毎月の業務の期限を知らせ、メールの下書きも作る業務ツール「毎月の定型業務のリマインド」
毎月の定型業務の管理に使う業務ツール「毎月の定型業務のリマインド」を紹介します。後半では、ツールを使わずに行うときのために、期限の決め方もまとめました。
業務ツール「毎月の定型業務のリマインド」でできること
毎月・毎週の業務を登録すると、今日やることと期限を過ぎたことが並びます。定期メールはGmailの下書きまで作ります。
例えば
「今日の業務」には、次のように並びます。
源泉所得税の納付 10/13（火）：10日が休みなので次の営業日に。チェック 0/4
請求書の送付メール 11/4（水）：「2026年10月分 ご請求書送付のご案内」の下書きつき
今月済んだ業務 8/10、今月作った下書き 2
下書きはGmailに入ります。送るのは自分です。
使い方
シートを自分のドライブにコピーする
メニューの「業務アプリ」から「初期設定」→「画面を開く」
「業務を追加」で、繰り返しと担当者を入れる
回を開いて「下書きを作る」。終わったら「済みにする」
メールは送りません。Gmailの下書きを作るまでです。
要点
定型業務のリマインドは、業務ごとに「繰り返し」「休みに当たったときのずらし方」「何日前から知らせるか」「担当者」の4つを決めると、抜けが出にくくなります。
月次業務のチェックリストは、業務ごとの手順を書き出し、毎月の回ごとに印を付けます。手順を残しておくと、休みや異動のときに引き継げます。
請求書の送付のような定期メールは、自動で送らず、Gmailの下書きまでを用意します。添付と数字を確かめてから自分で送ると、誤送信を防げます。
定型業務のリマインドの流れ
毎月・毎週の業務を書き出します。源泉所得税の納付、月末の請求書の発行、月次の売上報告、週報の提出などです。
業務ごとに、期限の決まり方を決めます（毎月10日、月末、3営業日目、毎週月曜など）。
土日や祝日に当たったときに、前の営業日にするか、次の営業日にするかを決めます。
何日前から知らせるかと担当者を決め、毎朝、今日やること・期限を過ぎたことを一覧にします。
済んだら印を付けます。やらない月は、理由を残して飛ばします。
期限の決め方
期限の決まり方は、主に4つあります。決まり方ごとに気をつけることが違います。
決まり方 | 例 | 気をつけること |
|---|---|---|
毎月の日付 | 源泉所得税の納付（毎月10日） | 土日・祝日に当たるときは、次の営業日にずらします |
月末 | 請求書の発行、経費精算の締め | 月によって28日から31日まで変わります |
毎月の営業日 | 月次の売上報告（3営業日目） | 土日だけでなく、祝日と会社の休みも除いて数えます |
毎週 | 週報の提出（毎週月曜） | 月曜が祝日の週にどうするかを決めておきます |
29日〜31日を期限にした業務は、その日がない月に気をつけます。例えば毎月31日の業務は、2月や30日までの月には月末に置き換えます。黙ってずれたり、作られなかったりすると、気づかないまま抜けることがあります。
祝日は年ごとに変わります。振替休日や会社の休みも入れた休みの日の一覧を、年の初めに用意しておきます。
月次業務のチェックリスト
チェックリストは、業務ごとに手順を3〜5個に分けて書きます。
業務 | 手順の例 |
|---|---|
源泉所得税の納付 | 給与の源泉税の額を確かめる、納付書を作る、納付する、控えを保管する |
請求書の送付 | 請求書を発行する、金額を確かめる、PDFをメールで送る、送った記録を残す |
月次の売上報告 | 売上の数字を集める、前月・前年と比べる、報告のメールを送る |
毎月の回ごとに、どこまで済んだかを残すと、担当者が休んだ日にも、ほかの人が続きから進められます。
定期メールを自動化するときの注意
毎月の請求書や報告のメールは、件名と本文のひな形を用意し、年・月・期限のような毎月変わる所だけを差し込みます。例えば件名に年と月を差し込むようにしておくと、「2026年10月分 ご請求書送付のご案内」のような件名が毎月できます。
予約送信や自動送信は手間が減る一方で、添付のし忘れや金額の誤りがあっても、そのまま相手に届きます。Gmailの下書きまでを自動で作り、送る前に添付と数字を確かめて自分で送る形にすると、誤送信を減らせます。
担当者へのリマインドのメールも、最初は自分にだけ届く形で試し、内容を確かめてから担当者に送るようにします。
毎月の定型業務のリマインド
スプレッドシートで使うアプリ
・日付・月末・営業日・毎週で期限を決める
・休みに当たる日を前後の営業日にずらす
・業務ごとのチェックリストに印を付ける
・年月を差し込んだGmailの下書きを作る
🔒 業務と済んだ記録はコピーしたシートの中に保存します。Gmailには下書きを作るだけです。
使える場面
毎月の定型業務は、経理や総務だけでなく、営業事務にもあります。よく使われる場面をまとめました。
経理：納付や支払いの期限を休日に合わせる
源泉所得税の納付のように「休みなら次の営業日」の業務も、期限が自動でずれます。
営業事務：請求書の送付メールを毎月用意する
年・月・期限を差し込んだGmailの下書きができるので、添付を足して確かめてから送れます。
自社に合わせて直す例
このアプリは中身のプログラム（ソースコード）を見られるので、AIに頼んで項目や言葉を自社向けに変えられます。シートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、コードをAIに貼って、直したいことを伝えるだけです。例えば、次のように直せます。直したシートは AI Portalize に載せて、社内の人だけで使えます。
繰り返しの決め方を足す
「第2火曜日」のような決まり方の業務にも使えるようにします。
プロンプトの例：繰り返しに「毎月 第N週のX曜日」（例えば第2火曜日）という決め方を足してください。
期限の前日にもう一度知らせる
期限の近い業務の抜けを防ぎます。
プロンプトの例：期限の前日になっても済んでいない業務は、担当者と上長の両方にお知らせのメールを送るようにしてください。
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