間未満で週4日以下の人は、週の日数に応じて少ない日数を付与します（比例付与）。例えば週3日の人は、6か月で5日です。パート・アルバイトは計算をまちがえやすいので、表を見ながら人ごとに確かめます。

付与した有給は、2年で使えなくなります。古い付与から先に使う扱いにしている会社が多く、消える日が近い人には早めに声をかけます。

有給の年5日の取得義務の数え方

年10日以上の有給が付与される人には、基準日から1年のうちに5日を取らせる必要があります。2019年4月から会社の規模にかかわらず対象になっていて、守れない場合の罰則も定められています。

• 数えるのは、全日の休みと半日の休み（0.5日）です。時間単位の休みは数えません。

• 本人が自分から取った日と、計画的付与（会社が決めた日）で取った日は、5日に含めます。

• 足りない人には、会社が本人の希望を聞いたうえで日を決めて取らせることができます（時季指定）。この方法を使うときは、就業規則に書いておくことが求められます。

期限の直前に気づくと、日を決める余裕がありません。例えば期限の3か月前を目安に、まだ5日に届いていない人を一覧にして、本人と上長に知らせます。

有給申請の承認の流れ

1. 本人が日にちと種類（全日・午前半休・午後半休）を選んで申請します。

2. 上長が、残日数と同じ部署の休みの予定を見て承認します。直してほしいときは、理由を書いて差し戻します。

3. 承認したら残日数から引き、管理簿の取得した日に書きます。

申請がチャットや口頭に散らばると、管理簿への書き写しがもれます。申請・承認・記録を1つの表で行うと、書き写しが要りません。

自分の申請を自分で承認しないように、上長がいない人や上長本人の申請は人事が承認する、と決めておきます。

使える場面

有給の管理は、人事だけでなく、上長や社員本人も関わります。よく使われる場面をまとめました。

人事：年5日に届かない人を早めに見つける

基準日ごとの期限と、取った日・予定・申請中の日数が並ぶので、期限が近いのに足りない人に早めに声をかけられます。

上長：同じ日に休む人を見ながら承認する

承認の画面で、同じ部署で同じ日に休む人が出るので、仕事の段取りを考えながら承認できます。

自社に合わせて直す例

このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。

部署ごとの取得の状況を出す

部署ごとに、有給がどれだけ取られているかを比べます。

プロンプトの例：「年5日の取得義務」の画面に、部署ごとの平均の取得日数と、5日に届いた人の割合を表で足してください。

特別休暇を一緒に記録する

夏季休暇や慶弔の休みも、同じ申請の画面で出せるようにします。

プロンプトの例：休みの種類に「夏季休暇」と「慶弔休暇」を足してください。この2つは有給の残日数から引かず、年5日にも数えないようにしてください。