入社・退社の作業と書類を、担当ごとのチェックリストで追う業務ツール「入社・退社の手続き」
入社と退社の手続きに使う業務ツール「入社・退社の手続き」を紹介します。後半では、ツールを使わずに進めるときのために、チェックリストと書類の一覧もまとめました。
業務ツール「入社・退社の手続き」でできること
入社する人を足すと、入社日から期限を計算したチェックリストができます。退社の手続きも名簿から始められます。
例えば
10月21日に入社する人を足すと、次のような作業と書類が並びます。
人事：雇用契約書を交わす（期限10月7日）、社会保険・雇用保険の手続き（10月26日）
情シス：PCを用意する（10月16日）、アカウントを作る（10月20日）
書類：身元保証書・扶養控除等申告書・マイナンバーの届け（10月28日）など
期限を過ぎた作業は、担当ごとに1通にまとめてメールで知らせられます。
使い方
シートを自分のドライブにコピーする
メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」
「ひな形と設定」で作業と担当のメールを直す
「＋ 入社する人を足す」で名前と入社日を入れる
退社は名簿の詳細で「退社の手続きを始める」を押す
共有は人事担当だけに。口座番号やマイナンバーは書きません。
要点
入社手続きのチェックリストは、入社日を起点に「何日前・何日後」で並べ、項目ごとに人事・情シス・総務・上長の担当を決めます。毎回同じひな形から作ると、頼みもれを防げます。
入社のときに集める書類は、雇用契約書・給与の振込先の届け・扶養控除等申告書・年金と雇用保険の番号が分かる書類・マイナンバーの届けなどです。届いたかどうかを人ごとに記録します。
退職手続きで会社側がやることは、引き継ぎ・アカウントの停止・貸したものの回収・社会保険と雇用保険の手続き・源泉徴収票の発行です。アカウントは最終日の終業後に止めます。
入社手続きのチェックリスト
入社の手続きは、入社日の前から始まります。入社日を起点に、何日前・何日後にやるかを決めておくと、毎回の段取りがそろいます。
時期 | やること | 担当 |
|---|---|---|
2週間前 | 雇用契約書を交わす（労働条件通知書と一緒に） | 人事 |
1週間前 | 初日の案内と教育係を決める | 上長 |
3日前 | PCを用意する。入館証・名刺・備品を用意する | 情シス・総務 |
前日 | アカウントを作る（メール・チャットなど） | 情シス |
入社から5日以内 | 社会保険・雇用保険の手続き | 人事 |
1か月後 | 面談 | 上長 |
試用期間の終わりの前 | 試用期間の評価を決める | 上長 |
期限は、健康保険・厚生年金の届けが入社から5日以内、雇用保険の届けが入社した月の翌月10日までとされています。社会保険労務士に頼んでいる会社は、頼んだ日を記録しておきます。
入社のときに集める書類の一覧
書類 | 使うところ | 気をつけること |
|---|---|---|
雇用契約書（控え） | 労働条件の確認 | 会社と本人で1部ずつ持つ |
身元保証書 | 会社の決まりによる | 求めるかどうかは会社ごとに違う |
給与の振込先の届け | 給与の振り込み | 口座番号は、給与の担当だけが見られる場所で持つ |
扶養控除等申告書 | 毎月の給与の源泉徴収 | 最初の給与の前までに出してもらう |
年金・雇用保険の番号が分かる書類 | 社会保険・雇用保険の手続き | 前の会社があれば |
前の会社の源泉徴収票 | 年末調整 | その年に前の会社で給与があった人 |
マイナンバーの届け | 社会保険と税の手続き | 決めた方法で受け取り、一覧の表には書かない |
書類は「誰の、どの書類が、まだ届いていないか」を1つの表で見られるようにします。期限を過ぎて届いていないものから声をかけます。
退職手続きで会社側がやること
時期 | やること | 担当 |
|---|---|---|
最終日の30日前 | 退職届を受け取り、最終日を決める | 人事 |
21日前 | 引き継ぎの計画を作る | 上長 |
3日前 | データの引き継ぎを確かめる | 情シス |
最終日 | アカウントを止める。入館証・鍵・名刺・備品を回収する | 情シス・総務 |
最終日の翌日 | PC・スマホを回収して初期化する | 情シス |
退職の翌日から5日以内 | 健康保険・厚生年金の資格を止める手続き | 人事 |
退職の翌日から10日以内 | 雇用保険の手続きと、離職票の手続き（希望した人） | 人事 |
退職から1か月以内 | 源泉徴収票を送る | 人事 |
手続きの細かい扱いは、会社の社会保険労務士に確かめてください。
退職者のアカウントの削除で気をつけること
止めるのは最終日の終業後にします。早すぎると引き継ぎができず、遅れると退職した人が社内の情報を見られる状態が続きます。
すぐに削除せず、まず止めます。共有のファイルやメールの持ち主を引き継ぐ人に移してから、削除します。
メールやチャットのほか、会社で使っているクラウドサービスのアカウントを一覧にして、止めた日を1つずつ記録します。
入社のときに作ったアカウントを記録しておくと、止めるときのもれを防げます。
入社・退社の表には、社員の名前や連絡先が入ります。表の共有は人事担当だけにして、情シス・総務・上長には作業のお知らせだけを送る形にすると、情報が広がりにくくなります。
入社・退社の手続き
スプレッドシートで使うアプリ
・入社日・退社日から期限つきの作業を作る
・担当ごとに期限切れの作業を知らせる
・書類の提出済み・不足を1つの表で見る
・名簿の異動や役職の変更を履歴に残す
🔒 社員の情報は、コピーしたシートの中だけに保存します。社外のサービスには送りません。
使える場面
入社・退社の手続きは、人事だけでなく、情シス・総務・上長が分担して進めます。よく使われる場面をまとめました。
人事：入社・退社のたびに同じ段取りで進める
入社する人を足すと、ひな形から期限つきのチェックリストができるので、毎回の段取りがそろいます。
情シス：PCとアカウントの用意・停止のもれを防ぐ
担当ごとの作業の一覧に、PCの用意やアカウントの停止が期限つきで並び、期限切れの数が出ます。
自社に合わせて直す例
このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。
異動の手続きを足す
入社・退社のほかに、異動のときの作業も同じ形で追います。
プロンプトの例：手続きの種類に「異動」を足し、名簿の詳細から「異動の手続きを始める」を押すと、異動日から期限を計算したチェックリストができるようにしてください。ひな形にも「異動」を足してください。
雇用形態でひな形を分ける
正社員とパートで、作業や書類を変えます。
プロンプトの例：ひな形に「雇用形態」の列を足し、名簿の雇用形態に合う行だけでチェックリストを作るようにしてください。空の行は、すべての雇用形態で使ってください。
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