媒体と記者の台帳から、リリースの配信先を選ぶ業務ツール「プレスリリースの配信先台帳」

配信先選びに使う業務ツール「プレスリリースの配信先台帳」を紹介します。後半では、ツールを使わずに作るときのために、メディアリストの作り方もまとめました。

業務ツール「プレスリリースの配信先台帳」でできること

媒体と記者を入れると、ジャンルで配信先を選び、宛先のCSVを作れます。反応と掲載を残すと、掲載率も出ます。

例えば

リリースを1本選んで配信先を絞ると、次のように出ます。

• 候補11件。14日以内に送った媒体は外れ、掲載率の高い順に並ぶ

• 選んだ7件の宛先のCSVと、BCCに貼るアドレスの一覧

• 媒体ごとの掲載率：送ったリリース2本のうち1本が載って50%

送って7日たっても反応が分からない送付も出ます。

使い方

1. シートを自分のドライブにコピーする

2. メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」

3. 「取り込み・書き出し」で、媒体リストを貼る

4. 「リリースと配信」で、配信先を選ぶ

5. 送ったら「送ったことを記録する」を押す

メールは送りません。配信は配信サービスやメールソフトで行います。

要点

1. プレスリリースの配信先リスト（メディアリスト）は、媒体名・記者名・連絡先・媒体の種類・ジャンル・受け付ける形を1行ずつ並べて作ります。種類とジャンルがあれば、リリースの中身に合う媒体だけを選べます。

2. メールで送るときは、記者ごとに1通ずつ送るか、BCCで送ります。宛先やCCにアドレスを並べると、ほかの記者のアドレスが見えてしまいます。

3. 掲載実績は、どのリリースをどの媒体に送り、どこが載せたかを記録します。媒体ごとの掲載率が分かると、次にどこへ送るかを勘に頼らずに決められます。

メディアリストの作り方

1. 載りたい媒体を書き出します。業界の専門紙、ビジネス誌、Webメディア、地域の新聞など、読者が自社の顧客に近いところから選びます。

2. 担当の記者と連絡先を調べます。媒体の窓口、名刺を交換した記者、前に取材を受けた記者などです。

3. 媒体の種類とジャンルを付けます。種類は「新聞・雑誌・Webメディア・業界紙」など、ジャンルは「IT・テクノロジー」「働き方・人事」などです。

4. 受け付ける形を書きます。メールで受け付ける媒体のほかに、問い合わせフォームだけの媒体や、FAX・郵送の媒体もあります。

5. 「配信しない」の印を付けられるようにします。送らないでほしいと言われた媒体は、行を消さずに印を付けて外します。

記者のリストは、自社で付き合いのある媒体から少しずつ増やします。数を集めるより、リリースの中身に合う媒体を押さえるほうが、掲載につながりやすくなります。

配信先リストに入れる項目

「最後に送った日」と「最後の反応」は、台帳に手で書くと更新を忘れがちです。送るたびに送付の記録を1行ずつ残し、そこから台帳にそろえる形にします。

リリースごとに、どの条件で配信先を選んだか（例えば「IT・テクノロジーの新聞とWebメディア」）も残しておくと、次に似たリリースを出すときに同じ選び方ができます。

プレスリリースをメールで送るときの注意

記者のアドレスは、ほかの記者から見えないようにします。1人ずつ送るか、BCCに入れて送ります。

件名には、何のお知らせかが一目で分かる言葉を入れます。本文にはリリースの要点を3〜4行で書き、リリースのファイルかURLを付けます。問い合わせ先の名前と電話番号も入れます。

同じ媒体に短い期間で何度も送ると、読まれにくくなります。例えば14日以内に送った媒体は次の配信から外し、30日に3回以上送った媒体は送りすぎとして見直します。

件数の多い一斉送信は、メールの送信の上限や迷惑メールの扱いに当たることがあります。件数が多いときは、配信サービスやメールソフトの機能を使い、宛先の一覧だけを台帳から書き出します。

掲載実績の管理と掲載率

掲載実績は、掲載された日・媒体・記事のURL・露出の種類（Web記事・紙面・テレビなど）を記録し、どのリリースから載ったかも結びつけます。

掲載率は「送ったリリースのうち、載ったリリースの割合」で出します。同じリリースが同じ媒体で2回載っても、1と数えます。媒体ごと・ジャンルごと・種類ごとに出すと、例えば業界紙はよく載せてくれるが、ビジネス誌には載らない、といった傾向が見えます。

送って7日ほどたっても反応が分からない送付は、確かめる一覧に出しておきます。掲載に気づかないまま、実績から漏れるのを防げます。

使える場面

配信先の台帳は、広報だけでなく、マーケティングや経営も使います。よく使われる場面をまとめました。

広報：次のリリースの配信先を選ぶ

ジャンルと媒体の種類で絞り、最近送った媒体を外して、掲載率の高い順に選びます。

広報：配信サービスに読み込ませる宛先を作る

選んだ媒体だけの宛先のCSVを書き出し、配信サービスやメールソフトに読み込ませます。

自社に合わせて直す例

このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。

反応の種類を足す

自社でよくある反応を、選べるようにします。

プロンプトの例：送付の反応に「資料の追加の依頼」と「後日の掲載予定」を足してください。「後日の掲載予定」のときは、掲載の予定日を入れられるようにしてください。

リリースの種類ごとに掲載率を見る

どんな中身のリリースが載りやすいかを比べます。

プロンプトの例：リリースの台帳に「リリースの種類（新商品・提携・調査・人事）」の列を足し、種類ごとの掲載率を「掲載と掲載率」に出してください。