フォームの応募から、重複を外して抽選する業務ツール「キャンペーン応募の受付と抽選」

プレゼントキャンペーンの運営に使う業務ツール「キャンペーン応募の受付と抽選」を紹介します。後半では、ツールを使わずに抽選するときのやり方もまとめました。

業務ツール「キャンペーン応募の受付と抽選」でできること

フォームの応募を取り込むと、重複を外して抽選できます。抽選のシードが残るので、同じ結果になるかを後から確かめられます。

例えば

応募を取り込んで抽選すると、例えば次のように進みます。

• 同じ人の2件目は「重複」、対象地域の外の応募は「対象外」になります

• 残った対象の応募から、当選10件と補欠5件を選びます

• 当選を取り消すと、補欠の順に繰り上げます

当選の連絡は、文面をコピーして自分のメールから送ります。

使い方

1. シートを自分のドライブにコピーする

2. メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」

3. 「キャンペーンと抽選」で期間・賞品・当選数を決める

4. フォームの回答をシートにリンクし、「取り込み・設定」で取り込む

5. 「キャンペーンと抽選」で抽選し、「当選者と発送」で連絡する

応募者の個人情報が入ります。共有は担当者だけにします。

要点

1. キャンペーンの抽選は、応募を「対象」「重複」「対象外」に分けてから、対象の応募だけを乱数で並べ替え、上から当選にします。

2. 公平に選んだことを後から示せるよう、抽選の日時・実行した人・対象の数・当選者を記録に残します。乱数の種（シード）を残しておけば、同じ結果になることを確かめられます。

3. 当選者の住所などの個人情報は、発送が終わり、決めた期間がたったら消します。期間は応募の案内に書いておきます。

プレゼントキャンペーンの運営の流れ

1. 期間・賞品・当選数・応募の条件（対象地域、アンケートの回答が必須かなど）を決め、応募の案内に書きます。

2. 応募フォームを作ります。Googleフォームなら、回答をスプレッドシートにリンクしておくと、そのまま集計できます。

3. 締め切ったら、重複と条件を確かめ、抽選の対象を決めます。

4. 抽選し、当選と補欠を決めます。

5. 当選者に連絡し、住所を確かめて発送します。

6. 発送が終わったら、決めた期間のあとに個人情報を消します。

応募フォームに入れる項目

重複応募の見つけ方

同じ人の重複は、メール・電話・住所で見つけます。そのまま比べると、書き方の違いで見落としやすくなります。

重複が見つかったら、先に来た1件を残し、あとの応募を「重複」にします。1世帯1回にするなら、住所が同じ応募も重複にします。

公平な当選者の選び方

当選者は、担当者が選ぶのではなく、乱数で決めます。スプレッドシートなら、対象の応募にRAND関数で乱数を付けて並べ替え、上から当選数のぶんを当選、その次を補欠にします。

ただし、RAND関数はシートを直すたびに値が変わります。並べ替えたら値として貼り付けて残し、抽選の日時・実行した人・対象の数・当選者の応募番号も記録しておくと、問い合わせに答えられます。

当選者が辞退したり、連絡がつかなかったりしたときは、補欠の順に繰り上げます。繰り上げの順も、抽選のときに決めておきます。

使える場面

キャンペーンの応募の受付と抽選は、販促の担当だけでなく、さまざまな人が関わります。よく使われる場面をまとめました。

販促の担当：重複応募を目で探さない

フォームの回答を取り込むと、メール・電話・住所の書き方をそろえて比べ、同じ人の2件目からを「重複」にします。

キャンペーンの責任者：抽選が公平だったことを示す

抽選の記録に日時・実行した人・対象数・シードが残り、「同じシードでやり直して確かめる」で同じ結果になることを見せられます。

自社に合わせて直す例

このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。

賞品を等に分ける

1回の抽選で、A賞とB賞を決めます。

プロンプトの例：キャンペーンに「A賞 3名・B賞 20名」のように等を設け、抽選の順に上からA賞、B賞と割り当ててください。

前回の当選者を外す

続けて同じ人が当たらないようにします。

プロンプトの例：前のキャンペーンで当選したメールアドレスの応募は、理由を「前回の当選者」として対象外にしてください。