目標と評価シートと1on1の記録を、人ごとに追う業務ツール「評価・目標・1on1」
人事評価と1on1の管理に使う業務ツール「評価・目標・1on1」を紹介します。後半では、ツールを使わずに行うときのために、1on1の記録の項目もまとめました。
業務ツール「評価・目標・1on1」でできること
社員と評価者を入れると、目標・評価シート・1on1の記録が人ごとにそろいます。締切を過ぎたシートも出ます。
例えば
ダッシュボードには、次のように出ます。
部署ごとの評価シートの完了：営業部 3/4、管理部 2/2、開発部 1/3
佐藤 花子さんと上長の1on1は、前回から45日あいています
田中 太郎さんの目標の進み具合 73%（成果指標2つ、自信は中と高）
締切を過ぎたシートと、期限を過ぎた次にやることの数も並びます。
使い方
シートを自分のドライブにコピーする
メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」
「社員と期間」で、社員と評価者を入れる
期間を作り、「評価シートを配る」を押す
目標の進み具合と1on1を記録する
共有は人事と評価者だけにしてください。
要点
1on1の記録には、日付・話したこと・次にやること・その期限・調子の5つを残します。次にやることに期限を付けておくと、次の1on1の最初に確かめられます。
目標管理シートは、OKRなら目標と成果指標（KR）と自信、MBOなら目標と指標とウェイトを入れます。進み具合は期末にまとめて書かず、月に1〜2回記録します。
人事評価をスプレッドシートで回すときは、本人→評価者→人事の確定の順に段階を決め、締切と部署ごとの完了率を人事が見られるようにします。
1on1の記録に残す項目
1on1の記録は、次の5つの項目で毎回同じ形に残します。
項目 | 書くこと | 気をつけること |
|---|---|---|
日付・相手 | いつ、だれと話したか | 前回からの日数を見ると、間があいている組に気づけます |
話したこと | 仕事の進み具合、困っていること、これからの希望 | 評価の話と、体調や家庭の話は分けて書きます |
次にやること | 上長と部下のそれぞれがやること | 「だれが」「何を」を入れます |
次にやることの期限 | 次の1on1までの日付 | 期限を過ぎたものは、次の1on1の最初に確かめます |
調子 | 本人の話から受けた様子 | 毎回同じ言葉で残すと、変化に気づけます |
1on1の進め方
1on1は部下の話を聞く時間なので、上長が話す時間を短くします。次の順に進めると、毎回の記録がそろいます。
前回の「次にやること」が済んだかを確かめます。
部下が話したいことを先に聞きます。仕事の進み具合、困っていること、これからやりたいことの順に聞くと話しやすくなります。
目標の進み具合を見て、上長が手伝えることを決めます。
次にやることと期限を決め、その場で記録します。
間隔は、30日を目安にします。部下が多い上長ほど、しばらく話していない人が出やすくなります。前回からの日数を一覧にして、目安を過ぎた組から予定を入れます。
目標管理シートの項目（OKRとMBO）
目標の形は、OKRかMBOのどちらかを期間ごとに選びます。入れる項目と進み具合の出し方は次のとおりです。
形 | 入れる項目 | 進み具合の出し方 |
|---|---|---|
OKR | 目標（O）、成果指標（KR）と目標値、自信 | 成果指標の進み具合の平均 |
MBO | 目標、指標と目標値、ウェイト（%） | ウェイトをかけた平均。ウェイトの合計は100%にします |
例えば、目標を「新しい業界のお客さまを増やす」、成果指標を「新しい業界での契約 5社」「紹介の打ち合わせ 20件」とし、月に1〜2回、進み具合（%）と自信（高・中・低）を記録します。自信が「低」の目標は、1on1で先に話します。
人事評価をスプレッドシートで回す流れ
期間と、自己評価・評価者・最終の3つの締切を決めます。
在籍している社員に評価シートを配ります。
本人が自己評価を書き、評価者が評価とコメントを入れ、人事が最終の評価を確定します。差し戻すときは理由を残します。
人事は部署ごとの完了率と、締切を過ぎたシートを見て、止まっている所に声をかけます。
気をつけたいのは共有の範囲です。スプレッドシートは、開ける人ならタブから全員の評価を見られます。共有は人事と評価者だけにし、本人の自己評価は、評価者が面談で聞き取って入れるか、別のシートやフォームで書いてもらって取り込みます。
変更の記録を残すときも、評価の点やコメントまでは残さず、だれがいつ何をしたかだけにします。記録から評価の中身が広まるのを防ぐためです。
評価・目標・1on1
スプレッドシートで使うアプリ
・評価シートを配り、本人→評価者→人事で確定
・部署ごとの完了率と締切を過ぎたシートを出す
・OKRかMBOで目標と進み具合を記録する
・しばらく1on1をしていない組を出す
🔒 評価と1on1の記録はコピーしたシートの中だけに保存します。変更履歴に評価の中身は残しません。
使える場面
評価・目標・1on1は、人事だけでなく、上長や経営も見ています。よく使われる場面をまとめました。
人事：評価シートの回収の遅れをつかむ
部署ごとの完了率と、締切を過ぎたシートが並ぶので、どこに声をかけるかが分かります。
上長：しばらく1on1をしていない部下に気づく
部下ごとに前回の1on1からの日数が出て、目安の30日を過ぎた組が目立ちます。
自社に合わせて直す例
このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。
評価項目ごとの点を足す
総合の段階だけでなく、項目ごとに点を付けます。
プロンプトの例：評価シートに「成果」「行動」「チームへの貢献」の3つの項目を足し、それぞれ5段階で付けられるようにしてください。合計点も出してください。
1on1の間隔の目安を部署ごとに変える
部署によって話す間隔が違う会社向けです。
プロンプトの例：1on1の間隔の目安を、営業部は14日、ほかの部署は30日にしてください。
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