案件のタスクを線表とボードで見て、遅れに気づく業務ツール「工程・タスク管理」
案件の工程管理に使う業務ツール「工程・タスク管理」を紹介します。後半では、ツールを使わずに管理するときのために、表の項目とガントチャートの作り方もまとめました。
業務ツール「工程・タスク管理」でできること
案件とタスクを入れると、線表とボードで進み具合と遅れが見えます。期日は土日・祝日を飛ばして出します。
例えば
テンプレート「受注から納品まで」で案件を作ると、次のようになります。
受注・キックオフから請求書の発行まで、8つのタスクが営業日の日付つきでできる
納期より後に終わるタスクがあると、案件に「遅れ見込み」の印が付く
期日を延ばすと、後ろのタスクも同じ営業日数だけずらせる
期日切れのタスクは、毎朝メールで受け取れます（最初はオフ）。
使い方
シートを自分のドライブにコピーする
メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」
「＋ 案件を作る」を押す
テンプレートと日付を選び、日付を確かめて作る
祝日は2027年まで入っています。その先は「休日」タブに足します。
要点
工程管理をスプレッドシートで行うなら、案件の表とタスクの表を分け、タスクごとに担当・開始日・期日・状態・進み具合を持たせます。この表から、ガントチャートとカンバンの両方を作れます。
ガントチャートは期間と遅れを見るのに、カンバンは今の状態と担当ごとの仕事の量を見るのに向いています。同じタスクの表から両方を見られるようにすると、書き写しが要りません。
期日は土日・祝日を飛ばした営業日で出し、前のタスクが遅れたら後ろのタスクもずらします。案件の納期より後に終わるタスクがないかを確かめると、遅れに早く気づけます。
工程管理の表に入れる項目
タスクの表には、次の項目を持たせます。案件の表には、取引先・責任者・納期を持たせ、タスクとは案件のIDでつなぎます。
項目 | 書くこと | 書くときのポイント |
|---|---|---|
案件 | タスクがどの案件のものか | 案件名ではなくIDでつなぐと、名前を変えてもずれない |
タスク | やること | 「制作」「社内チェック」のように、終わりが分かる単位に分ける |
担当 | やる人 | 1つのタスクの担当は1人にする |
開始日・期日 | いつからいつまでか | 営業日で数える |
状態 | 未着手・進行中・確認待ち・完了・保留 | 言い方をそろえ、表記ゆれを作らない |
進み具合 | 何割終わったか | 期日までの日数と比べて、遅れを見る |
先に終わらせるタスク | 待っている前のタスク | 遅れが後ろのタスクにどう響くかが分かる |
タスクの期日が案件の納期より後になっていれば、そのままでは納期に間に合いません。案件ごとに、いちばん遅いタスクの期日と納期を並べて確かめます。
スプレッドシートでガントチャートを作る流れ
タスクの表の右に、日付を1日1列で並べます。1行目に日付を入れます。
条件付き書式で、開始日から期日までのセルに色を付けます。開始日がC列、期日がD列、日付がE列から始まるなら、式は「=AND(E$1>=$C2,E$1<=$D2)」です。
土日と祝日の列は灰色にし、今日の列にも色を付けます。
期日を過ぎて完了していないタスクは別の色にして、遅れが一目で分かるようにします。
手で作ったガントチャートは、タスクが増えると列と式の管理に手間がかかり、古いまま放っておかれがちです。週の幅を切り替える、案件や担当で絞る、といった見方が要るなら、タスクの表から線表を描く仕組みにしておくと手間が減ります。
ガントチャートとカンバンの比べ方
見方 | 向いていること | 気をつけること |
|---|---|---|
ガントチャート（線表） | 期間・タスクのつながり・納期までの見通しを見る | 毎日の細かい状態の変化は見にくい |
カンバン | 今どの状態に何があるか、誰に仕事が集まっているかを見る | 期日と遅れが見えにくい |
タスクの一覧 | 期日切れ・今日・今週のように、やる順に並べる | 案件全体の流れは見えない |
チームのタスク管理では、例えば毎朝は自分のタスクの一覧、週の打ち合わせではカンバンと線表、のように使い分けます。
チームのタスク管理でよくある失敗
期日を暦の日で数え、土日や祝日をはさんで日数が足りなくなる。営業日で数え、祝日と会社の休みを表にしておきます。
前のタスクが遅れても、後ろのタスクの期日がそのままになっている。期日を延ばすときは、後ろのタスクも同じ営業日数だけずらします。
毎回同じ流れの案件を、タスクから手で入れている。「受注→制作→検収→納品」のような流れはテンプレートにして、納期から逆算して日付を入れます。
期日切れに、納期の直前まで誰も気づかない。期日切れと、もうすぐ期日のタスクを毎朝知らせます。
工程・タスク管理
スプレッドシートで使うアプリ
・テンプレートで案件のタスクをまとめて作る
・線表とボードで進み具合と遅れを見る
・土日・祝日を飛ばして期日を出す
・納期に間に合わない案件に印を付ける
🔒 案件とタスクは、コピーしたシートの中だけに保存します。社外のサービスには送りません。
使える場面
工程管理は、制作や製造の現場だけでなく、案件を回すさまざまなチームで使われます。よく使われる場面をまとめました。
製造：受注生産の工程の遅れを早く見つける
手配・製造・検査・出荷のどこかが遅れると、案件に「遅れ見込み」の印が付くので、出荷の前に手を打てます。
チームリーダー：担当ごとの仕事の量を見る
ボードの列を担当者ごとに切り替えると、誰にタスクが集まっているかが分かり、ドラッグで担当を替えられます。
自社に合わせて直す例
このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。
状態の言い方を自社に合わせる
ボードの列を、社内でいつも使っている言い方にします。
プロンプトの例：タスクの状態を「未着手・進行中・確認待ち・完了・保留」から「受付・制作中・校正中・納品済み・保留」に変えてください。ボード・線表・集計もこの言い方にそろえてください。
作業時間を記録する
タスクごとに予定と実績の時間を残します。
プロンプトの例：タスクに「予定の時間」と「かかった時間」の欄を足し、案件の詳細に合計と、予定との差を出してください。
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