APIを「窓口」として理解する。ツール連携の判断ができる組織になる

ツールの導入を検討していると、必ずこの質問が出てきます。
「これは既存のシステムとAPI連携できますか」。

推進担当のほうが答えに詰まるか、「できるはずです」と答えてしまって、あとから要件が合わないと分かります。
この判断ができないままだと、ツールの選定そのものを誤ります。
今回は、APIとは何かをわかりやすく捉え直して、連携の可否を判断できる状態を作る話を書いていきます。

自動化の全体像はAIによる業務自動化の全体像。手段の選び方とコスト設計にまとめてあります。

「API連携できますか」に答えられない

なぜ、この一言に即答できないのでしょうか？
実はこの質問には、5つの論点が同時に混ざっています。
そのツールが外部から操作できる仕組みを持っているか、自社のシステムと接続できるか、必要なデータをやり取りできるか、費用がかかるか、誰が作業するのか、の5つです。

「できますか」に一言で答えられないのは、この5つが混ざっているからだと思います。
答える側の知識が足りないからではないので、分解して1つずつ答える必要があります。

APIを「窓口」として理解する。連携で何が変わるのか

説明の型は、先に「ソフトとソフトをつなぐ窓口です」と決めておきます。
具体例として、「例えば、店の受付窓口にあたる部分です」と添えます。
決まった形で頼めば決まったものが返ってくるので、中で何が起きているかは知らなくて構いません。

この説明の要点は2つです。
1つは「決まった形で頼む」点で、自由に何でも頼めるわけではなく、用意されている頼み方の範囲でしか操作できません。
もう1つは「決まったものが返ってくる」点で、返ってくる内容のほうも決まっているので、欲しい情報が返ってくる保証はありません。
この2点を伝えておくと、「APIがある」のと「欲しい機能が使える」のは別の話だと分かります。

続けて、現場に伝える価値のほうも整理しておきますが、技術の説明よりこちらのほうが重要だと思います。
連携で変わるのは4つあります。
手作業の転記が消え、ツールAで入力した情報をツールBに手で入れる作業がなくなります。
二重管理もなくなり、同じ情報を2箇所で管理している状態が解消されるので、片方だけが更新される事故も消えます。

更新はリアルタイムに近づき、手作業だと1日1回だった更新が数分以内になります。
横断した集計もできるようになり、複数のツールの情報を1箇所に集めてまとめて見られます。
このなかでいちばん損失が大きいのは二重管理で、どちらが正しいのか誰にも分からなくなる状態を生むからです。

ただ、「連携すれば全部つながる」わけではない点も、あわせて伝えます。
つなげられるのは、両方のツールが対応している範囲だけだからです。

用語を現場に説明する話はGASとは何かを推進担当が説明できるようにする。非エンジニアへの伝え方にまとめてあります。

判断に必要な3つの確認事項を、質問の形で配る

推進担当が確認する項目を3つに絞っておくと、この3つを聞くだけで判断の材料が揃います。
1つは、そのツールに外部から操作する仕組みがあるかと、その仕組みで何ができるかです。
「データを取得できる」だけなのか、「更新もできる」のか。

ベンダーには「APIで取得と更新の両方ができますか」「どの項目が対象ですか」と聞きます。
「APIがあります」という回答だけでは、判断の材料になりません。
もう1つは追加の費用がかかるかで、APIの利用が上位のプランに含まれる場合もあれば、利用量に応じた課金になっている場合もあります。
「APIの利用に追加の費用はかかりますか」「利用量の上限はありますか」と聞いておきます。

最後は誰が作業するのかで、連携は自動的に実現するものではなく接続の処理を書く必要があるからです。
ベンダーが対応するのか、自社で作るのか、外部に依頼するのか、保守を誰が持つのかまで確認します。

このなかでいちばん見落とされるのが、誰が作業するのかです。
「APIがあるので連携できます」という説明で導入を決めてしまい、あとから「連携の処理は自社で作ってください」と言われるからです。
そのまま使える形にすると、質問は3問です。

「APIで取得と更新のどちらができますか。対象の項目を教えてください」
「APIの利用に追加の費用はかかりますか。利用量の上限はありますか」
「連携の処理はどちらが作りますか。作った後の保守はどちらが持ちますか」

この3問を、ツール選定の質問リストにあらかじめ入れておきます。
選定の段階で聞くのが重要で、導入を決めた後に聞くと判断そのもののやり直しになります。

また、「実際にやったことがある事例を見せてください」も足しておきます。
一般論としてできるのと、実際に動いた実績があるのとは違うからです。

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連携しないという選択と、30分の勉強会での教え方

判断の幅も、連携が最善でない場合があるのであわせて書いておきます。
代替の選択肢は3つあります。
1つは手作業を続ける方法で、件数が少ないならこれも正しい判断になります。
連携の実装と保守のコストが、削減できる時間を上回る場合があるからです。

もう1つはファイルの受け渡しで済ませる方法です。
定期的にデータを書き出して、もう一方に取り込む形で、API連携より簡単で保守も軽く済みます。
最後はどちらかのツールをやめる方法で、二重管理が問題なら片方をやめるのが最も確実です。

このなかで、いちばん見落とされる選択肢がファイルの受け渡しだと思います。
「連携」というと自動的な接続を想像しますが、定期的なファイルの受け渡しで足りる場合が、実際にはかなり多いからです。

判断の目安は更新の頻度です。
リアルタイムが必要ならAPI、1日1回で足りるならファイルの受け渡しを選びます。

手段そのものの選び方は業務自動化はどのツールで作る？Gem・GAS・Canvasの判断基準で扱っています。

現場向けの勉強会は、30分で足ります。
最初の5分が窓口の説明で、上の型に「決まった形で頼む」「決まったものが返ってくる」を添えます。

次の10分が連携で何が変わるかで、自社の実例を1つ出します。
「この2つのツールがつながっていないので、いま手作業で転記しています」という具体例が、いちばん伝わります。

次の10分が確認事項の3つで、ツールを検討するときに聞く内容です。
現場がツールを見つけてきたときに、この3つを自分で確認してもらえるようになります。
最後の5分は相談の経路で、「連携できるか分からないときは、ここに聞いてください」と伝えます。

あわせて「連携しない選択もある」とも必ず伝えます。
ここを言わないと、何でも連携させようとする方向に行ってしまうからです。

連携は動かなくなる前提で作る

運用の観点も、連携は動かなくなる場合があるのであわせて伝えておきます。
認証の期限切れ、ツール側の仕様変更、通信の問題があり、しかも静かに止まります。
エラーが誰にも通知されない状態だと、気づくのは必要になったときになります。
だから作るときには2つ決めておき、1つは止まったと気づける仕組みで実行の記録を残すか、エラーを通知する形にします。

もう1つは止まったときの代替手段で、手作業でどう回すかを決めておく点です。
この2つがない連携は、いつか業務を止めます。
「連携があるから大丈夫」と思い込んでいる状態が、いちばん危ないと思います。

認証情報や権限の扱いは現場が作ったツールが業務データに触り始めたら。個人利用と法人利用の境界にまとめてあります。

つまずきやすいのは6つです。
「APIがあるので連携できます」で判断する、導入を決めた後に確認する、誰が作るのかを確認しない、ファイルの受け渡しという選択を検討しない、止まったと気づける仕組みを作らない、何でも連携させようとする。
どれも、3問を聞いて、選定の段階で聞いて、保守の担当まで確認して、更新の頻度で判断して、実行の記録を残して、連携しない選択もあわせて伝えれば起きません。

連携の判断に使う質問や止まったときの段取りは、当社のAI伴走支援でも、AIワークフローの実装と社内研修の中で現場の担当者と一緒に整えています。

5つの質問に分けて答えれば、判断は止まらない

「API連携できますか」という質問には、5つの論点が混ざっています。
外部から操作する仕組みがあるか、自社と接続できるか、必要なデータをやり取りできるか、費用、誰が作るのかです。

説明の型は「ソフトとソフトをつなぐ窓口」に、「決まった形で頼めば、決まったものが返ってくる」を添えた形にします。
この2点を伝えると、「APIがある」のと「欲しい機能が使える」のは違うと分かります。
連携で変わるのは、手作業の転記がなくなる、二重管理がなくなる、リアルタイムに近づく、横断した集計ができる、の4つです。

いちばん損失が大きいのは、二重管理です。
確認事項は3つで、取得と更新のどちらができて対象の項目は何か、追加の費用と上限、誰が作って誰が保守を持つかです。
選定の段階で聞くと、いちばん見落とされがちな保守の担当まで確認できます。

連携しないという選択もあり、手作業を続ける、ファイルの受け渡しで済ませる、どちらかのツールをやめる、のいずれかです。
更新が1日1回で足りるなら、ファイルの受け渡しのほうが軽く済みます。

また、作るときには、止まったと気づける仕組みと、止まったときの代替手段を決めておきます。
この2つがない連携は、いつか業務を止めます。

まずはツール選定の質問リストに、確認事項の3問を加えます。