稟議を金額に合ったルートで回し、発注・支払まで追う業務ツール「稟議・購買」
稟議と購買の管理に使う業務ツール「稟議・購買」を紹介します。後半では、ツールを使わずに回すときのために、稟議のフローと稟議書の書き方もまとめました。
業務ツール「稟議・購買」でできること
稟議を出すと、金額に合った承認ルートで回り、発注・支払まで追えます。予算の残りも申請の画面に出ます。
例えば
65万円の会議室のモニターの稟議を出すと、次のように進みます。
承認ルートは「上長 → 部長 → 役員」。50万円を超えるので役員まで回る
承認が済むと発注待ちに並び、購買の担当が発注日と発注番号を残す
検収を記録すると、支払予定日が「検収の翌月末」で入る
予算コードを選ぶと、その予算の残りも出ます。
使い方
シートを自分のドライブにコピーする
メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」
「ルートと設定」で承認者を入れる
「予算と使った額」で予算コードと予算を入れる
「＋ 稟議を出す」で件名・金額・目的を入れて出す
メールの知らせは最初は「送らない」です。設定で変えられます。
要点
稟議のフローは、申請、金額に合った人の承認、発注、検収、支払の順に進みます。承認で終わらせず、お金が出るところまで同じ番号で追うと、発注や支払のもれを防げます。
稟議書には、件名・区分・取引先・金額・予算・必要な日・目的と効果・見積書を書きます。承認する人が「何に、いくら、なぜ」をすぐに判断できるよう、項目を決めておきます。
決裁権限は金額で段を分けます。例えば10万円までは上長、50万円までは部長まで、それを超えると役員まで、のように決め、規程と承認ルートの表に同じ金額を書きます。
稟議のフロー
稟議は、承認をもらったところで終わりではありません。発注と支払までを1つの流れとして決めておくと、「承認は済んだのに誰も発注していない」「支払の予定が経理に伝わっていない」が起きにくくなります。
申請者が稟議書を出します。金額によって、誰の承認が要るかが決まります。
上長、部長、役員の順に承認します。直してほしいところがあれば、理由を書いて差し戻します。
承認が済んだら、購買の担当が発注します。発注日と発注番号を残します。
品物やサービスが届いたら検収します。検収日から、支払予定日が決まります（例えば検収の翌月末）。
支払が済んだら記録して、稟議を閉じます。
申請者が承認者を兼ねる段（例えば部長が自分で出した稟議の部長の段）は、ほかの承認者か1つ上の役割に回すと決めておきます。自分の稟議を自分で承認しないことは、内部統制の基本です。
稟議書の書き方と入れる項目
稟議書は、承認する人が判断に要ることだけを、決まった項目に分けて書きます。自由な文章で書くと、人によって書く中身がばらつき、確かめる手間が増えます。
項目 | 書くこと | 書くときのポイント |
|---|---|---|
件名 | 何を買う・頼むか | 「会議室のモニターの購入」のように、一目で分かる言葉にする |
区分 | 物品の購入・ソフトやツール・サービスや外注・契約など | 区分ごとに承認済みの額を集計できる |
取引先 | 買う相手、頼む相手 | 決まっていなければ「未定」と書き、決まったら直す |
金額 | 税込の合計 | 年額の契約なら、1年分の合計を書く |
予算コード | どの予算から出すか | 出す前に予算の残りを確かめる |
必要な日 | いつまでに要るか | 承認にかかる日数を見込んで、早めに出す |
目的・効果 | なぜ要るか、何がよくなるか | 使う場面と、今困っていることを書く |
見積書などのリンク | 根拠になる資料 | 一定の金額以上はリンクを必須にする |
目的・効果の欄は、承認する人が判断のよりどころにするところです。例えば「業務の効率化のため」ではなく、「週2回の会議で資料を映すため。今は会議室にモニターがなく、ノートパソコンを回して見ている」のように、今の困りごとと使い方を書きます。
決裁権限を金額で決める
決裁権限は、金額の段ごとに「誰の承認が要るか」を表にして決めます。段は3つ程度にすると、申請する人も迷いにくくなります。
金額 | 要る承認 | 考え方 |
|---|---|---|
10万円まで | 上長 | 日々の備品やツールは、近くの人の判断で早く進める |
50万円まで | 上長 → 部長 | 部署の予算に響く額は、部署の責任者が見る |
50万円を超える | 上長 → 部長 → 役員 | 会社全体のお金の使い方に関わる額は、役員まで上げる |
表の金額は例です。会社の規模や予算に合わせて、自社の職務権限規程で決めてください。決めた金額は規程と承認ルートの表の両方に書き、変えたときは両方を直します。
部長や役員は全社で1人のことが多いので、部署ごとに分けるのは上長だけにして、部長・役員は全社共通にしておくと表が短くなります。
稟議を電子化する方法の比べ方
方法 | 向いている会社 | 気をつけること |
|---|---|---|
紙の稟議書 | 件数が少なく、全員が同じ場所で働いている | どこで止まっているか分からず、在宅の人が承認できない |
Excelとメール | すぐに始めたい | ファイルが増えて、どれが最新か分からなくなる。承認の記録がメールに散らばる |
スプレッドシートとGAS | 決まった項目と金額の段で足りる | 書式を自由に作る、区分や取引先で細かくルートを分ける、といったことには向かない |
ワークフローのサービス | 細かい条件でルートを分けたい、会計ソフトとつなぎたい | 月額の料金がかかり、設定に時間がかかる |
電子化の前に、「稟議書の項目」と「金額の段」を決めておきます。この2つが決まっていれば、どの方法を選んでも同じ形で回せます。
稟議・購買
スプレッドシートで使うアプリ
・金額で承認ルートが自動で決まる
・承認のあと、発注・検収・支払まで追う
・予算の残りを申請の画面で確かめる
・どこで何日止まっているかが見える
🔒 稟議の中身は、コピーしたシートの中だけに保存します。社外のサービスには送りません。
使える場面
稟議は、総務や経理だけでなく、お金を使う多くの部署が関わります。よく使われる場面をまとめました。
総務・購買：承認のあとの発注と検収を追う
承認が済んだ稟議が発注待ちとして並ぶので、発注と検収を記録しながら、支払まで同じ稟議で追えます。
部署の責任者：予算の残りを見ながら承認する
予算コードごとに、使った額と申請中の額が出るので、予算を超える稟議に承認の前に気づけます。
自社に合わせて直す例
このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。
稟議の項目を足す
自社の稟議書にある項目を、申請の画面と一覧に足します。
プロンプトの例：稟議を出す画面に「数量」と「単価」の欄を足し、数量と単価から金額を自動で計算して入れてください。一覧とCSVにも2つの列を足してください。
区分でルートを分ける
契約の稟議だけ、法務の確認を挟みます。
プロンプトの例：区分が「契約・その他」の稟議は、金額にかかわらず、部長のあとに「法務」の承認が入るようにしてください。法務の人は「ルートと設定」で決められるようにしてください。
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