開催日から準備のタスクを逆算し、予算とシフトもまとめる業務ツール「展示会・イベントの出展準備」

展示会の準備に使う業務ツール「展示会・イベントの出展準備」を紹介します。後半では、ツールを使わずに進めるときのために、準備のスケジュールもまとめました。

業務ツール「展示会・イベントの出展準備」でできること

展示会の日程を入れると、申込から事後フォローまでのタスクが期日つきでできます。予算とシフトも管理できます。

例えば

11月24日開催の展示会を入れると、次のように並びます。

• 90日前に「出展の申込」、21日前に「配布物の入稿」、翌日に「お礼のメール」

• 出展料・装飾・印刷など、費目ごとの予算と実績

• 2日目は、ブースにいる人が2人より少ない時間が2時間

期日切れと、担当が決まっていないタスクも出ます。

使い方

1. シートを自分のドライブにコピーする

2. メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」

3. 「＋ イベントを追加」で、日程と会場を入れる

4. タスクに担当を決め、終わったら「済にする」

期日のお知らせのメールは、既定でオフです。

要点

1. 展示会の出展準備は、開催日の約3か月前の申込から始まり、ブースの設計、配布物の入稿、説明員の手配、備品の発送と進みます。開催日から逆算して期日を決めると、入稿や発送の締め切りを落としにくくなります。

2. 出展の費用は、出展料のほかに、ブースの装飾、配布物の印刷、ノベルティ、備品の運送、交通と宿泊、応援の人件費がかかります。費目ごとに予算を立て、使った額を並べて記録します。

3. 展示会のフォローは、終わった翌日のお礼のメールから始め、3日以内に名刺をデータにしてリードとして登録します。日がたつほど、相手は会話の中身を忘れます。

展示会の準備のスケジュール

開催日から逆算して、次のような期日で進めます。会期が変わったときは、まだ済んでいない作業の期日をまとめてずらします。

申込や入稿の締め切りは展示会ごとに違うので、出展者のマニュアルで確かめて期日を直します。

展示会の準備のチェックリスト

チェックリストは、作業を区分に分け、1つずつ担当と期日を付けます。担当が決まっていない作業は、誰も手を付けないまま期日を過ぎがちです。

• 申込：出展の申込、出展料の支払い、出展者のマニュアルの確認

• ブース設計：装飾と見せ方、電気や備品の申請

• 配布物の入稿：チラシとパネルの原稿、入稿、ノベルティの手配

• 人員・シフト：説明員を決める、シフト表と説明の台本を配る

• 備品の発送：備品の一覧、発送、搬入の時間の確認

• 事後フォロー：お礼のメール、名刺のデータ化、備品の返送、振り返り

毎回Excelでチェックリストを作り直すと、前回の反省が抜けやすくなります。一度作ったリストをひな形として残し、前回足りなかった作業を足してから、次の展示会で使い回します。

期日を過ぎた作業、期日が近い作業、担当が決まっていない作業は、週に1回まとめて確かめます。

展示会の出展の費用と予算

予算は費目ごとに立て、支払いのたびに実績を入れます。予算を超えた費目が早く分かれば、ほかの費目で調整できます。

終わったあとは、使った額の合計を集まったリードの数で割り、1件あたりの費用を出します。次に同じ展示会に出るかどうかを決める材料になります。

説明員のシフトと展示会のあとのフォロー

説明員のシフトは、1時間ごとにブースにいる人数を数え、決めた人数より少ない時間がないかを確かめます。昼は休憩が重なり、人が少なくなりやすい時間です。設営と撤収の時間は、ブースで説明できないので数えません。

展示会のフォローは、翌日のお礼のメール、3日以内の名刺のデータ化とリードの登録、そのあとの電話の順に進めます。名刺の中身はリードを管理する台帳に入れ、出展の記録には集まったリードの数とメモを残します。

振り返りでは、リードの数、使った費用、準備で遅れた作業を並べます。遅れた作業の期日は、ひな形で前に動かしておきます。

使える場面

出展の準備には、マーケティングだけでなく、営業や経理もかかわります。よく使われる場面をまとめました。

マーケティング：展示会ごとに準備のタスクを作る

日程を入れると、申込から事後フォローまでのタスクが期日つきで並びます。

営業：説明員のシフトを組む

1時間ごとの人数を見て、人が足りない時間に説明員を足します。

自社に合わせて直す例

このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。

費目を足す

自社でよく出る費用を、費目として分けます。

プロンプトの例：費用の費目に「会場での飲食」と「通訳」を足し、予算と実績の表にも出してください。

イベントの台帳に目標を足す

名刺の数の目標を決め、終わったあとの数と比べます。

プロンプトの例：イベントの台帳に「来場者の見込み」と「名刺の枚数の目標」を足し、終わったあとに記録したリード数と並べて見られるようにしてください。