資料請求と展示会のリードをまとめ、電話する順に並べる業務ツール「リード管理」

リードの管理と電話の準備に使う業務ツール「リード管理」を紹介します。後半では、ツールを使わずに管理するときのために、台帳の項目と名寄せのやり方もまとめました。

業務ツール「リード管理」でできること

資料請求と展示会のリードを入れると、同じ人をまとめ、点数の高い順に架電リストを作ります。電話の結果も残せます。

例えば

フォームの回答と名刺の一覧を取り込むと、次のように並びます。

• 今日電話する人：株式会社サンプル商事 佐藤 花子さん（Aランク・60点）

• 点数の内訳：役職 +20、問い合わせ +30、資料請求 +10

• 流入元ごとの商談化率：展示会 25%、セミナー 50%

同じ人が2行あれば、名寄せの候補に出ます。

使い方

1. シートを自分のドライブにコピーする

2. メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」

3. 資料請求のフォームの回答をこのシートにつなぐ

4. 「架電リスト」の順に電話する

5. 電話したら「結果を記録」を押す

資料のリンクを送る自動返信は、既定でオフです。

要点

1. リード管理をスプレッドシートで行うには、資料請求のフォーム・展示会の名刺・問い合わせを1つの台帳に集め、1人1行にして、状態と次に電話する日を付けます。

2. 名寄せは、会社名の「株式会社」と「㈱」、全角と半角、空白、メールアドレスの大文字と小文字をそろえてから比べます。同じ人は1行にまとめ、資料請求などの記録は残したまま付け替えます。

3. 誰から電話するかは、役職や会社の規模などの属性と、資料請求やセミナーへの参加などの行動で点数を付けて決めます。点数の内訳を残すと、なぜその人が先なのかを説明できます。

リード管理をスプレッドシートで始める流れ

1. リードが入ってくる道を書き出します。資料ダウンロードのフォーム、展示会の名刺、セミナーの申込、問い合わせなどです。

2. 1つの台帳に集めます。入ってきた道ごとにシートを分けると、同じ人が別々のシートに入り、二重に電話しやすくなります。

3. 状態を決めます。例えば「新規・架電中・育成中・商談化・失注・対象外」のように決め、全員が同じ言葉を使います。

4. 取り込むたびに名寄せをします。同じ人・同じ会社がすでにいないかを確かめます。

5. 架電リストを作ります。次に電話する日と点数で並べ、上から電話していきます。

展示会の名刺は、名刺管理のツールや手入力で一覧にしてから、展示会の名前と日付を付けて台帳に取り込みます。すでに台帳にいる人は新しい行を作らず、「展示会で名刺交換」という行動だけを足します。

資料ダウンロードのリードは、どの資料を取ったかを行動として残します。料金表を取った人と事例集を取った人では、電話で話す内容が変わります。

リードの台帳に入れる項目

行動の記録は、リードの台帳とは別の表に1行ずつ残します。同じ人が資料を2回ダウンロードしたときに台帳へ上書きすると、1回目の記録が消えてしまいます。

流入元は、広告のURLに付けるutmの値で記録します。Google フォームには隠し項目がないため、フォームの「事前入力した URL」を使い、utmの質問に値を入れておく方法があります。流入元ごとに商談になった割合を見ると、件数は多いのに商談にならない広告や展示会が分かります。

名寄せのやり方

名寄せは、書き方をそろえてから比べるのが基本です。そろえないまま比べると、同じ人を別の人として数えやすくなります。

1. 会社名の「株式会社」「(株)」「㈱」を同じ扱いにします。

2. 全角と半角、空白をそろえます。「ｻﾝﾌﾟﾙ」と「サンプル」は同じにします。

3. メールアドレスは、大文字と小文字を区別せずに比べます。

4. 同じメールアドレスなら同じ人、同じ会社名なら同じ会社の候補として並べ、人が見て確かめてからまとめます。

同姓同名の別人や、同じ会社の別の部署の人もいるため、機械的に全部まとめるのは避けます。別の人だと分かった組み合わせは、候補から外しておきます。まとめるときは、資料請求や電話の記録を残す側の行に付け替えます。

会社名の書き方がばらばらのままだと、同じ会社の人を並べて見られません。会社名は1つの書き方にそろえておきます。

架電リストと点数の付け方

架電リストは、次に電話する日を過ぎた人、今日の人、まだ日を決めていない人の順に並べ、同じ順の中では点数の高い人から電話します。

例えば60点以上をAランク、30点以上をBランクにして、Aランクから電話します。行動の点数は、この90日のように期間を区切って数えると、昔の資料請求で点数が高いままになるのを防げます。

電話の結果は「つながった・不在・留守電に残した・受付で断られた」のように選んで残し、不在なら2日後のように次に電話する日を決めます。結果を残さないと、同じ人に同じ日に別の担当が電話することがあります。

使える場面

リードの情報は、マーケティングだけでなく、インサイドセールスや営業も使います。よく使われる場面をまとめました。

インサイドセールス：今日電話する人を決める

期日を過ぎた人と今日の人が点数の高い順に並ぶので、上から電話して結果を残します。

マーケティング：展示会のあとの入力をまとめる

名刺の一覧を貼って取り込み、すでにいる人には名刺交換の記録だけを足します。

自社に合わせて直す例

このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。

電話の結果の選択肢を足す

自社でよくある電話の結果を、選べるようにします。

プロンプトの例：電話の結果に「担当者が異動していた」と「メールで資料を送った」を足してください。「メールで資料を送った」のときは、次に電話する日を7日後にしてください。

引き継ぎの文を営業の形にする

営業がいつも使っている形で、引き継ぎの文を作ります。

プロンプトの例：営業に渡す文を、「会社の概要」「関心のあること」「電話で聞いたこと」「次にやること」の4つの見出しで組み立ててください。