求人と候補者を比べ、合う人を点数で並べる業務ツール「求人と人材のマッチング台帳」
人材紹介・派遣の管理に使う業務ツール「求人と人材のマッチング台帳」を紹介します。後半では、ツールを使わずに管理するときのために、台帳の項目もまとめました。
業務ツール「求人と人材のマッチング台帳」でできること
求人と候補者を入れると、合いそうな組み合わせが点数の順に並びます。提案の進み具合と派遣の抵触日も追えます。
例えば
求人を1つ選ぶと、合いそうな候補者が次のように並びます。
佐藤 花子 一致度100：スキル3/3（Excel・Word・受発注）、勤務地と単価が希望に合う
鈴木 さくら 一致度83：足りないスキルは「受発注」
派遣の求人には「抵触日 あと60日」のように、抵触日までの日数も出る
選んだ候補者は、そのまま提案にできます。
使い方
シートを自分のドライブにコピーする
メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」
「取り込み・設定」で、求人と候補者を表から取り込む
「マッチング」で求人を選び、合う人を提案にする
「提案のボード」で、段階を進める
候補者の個人情報が入るので、共有は担当者だけにしてください。
要点
人材紹介の管理をスプレッドシートで行うなら、「求人」「候補者」「提案」の3つの表に分け、IDでつなぎます。1枚の表に全部入れると、同じ人が何行にも出て、数を数えにくくなります。
求人と候補者のマッチングは、スキル・勤務地・条件・単価・稼働できる日の5つを比べ、合う点と足りない点を並べて判断します。担当者の記憶だけに頼ると、合う人を見落としやすくなります。
提案は「提案→書類通過→面接→決定→入社」の段階で追い、同じ段階で止まっている日数を見ます。派遣の求人は、抵触日も同じ台帳で管理します。
人材紹介の管理の流れ
求人を受けたら、企業名・職種・雇用形態・必要なスキル・勤務地・条件・単価・募集の期限を「求人」の表に入れます。
候補者を登録するときは、スキル・希望の勤務地・希望の条件・希望の単価・稼働できる日を「候補者」の表に入れます。同じメールアドレスや電話番号の人がすでにいないか、先に確かめます。
求人ごとに合う候補者を探し、候補者ごとにも合う求人を探します。両方から見ると、片方だけでは気づかない組み合わせが見つかります。
提案したら「提案」の表に、求人ID・候補者ID・段階・段階を変えた日を残します。見送りや辞退になったときは、理由も残します。
決定の数が募集人数に届いたら求人を「充足」に、入社したら候補者を「就業中」にして、次の提案の候補から外します。
台帳に入れる項目
台帳は、求人・候補者・提案の3つの表に分けます。それぞれに入れる項目は次のとおりです。
表 | 入れる項目 | 気をつけること |
|---|---|---|
求人 | 企業名・職種・雇用形態・必要なスキル・勤務地・条件・単価・開始日・期限・募集人数・状態・担当 | 単価が時給か月額か年収かは、別の列に分けて入れます |
候補者 | 名前・連絡先・スキル・希望の勤務地・希望の条件・希望の単価・稼働できる日・状態・担当 | 「エクセル」と「Excel」のような書き方の違いをそろえないと、マッチングで拾えないことがあります |
提案 | 求人ID・候補者ID・段階・提案日・段階を変えた日・面接日時・入社日・終了の理由 | 名前ではなくIDでつなぐと、同じ名前の人がいても崩れません |
マッチングの見方
マッチングは、点数で並べたうえで、合う点と足りない点を見てから決めます。点数だけで決めると、ほかの条件で補える人を外してしまうことがあります。
比べる項目には重みを付けます。例えば、スキルを50点、勤務地と条件をそれぞれ15点、単価と稼働できる日をそれぞれ10点にすると、スキルの合う人が上に並びます。必要なスキルが3つの求人で2つが合う人なら、足りない1つを書き出しておくと、企業に推薦するときの説明に使えます。
スキルの書き方は人によって違います。「JS」と「JavaScript」、「簿記2級」と「日商簿記2級」のような言い換えを一覧にしておき、同じものとして数えます。
提案の段階と派遣の抵触日の注意
提案は、止まっている日数を見て次の手を打ちます。返事を待たせると、候補者も企業もほかの話に移りやすくなります。例えば同じ段階に7日を過ぎていたら、面接の日を決める、結果を聞くなど、次にすることを決めます。
派遣の求人では、抵触日を見落とさないようにします。派遣の受け入れには、原則として事業所の単位と個人の単位でそれぞれ3年という期間の上限があり、上限を超える最初の日を抵触日と呼びます。派遣の開始日から計算し、90日前くらいから一覧に出しておくと、延長の手続きや次の人の準備に間に合います。扱いは、自社の手順と最新の法令で確かめてください。
候補者の個人情報は、持ち続けないことも決めておきます。進めている提案がなく、長く動きのない候補者は、名前や連絡先を消すまでの日数を決めておきます。台帳の共有も、担当者だけにします。
求人と人材のマッチング台帳
スプレッドシートで使うアプリ
・求人と候補者の合う点・足りない点を並べる
・提案の段階をボードで進める
・派遣の抵触日と求人の期限を知らせる
・担当者ごとの提案・決定の数を出す
🔒 求人と候補者はコピーしたシートの中だけに保存します。候補者や企業にメールは送りません。
使える場面
人材紹介・派遣の会社では、担当者ごとに求人と候補者を持つことが多くあります。よく使われる場面をまとめました。
営業担当：新しい求人に合う人をすぐ探す
求人を選ぶと、登録している候補者が一致度の順に並び、合う点と足りない点が見られます。
派遣の担当：抵触日が近い人を見落とさない
事業所の単位と個人の単位の抵触日が、決めた日数前からダッシュボードに出ます。
自社に合わせて直す例
このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。
一致度の点数の配分を変える
スキルより勤務地を重く見る求人が多い会社向けに、点数の配分を変えます。
プロンプトの例：マッチングの点数を、スキル40点・勤務地25点・条件15点・単価10点・稼働できる日10点に変えてください。
候補者の項目を足す
自社でいつも聞いている項目を、台帳とマッチングに足します。
プロンプトの例：候補者の表に「経験年数」の列を、求人の表に「必要な経験年数」の列を足し、必要な経験年数に届く候補者は一致度に10点を足すようにしてください。
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