備品とPCの貸出と返却を記録し、資産台帳にまとめる業務ツール「備品・PCの貸出と資産台帳」

備品とPCの管理に使う業務ツール「備品・PCの貸出と資産台帳」を紹介します。後半では、ツールを使わずに管理するときのために、資産管理台帳の項目もまとめました。

業務ツール「備品・PCの貸出と資産台帳」でできること

資産と貸出を記録すると、返却予定を過ぎたものと入れ替えの時期が一覧で分かります。退社する人がまだ持っている資産も出ます。

例えば

PCやモニターなどを入れると、ダッシュボードに次のように出ます。

• 返却予定を過ぎたもの：タブレット（12日過ぎ）、貸出用ノートPC（6日過ぎ）

• 入れ替えの目安：2026年度は2台・23.4万円

• 退社する人がまだ持っている資産：2件（最終日 2026-11-12）

置き場所ごとの棚卸しの結果も残せます。

使い方

1. シートを自分のドライブにコピーする

2. メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」

3. 「取り込み・書き出し」で、Excelの備品台帳を貼る

4. 「貸出と返却」で、貸出と返却を記録する

返却の催促のメールは、既定でオフです。オンにしても最初は自分にだけ届きます。

要点

1. 備品管理をスプレッドシートで行うには、資産を1台1行の台帳にしてIDを付け、貸出と返却の記録は別の表に残します。台帳と記録を分けると、誰がいつ使っていたかをあとからたどれます。

2. 資産管理台帳には、種類・メーカーと型番・シリアル番号・購入日・金額・保証の期限・置き場所・状態・使っている人を入れます。シリアル番号があれば、同じ機器を二重に登録するのを防げます。

3. 貸したまま返ってこない、退職した人のPCを回収し忘れる、を防ぐには、貸すときに返却予定日を入れ、予定を過ぎたものと退社する人が持っているものを週に1回見ます。

備品管理をスプレッドシートで始める流れ

1. 管理する範囲を決めます。PC・モニター・スマホ・プロジェクターなど、なくすと困るものや金額の大きいものから始めます。文房具のような消耗品は台帳に入れません。

2. 1台ずつIDを付けます。「A-0001」のような番号をラベルに書いて機器に貼り、台帳の行と結びつけます。

3. 台帳を作ります。今使っているExcelの備品台帳があれば、列をそろえて写します。

4. 貸出と返却を記録します。誰に・いつ・いつまで貸したかを書き、返してもらうときに状態を確かめます。

5. 年に1〜2回、棚卸しをします。置き場所ごとに、台帳どおりに機器があるかを確かめます。

台帳を置く先は、使う人の数と台数で選びます。

資産管理台帳に入れる項目

状態は「在庫・貸出中・割り当て中・修理中・廃棄済み」のように選択肢を決めておきます。人によって書き方がばらつくと、絞り込みや集計がしにくくなります。

PCの貸出管理で気をつけること

PCの貸出管理でよく起きるのは、返却予定日を決めずに貸して、そのまま返ってこないことです。貸すときは返却予定日を入れ、予定を過ぎたものを過ぎた日数の多い順に並べて、週に1回確かめます。

出張用のPCのように短い期間だけ貸すものと、社員に1台ずつ渡すPCのように長く使うものは、分けて記録します。長く使うものは返却予定日を入れない「割り当て」として扱うと、返却予定を過ぎたものの一覧が埋もれません。

返してもらうときは、傷・故障・付属品が足りないかを確かめて記録します。例えば充電器が足りないまま次の人に貸すと、どこでなくなったのか分からなくなります。故障していれば状態を「修理中」にして、貸し出さないようにします。

退社や異動の前には、その人がまだ持っている資産を台帳から抜き出し、最終日までに回収します。PCのほかに、スマートフォンや入館のカード、モニターのような付属の機器も漏れやすいので、一覧で確かめます。

貸し出せる機器は「在庫」として置き場所を決めておきます。急に貸してほしいと言われたときに、在庫の一覧からすぐに選べます。

入れ替えの時期と棚卸し

入れ替えの時期は、種類ごとに購入からの年数で決めます。例えばノートPCは4年、デスクトップPCは5年、モニターは6年、スマートフォンは3年と決めると、年度ごとに入れ替える台数と金額の目安が出せます。買い替えの予算を、前の年度のうちに立てられます。

保証の期限も台帳に入れておくと、期限が切れる前に点検や修理を頼めます。

棚卸しは、置き場所ごとに台帳を並べ、「あった・場所が違った・見つからない」を記録していきます。長いあいだ確かめていない機器が分かるよう、確かめた日も残します。見つからない機器は、貸出の記録から最後に使った人をたどります。

棚卸しの日は、貸出中の機器も含めて確かめます。借りている人に、手元にあるかを聞いて記録すると、台帳と実物のずれを減らせます。

使える場面

備品やPCの管理には、総務だけでなく、さまざまな部署がかかわります。よく使われる場面をまとめました。

総務：貸出用のPCやプロジェクターを管理する

誰に貸したか、いつ返ってくるかを記録し、返却予定を過ぎたものを毎週確かめます。

人事：退社する人のPCを回収する

最終日と、その人がまだ持っている資産の一覧を見て、回収の漏れを防ぎます。

自社に合わせて直す例

このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。

台帳の項目を足す

自社で管理している項目を、台帳と資産の詳細に足します。

プロンプトの例：資産の台帳に「管理部署」と「リース契約の終了日」の列を足し、資産の一覧で管理部署ごとに絞り込めるようにしてください。

持ち出しのルールを貸出の画面に出す

社外に持ち出す機器のルールを、貸すときに確かめてもらいます。

プロンプトの例：貸し出すときの画面に、持ち出しのルール（社外ではパスワードをかけた状態で使う、電車の網棚に置かない など）を出し、確認のチェックを付けないと貸し出せないようにしてください。