連絡先と日数から、ステップメールを順に送る業務ツール「ステップメール配信」

資料請求やウェビナーのあとの案内に使う業務ツール「ステップメール配信」を紹介します。後半では、ツールを使わずに送るときのために、作り方もまとめました。

業務ツール「ステップメール配信」でできること

連絡先と文面を入れると、決めた日数で順番にメールを送れます。配信停止や届かなかった人には送りません。

例えば

資料請求があった人には、例えば次の順でメールが届きます。

• 当日：「資料をお送りします」と資料のURL

• 3日後：同じ規模の会社での導入事例のご紹介

• 7日後：30分の個別相談のご案内

ウェビナーを欠席した人には、翌日に録画の案内を送れます。

使い方

1. シートを自分のドライブにコピーする

2. メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」

3. 「シナリオと文面」で、何日後に何を送るかを決める

4. 「連絡先」に送る相手を入れる

5. 「送り方を変える」で試しに自分へ送り、確かめる

最初は送らない設定です。試してから「相手に送る」にします。

要点

1. ステップメールは、「起点の日」と「何日後に何を送るか」の並びで作ります。資料請求なら登録日、ウェビナーなら開催日、通販なら発送日を起点にします。

2. 1通ごとに役目を1つに決めます。資料請求のあとなら、当日に資料、3日後に事例、7日後に個別相談の案内、のように進めます。

3. 毎回のメールの最後に、配信停止の受け付け方を書きます。リンクで受け付けるなら、相手のアドレスが入った状態で開くフォームにすると、相手の手間が少なくなります。

ステップメールの作り方の流れ

1. 誰に送るかを決めます。資料請求した人、ウェビナーに申し込んだ人、商品を買った人のように、グループで分けます。

2. 起点の日を決めます。グループごとに、登録日・開催日・発送日のどれから数えるかを決めます。

3. 何日後に何を送るかを、3〜5通で並べます。

4. 文面を書き、名前や会社名を差し込みます。名前が空の人には「お客様」のような言葉が入るようにしておくと、「様」だけの宛名になりません。

5. 自分あてに試しに送り、件名・本文・差し込みを確かめてから、相手に送ります。

ステップメールの組み方の例

ウェビナーのフォローメールは、参加した人と欠席した人で文面を分けます。欠席した人に「ご参加ありがとうございました」と送ると、案内そのものが読まれにくくなります。レビュー依頼のメールは、商品が届いて使い始めたころに届くよう、発送日から1週間ほどあけます。

配信停止リンクの付け方

特定電子メール法では、宣伝のメールに、受け取りを断るための連絡先を書くことなどが求められています。細かな条件は、総務省・消費者庁の案内で確かめてください。配信サービスを使わない場合、受け付け方には次の2つがあります。

受け付けた停止は、次の配信の前に送る相手から外します。会社ごと止めてほしいと言われたときのために、アドレスの@より後ろ（ドメイン）でも止められるようにしておきます。

スプレッドシートからメールを配信するときの注意

使える場面

ステップメールは、営業やマーケティングだけでなく、イベントや通販の担当も使っています。よく使われる場面をまとめました。

営業・マーケティング：資料請求のあとの案内を忘れずに送る

登録日から当日・3日後・7日後に、資料・事例・個別相談の案内を順に送ります。フォームの回答をリンクすれば、毎朝連絡先に足せます。

イベントの担当：ウェビナーの参加と欠席で文面を分ける

連絡先の「参加」に参加か欠席を入れると、参加した人にはお礼と資料、欠席した人には録画の案内が届きます。

自社に合わせて直す例

このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。

送る曜日を決める

週末に届かないようにします。

プロンプトの例：土曜と日曜に予定の日が来たステップは、送らずに月曜に回すようにしてください。

登録の入り口ごとにシナリオを分ける

フォームの答えでシナリオを分けます。

プロンプトの例：登録フォームの「ご興味のある製品」の回答をグループに入れ、製品ごとに別のシナリオで送るようにしてください。